Il secondo schermo serve sostanzialmente a due scopi: trattenere l’attenzione dei partecipanti e fornire informazioni supplementari. Ecco come si può fare.
Nota dell’Editore.
Corbin Ball è un blogger tra i più influenti e rispettati al mondo in tema di tecnologia per eventi. Questo suo articolo è indipendente e non sponsorizzato, ma fa riferimento soprattutto a players del mercato americano. L’utilità per il lettore italiano è di offrire una panoramica sulle tipologie di servizio, sulle funzioni più frequenti e sui prezzi. E allargare la conoscenza dei progressi della tecnologia nel settore degli eventi. (Marco Sorrentino)
I planner e i conduttori di meeting si trovano spesso di fronte ad alcuni dilemmi:
– come si fa a trattenere l’attenzione dei partecipanti nell’ambiente multitasking offerto in continuazione dai dispositivi mobili?
– come si può mantenerli coinvolti?
– come si riesce a misurare il loro interesse nel corso di una presentazione?
La migliore risposta a queste domande è nella tecnologia del secondo schermo. È un campo che al momento offre molte possibilità, con vari gradi di performance e ovviamente di costi. Questo articolo illustra alcune di queste opzioni con riguardo alle caratteristiche, i costi e le capacità di analisi dei dati.
Tecnologia del secondo schermo per eventi. Cosa si intende.
In un evento classico il primo schermo è costituito dal palcoscenico, il presentatore e la proiezione alle sue spalle.
I secondi schermi sono dispositivi mobili (in genere i tablet o smartphone degli stessi partecipanti) che vengono utilizzati dal pubblico per seguire meglio e interagire con il contenuto della presentazione. Il secondo schermo di solito richiede una app che fornisca alcune o tutte le seguenti funzionalità:
- Condivisione delle slide della presentazione in modo che i partecipanti possano vederle, salvarle e prendere note sui loro schermi.
- Realizzazione di sondaggi e ricerche
- Domande e risposte testuali con possibilità di voto del pubblico (cioè, gli altri partecipanti possono vedere le domande e votarle prima di rispondere).
- Possibilità di prendere appunti
- Giochi e quiz
- Analitiche in grado di valutare il livello di coinvolgimento individuale e collettivo dei partecipanti, con slides specifiche sul grado di interesse. E in alcuni casi anche di più.
La tecnologia del secondo schermo può tenere impegnati i membri del pubblico fornendo in tempo reale molti dati utili sul grado di interesse dei partecipanti, sulle domande e sull’apprendimento raggiunto.
Ecco alcuni strumenti di second screen per eventi divisi in tre categorie:
1. Tecnologia del secondo schermo basata sull’app dell’evento
2. App per seconda schermata indipendenti dall’app dell’evento
3. Tecnologia del secondo schermo come opzione di servizio
1. Tecnologia del secondo schermo basata sull’app dell’evento
Ci sono oltre 100 aziende di app per eventi che forniscono una serie di funzionalità tipo “coltellino svizzero” che i partecipanti agli eventi possono scaricare sui loro smartphone. Però solo alcune forniscono funzionalità di secondo schermo.
Ecco due che lo fanno:
a) Evenium ConnexMe
ConnexMe offre la distribuzione di slides dal web e la registrazione di note su ogni singola slide per molti tool di presentazione (PowerPoint, Keynote, PDF, Prezi). Non è necessario caricare le slides in anticipo, non è richiesto nessun hardware particolare e nessun software plug-in. Sono disponibili più opzioni di sondaggi a risposta multipla del pubblico (sondaggi, word cloud per domande aperte, quiz, grafici a torta e a barre per risposte a scelta – singola o multipla – e le valutazioni della sessione). Inoltre, ci sono molti strumenti di coinvolgimento come le “mappe di calore” generate dal pubblico in risposta ai sondaggi, gradimento del conduttore e condivisione delle annotazioni sulle slides fatte dai partecipanti, e addirittura l’abilità degli oratori di gestire le diapositive con il proprio smartphone o tablet.
Il sistema si basa su domande e risposte testuali e fa salire automaticamente in cima alla lista le domande più votate dal pubblico. I conduttori possono mandare sullo schermo le domande una alla volta a schermo intero, o mostrarle come banner o come una intera pagina riassuntiva di domande. Le domande possono essere moderate, tagliate e filtrate. Si possono anche inserire domande via Twitter. Le foto possono anche essere inviate dai partecipanti ed essere mostrate sullo schermo.
La presentazione può anche essere registrata e trasmessa in streaming con slides inserite. È richiesta una connessione Wi-Fi di buona qualità perché l’interattività funzioni al meglio.
Questo tool fa parte di un’app per eventi globale che include programmi, notifiche push, messaggistica privata verso altri partecipanti, valutazioni di sessioni e analisi degli eventi.
ConnexMe fornisce sia app native (iOS e Android) che HTML5, con applicazioni Web per le funzionalità interattive.
Prezzi: una licenza per un singolo evento parte da $ 999, ma con l’intera gamma di funzionalità per un massimo di 1.000 partecipanti e il supporto premium si arriva a $ 2.000. Le tariffe annuali con eventi illimitati partono da $ 4,800-9,600.
b) Event Pilot di ATIV Software
ATIV Event Pilot è una azienda che fa app per dispositivi mobili destinate principalmente a grandi riunioni scientifiche, tra cui elenchi dettagliati di abstract, poster e altro. Una delle loro funzionalità include la possibilità di condividere presentazioni PowerPoint con “segnalibri” e di prendere appunti offline sulle slides.
L’analitica di base include il monitoraggio delle slides selezionate con “segnalibro”.
Il prezzo dipende dal numero di slides. Ad esempio, fino a 1.000 file si parte da $ 1.599, inclusa l’ottimizzazione per l’utilizzo offline su dispositivi mobili dell’app. Inoltre, è possibile aprire le seconde schermate all’interno dell’app per sondaggi, ricerche e streaming. In questo caso il prezzo dell’app parte da meno di $ 4,000.
2. App per seconda schermata indipendenti dall’app dell’evento
Esistono anche app per la seconda schermata, spesso basate sul web e senza obbligo di download, per partecipanti che utilizzano i loro smartphone o altri dispositivi connessi.
In questo gruppo troviamo:
a) Glisser
Glisser è una scelta poco costosa di secondo schermo per eventi. La condivisione dello schermo è guidata in tempo reale dal conduttore caricando sul portale Glisser un programma di presentazione come PowerPoint, Keynote, Google Slides o altro. Il sistema consente animazioni, transizioni e video embedded. E inoltre fornisce domande e risposte digitali, sondaggi dal vivo, quiz interattivi, feed di Twitter, raccolta di note del pubblico e analisi dei dati. I partecipanti accedono tramite una web app con un breve indirizzo web personalizzato senza bisogno di download. Per ottenere un buon funzionamento è richiesto che i partecipanti dispongano di un accesso Wi-Fi di buona qualità.
L’app può essere personalizzata e “brandizzata” con colori, immagini di sfondo e altro ancora. La sicurezza dei dati è in linea con ISO 27001 Grade Data Security e con i requisiti GDPR.
Le analitiche trattano: numero di utenti, livello di coinvolgimento, percentuale di partecipanti che fanno domande, percentuale di partecipanti che rispondono ai sondaggi, numero di post sui canali social media. Possono essere acquisiti. anche nome e e-mail dei partecipanti.
Prezzi: tutte le funzionalità di cui sopra sono incluse gratuitamente. Altre funzionalità, tra cui brandizzazione personalizzata, moderazione di domande e risposte, slides inviate in diretta, agenda eventi, spazi multipli, integrazione completa di PowerPoint, gestione completa dell’account e altro costano circa $ 700 per un evento di un’intera giornata.
b) MeetingPulse
Meeting Pulse è un’app per l’interattività basata sul web e con molte opzioni disponibili. Tuttavia non comprende la condivisione delle diapositive in secondo schermo. La funzione di secondo schermo di MeetingPulse consente al relatore di controllare in tempo reale il “polso” della stanza. La app lato partecipanti (download non richiesto) visualizza quattro pulsanti con cui si può votare in qualsiasi momento: 1.) gradimento del contenuto, 2.) d’accordo sì/no, 3.) esposizione confusa, 4.) l’oratore dovrebbe accelerare. L’oratore può visualizzare in continuo il sentiment del pubblico e reagire al feedback della sala in tempo reale.
Questo sistema web-based offre una gamma di opzioni che include sondaggi dal vivo e domande/risposte pubbliche e i partecipanti possono votare le domande. Sono anche disponibili l’acquisizione dei lead e la capacità di selezionare a caso un membro del pubblico. Tramite l’app possono essere distribuiti PDF e altri documenti.
Alla fine della presentazione, il relatore o l’oratore ospite possono vedere l’andamento e i picchi delle emozioni del pubblico correlate alla timeline della presentazione. Anche i risultati del sondaggio, le risposte al questionario, le domande, i voti e i profili dei partecipanti vengono salvati nel rapporto.
Le analitiche offrono un elenco di tutte le domande, le risposte ai sondaggi, alle ricerche e ai quiz, la registrazione audio con la cronologia del sentiment, l’attività dei partecipanti.
Prezzi: l’abbonamento mensile per la versione base è gratis per eventi fino a 50 persone, $ 149 * per un massimo di 150 persone, $ 379 * per un massimo di 300 persone e $ 749 * per la versione aziendale fino a 1.000 persone.
* incluse più funzioni di coinvolgimento e supporto.
3. Tecnologia del secondo schermo come opzione di servizio
Nella fascia alta del mercato si trovano alcune aziende che offrono tecnologia di secondo schermo come servizio. In genere forniscono tutto l’hardware (tablet, dispositivi mobili e rete wireless), l’installazione e il supporto in loco per tutti i partecipanti.
I vantaggi sono:
- Reti solide che non si affidano al Wi-Fi della sede, perciò spesso sono più affidabili e molto più sicure rispetto ai sistemi wi-fi di hotel e sedi.
- Standardizzazione e facilità d’uso: i partecipanti devono solo sedersi e tutto è già pronto per partire. Tutti usano lo stesso tipo di dispositivo con applicazioni molto intuitive. Ogni membro del pubblico è “dentro” al sistema, il che non sarebbe per nulla certo se i partecipanti usassero i loro smartphone.
- Qualità: i tablet del fornitore hanno schermi più grandi e sono più facili da leggere, molto meglio degli smartphone dei partecipanti con schermi più piccoli.
- Branding: gli apparecchi possono essere brandizzati con il logo e i colori dell’ospite dell’evento.
- Analitiche avanzate: se gli obiettivi dell’evento sono di ottenere risposte da tutti i presenti in sala e sviluppare analisi dettagliate sui loro interessi, sulle risposte, le domande e il livello di coinvolgimento, questo è il campo in cui questi prodotti danno il massimo.
Per le attrezzature e la quantità di lavoro questi servizi sono più costosi di una semplice app, ma quasi sempre sono soldi spesi bene.
a) Educational Measures (EM)
EM vende un prodotto che può definirsi “una piattaforma all-in-one di coinvolgimento del pubblico e di analisi dei dati “. La loro fornitura di tecnologia del secondo schermo comprende l’impianto in loco, il supporto tecnico, l’hardware (inclusi i tablet) e l’infrastruttura tecnica per le funzionalità di rete.
Le caratteristiche del servizio includono la condivisione delle slides, i sondaggi, le annotazioni dei partecipanti e il salvataggio delle slides. I partecipanti possono dare un voto individualmente a tutte le singole slides e ai contenuti, prendere appunti con uno stilo o una tastiera, partecipare a sondaggi, simulazioni, concorsi, fare e rispondere a domande, dialogare con il conduttore o col team di presentazione, acquisire e salvare tutte le slides e le risorse selezionate, e proseguire il dialogo anche dopo il meeting dal vivo.
EM è un sistema altamente sicuro. La crittografia IWPA2 viene utilizzata con la sua rete wireless. Il sistema è conforme agli standard SOC 2 per la sicurezza attiva e passiva ed è pienamente conforme al GDPR
Questo prodotto fornisce analitiche molto dettagliate, monitoraggio dei partecipanti che fanno domande attraverso il sistema, come rispondono ai sondaggi, quali slides sono state salvate e quali note sono state prese. Fornisce analitiche molto accurate anche del coinvolgimento dei partecipanti, misurato minuto per minuto durante la presentazione. Gli organizzatori del meeting possono capire in dettaglio la risposta del pubblico ai contenuti così come vengono presentati. Possono dialogare con il pubblico in tempo reale e confrontare l’esito delle singole sessioni in eventi diversi.
Oltre ai servizi di cui sopra, EM supporta riunioni virtuali e ibride su quasi tutti i tablet, smartphone o computer, con il coinvolgimento di pubblico virtuale e dal vivo in un’unica applicazione, garantendo le stesse funzionalità di analisi sopra descritte. È anche possibile registrare e trasmettere video in stream.
I dati di superiorità dichiarati rispetto alle normali app per conferenze sono impressionanti: il 95% dei partecipanti migliora l’apprendimento, il 92% aumenta il coinvolgimento, +70% dei tassi di risposta e +52% di dati catturati.
Prezzi: le tariffe vanno da $ 50 a $ 250 a persona per evento, e dipendono dal numero di giorni e utenti.
b) SpotMe
SpotMe, lanciato nel 2000, è stato uno dei primi prodotti per il coinvolgimento del pubblico.
Originariamente distribuito come dispositivo proprietario, sia standalone che di rete, il prodotto è stato riprogettato come un’app di fascia alta e un servizio hardware. Oggi i partecipanti possono scaricare l’app o utilizzare i dispositivi in dotazione come iPad o iTouch. L’azienda offre anche un servizio Wi-Fi wireless locale per garantire la copertura delle votazioni per un ampio gruppo di persone.
Le caratteristiche comprendono: sondaggi live, word cloud, moderazione di domande/risposte, ricerche e valutazioni, condivisione di slides con possibilità di annotazione. Una importante differenza riguarda l’utilizzo dei voti nel gruppo e sottogruppi
SpotMe offre anche le funzionalità classiche di un’app per eventi tradizionali come agende personalizzate, promemoria, modifiche, profili degli speaker, annotazioni e segnalibri, contenuti scaricabili e mappe interattive. Ci sono anche diversi moduli di networking tra cui una directory dei partecipanti con foto, messaggistica istantanea, scambio di biglietti da visita, registrazione di appuntamenti, acquisizione di lead e integrazione dei social media.
Le analitiche includono: visualizzazione istantanea dei dati del sondaggio, analisi dell’efficacia dei contenuti (numero di visualizzazioni per documento o pagina e durata della visita), metriche di adozione da parte dei partecipanti e comportamento di navigazione. Inoltre, misurazione dell’adozione dell’app, utenti attivi, frequenza e durata delle visite all’app.
Prezzi: SpotMe non offre piani tariffari per meno di 500 persone. Il prezzo “per postazione” per 1.000 partecipanti è di $ 23 cad. Scende a $ 8 con funzionalità aggiuntive per almeno 50.000 postazioni.
c) Sync di Freeman
Sync è un provider di tecnologia secondo-schermo a servizio completo. In genere fornisce la configurazione, il supporto, l’hardware e l’infrastruttura tecnica in loco per le funzionalità di rete. Consente anche ai conduttori di condividere le proprie slides con chi disponga di un dispositivo mobile con accesso Web (compreso il pubblico in remoto). I partecipanti possono rispondere alle domande dei sondaggi e fare domande attraverso il sistema con votazione del pubblico, per mostrare al relatore e al moderatore quali argomenti sono più importanti. Il sistema può amplificare l’impatto dei social media postando commenti e condividendo la presentazione su Twitter, Facebook e altri canali, inclusi gli emoji animati per comunicare il sentiment. Per aumentare la partecipazione del pubblico esistono moduli di gamification. Sync Cast consente di registrare le presentazioni per la visualizzazione on demand, consentendo ai partecipanti che hanno perso la sessione live di visualizzare e interagire con la presentazione proprio come se fossero live.
Le capacità analitiche includono la misurazione del coinvolgimento dei partecipanti in tempo reale, dell’attenzione e di tutte le attività quando il sistema è in uso. Sono registrati il nome e l’indirizzo email dei partecipanti e il momento esatto in cui sono entrati. Questa piattaforma calcola anche un punteggio complessivo di ogni presentazione in base alla partecipazione, all’interazione e al coinvolgimento.
Sync si integra anche con il sistema di gestione delle presentazioni di Freeman, ossia Orchestrate e OnlineEvent, un portale web di eLearning.
Prezzi: il prezzo di partenza per un gruppo di 100 persone è di circa $ 3000. Per il servizio completo, le tariffe partono da $ 15.000 a evento e si basano sul numero di presentazioni e utenti.
In conclusione
È un fatto assodato che i partecipanti si distraggono con i loro smartphone durante i meeting. I prodotti sopra descritti possono aiutare a trasformare una distrazione in azioni che coinvolgono i singoli focalizzandoli sui contenuti, e ad aumentare il loro apprendimento. E nel contempo offrono informazioni significative sugli interessi dei partecipanti e sul loro coinvolgimento nelle varie fasi del meeting.
________________________________________
Questo articolo è tradotto e pubblicato su Italia Convention in accordo con l’editore.
Titolo originale dell’articolo: Second screen technology for events: what are the options?, pubblicato sul sito di Corbin Ball.
Corbin Ball, CMP, CSP, è un conferenziere e un consulente indipendente specializzato nella tecnologia per meeting. Dopo 20 anni di esperienza nella gestione di meeting internazionali sulla tecnologia, ora aiuta clienti in tutto il mondo a sfruttarla per risparmiare tempo e migliorare la produttività. Può essere contattato sul suo sito e seguito su Twitter.
Iscriviti a TechTalk, la newsletter bimestrale gratuita e di alto contenuto di Corbin.
© 2019 Corbin Ball, CMP, CSP, DES
