La tecnologia che vorrei trovare in una sede per meeting

ndr – questo articolo è del dicembre 2017. Ma siamo sicuri che oggi tutto sia stato risolto?

Uno dei problemi che affligge noi planner è doverci confrontare con la tecnologia che troviamo nelle sedi per meeting. Raramente è come la vorremmo.

1. La tecnologia non è un optional
Con questo articolo vorrei trasmettere ai gestori delle sedi l’importanza che la tecnologia assume negli eventi sempre di più, e la necessità, per noi organizzatori, di affrontare il problema in modo consapevole e al passo con i tempi.
In poche parole: la tecnologia oggi gioca un ruolo fondamentale, completamente diverso da quello che giocava anche solo pochi anni fa.
L’ inadeguatezza della dotazione tecnologica (nel senso che dirò tra poco) può costituire un serio ostacolo alla scelta di una sede. Infatti la tecnologia si evolve velocemente, e quindi non basta più installare buone apparecchiature di base, ma la dotazione deve essere aggiornata e rivista continuamente, perché noi planner vogliamo sempre gli ultimi ritrovati.

2. Ogni volta è un’incognita
Su questo argomento le strutture si comportano ognuna a suo modo, e vanno dal “non ti dò niente, devi portare tutto tu”, al “qui c’è praticamente tutto, però se non ti va bene chiama il mio service”. Delle due, meglio la prima. Anche perché il “tutto” è spesso materiale obsoleto.

3. Il mondo ideale
Tagliando con l’accetta, la tecnologia per un meeting è composta da tre elementi:

1. connessioni internet, potenze elettrica e cablaggi;
2. attrezzature audio/video/luci
3. personale tecnico

In un mondo ideale (per noi planner) le cose dovrebbero andare così:

• connessioni, energia e cablaggi a carico della sede, con potenza elettrica aumentabile facilmente se occorre;
• libertà di scelta tra noleggio delle attrezzature da un service possibilmente locale e che conosce la location, oppure utilizzare un fornitore di fiducia;
• personale tecnico scelto dal planner o agenzia. Se l’evento è piccolo può andare bene il personale del service locale o della sede, previa verifica.

Anche se si accetta un service locale suggerito, deve esserci la libertà di integrare le attrezzature di base con altre più sofisticate come macchina grafica digitale, consolle di regia, corpi illuminanti sofisticati ecc..  che devono essere gestite dai tecnici di fiducia dell’agenzia.
Se ognuno dei tre giocatori (sede, service, tecnici dell’agenzia) fa la sua parte bene, di solito fila tutto liscio.

4. Vantaggi per la sede
In questo regime la sede avrebbe solo vantaggi perché dovrebbe occuparsi delle predisposizioni o poco più, ed eviterebbe investimenti in materiali che diventano obsoleti in pochi anni. Ma deve provvedere al meglio:

• wi fi veloce, almeno 100 mb in download;
• potenza elettrica disponibile di almeno 50-100 kw e capacità di ottenere upgrade o collegamenti temporanei a tempo di record;
• cablaggi in fibra ottica (non i vecchi cavi in rame bnc) possibilmente non volanti e che servano tutte le sale;
• riscaldamento e raffrescamento della sala controllabile e gestibile, anche durante le giornate di allestimento e disallestimento.

Salvo le poche attrezzature di base fornite eventualmente da molte sedi per meeting (es. ring americane, casse acustiche, piantane, base corpi illuminanti per diffusa) tutto il resto si noleggia. Meglio se il service è locale, purché sia all’altezza (a discrezione dell’agenzia), così si evita di trasportare “ferro” in giro per il mondo. Potrebbe andare bene un service suggerito dalla sede perché è pratico della struttura, ma la sua scelta deve essere libera, assolutamente non vincolante ed eventualmente integrabile.
NO fermissimo al service imposto dalla sede e suo personale esclusivo.

5. Chi fa cosa
È l’agenzia che decide il service e sceglie i tecnici con cui è affiatata. Così si risparmia tempo, stress e improperi.
Oltre a ciò l’event manager della sede deve essere pronto a rispondere a tutte le domande tecniche o richieste dell’agenzia e dei suoi tecnici, senza farsi trovare impreparato.
Sempre nel mondo ideale lo staff tecnico durante l’evento e nelle fasi preparatorie dovrebbe essere composto da:

• una persona della sede, anche due in base alle dimensioni dell’evento, che sanno dove mettere le mani
• una o più persone del service locale, che conoscono le attrezzature;
• i tecnici di fiducia dell’agenzia che conoscono il suo modo di lavorare e si intendono al volo.

6. C’è sede e sede
È ovvio che in termini di attrezzature c’è una bella differenza tra un centro congressi (dove voglio trovare tutto e di più) e una masseria storica o un albergo sul mare, dove so che posso non trovare niente. Ma, con le dovute differenze tra le diverse sedi per meeting, i principi di distribuzione delle responsabilità dovrebbero essere quelle.
Le sedi virtuose, quelle che piacciono a noi planner (dove cercheremo di ritornare e che consiglieremo ai colleghi), ci danno la massima libertà di scelta di attrezzature e collaboratori, permettendoci così di liberarci da mille preoccupazioni e ansie, ché ne abbiamo già abbastanza ☺ Nelle sedi per meeting più grandi (palazzi dello sport, grandi centri congressi) è necessaria, e quasi sempre disponibile, una struttura di base per supportare i materiali del service, come ring americane, motori, piantane, tralicci, tiri scenografici e di palco ecc.. tutto collaudato e a norma.

7. Consapevolezza e collaborazione
Il gestore della sede deve essere consapevole (molti lo sono, qualcuno no) che oggi la tecnologia cambia ed evolve a velocità pazzesca, e per noi planner essere al passo con i tempi e utilizzare i dispositivi più attuali (anche di moda, perché no?) non è un capriccio o una velleità da gasati, ma un must imprescindibile per la nostra reputazione professionale e per il successo del meeting.
Per cui nella stessa sede oggi posso volere certe attrezzature e tra due anni altre completamente diverse. Il compito della sede è di darmi la possibilità di farlo con il massimo della collaborazione e della disponibilità. Nel comune interesse.

Quindi la parola d’ordine per tutte le sedi per meeting dovrebbe essere: PREDISPOSIZIONI ever green (o quasi).
E in più INFORMAZIONI, precise e professionali, su quello che viene e non viene messo a disposizione, con schede tecniche, piantine, percorsi dei cablaggi, punti di intercettazione e tutto quello che può agevolare il lavoro del planner e della sua squadra, che nell’allestimento devono lavorare a velocità supersonica.
E please, NO SORPRESE su costi, sovrapprezzi, ricarichi, extra, straordinari ecc, cioè tutto quello che fa sballare i budget.
E per finire PRESENZA costante durante l’allestimento (anche di notte, se occorre) di un event manager competente e informato su tutto, per non costringerci a cercare in giro qualcuno per ogni sciocchezza.
Una sede che si comporti così e lo comunichi con chiarezza, avrà una corsia preferenziale nella scelta da parte di agenzie e planner professionali. Dalla mia agenzia, di sicuro.

8. Qualche cattivo esempio
Tanto per capirci meglio, ecco qualche esempio di quello che noi planner non vorremmo mai trovare (e che a me è capitato):

• Il cliente chiede di utilizzare una location che conosceva già. Ok, prenotiamo. Al sopralluogo ci dicono che il service è in esclusiva. Peccato che il suo preventivo si riveli il 50% più alto della media di mercato.
• Location prenotata con l’accordo di poter portare il nostro service. Poi però si scopre che se vogliamo spostare una luce o un’americana, o non usarle, siamo costretti a rimetterle al loro posto dopo l’evento e a pagarle comunque. Sarebbe come chiedere all’ospite di rifarsi il letto e pulire il bagno prima di andarsene.
• Accettiamo il service in esclusiva e i relativi tecnici. Arrivano in ritardo, mal vestiti, pieni di tatuaggi, spariscono alle pause senza avvisare. Selvaggi impresentabili. Il cliente è una società primaria inglese di fondi di investimento, “molto” attenta al look e alla forma. Risultato: imbarazzo e tensione, rimproveri dal cliente.
• Chiediamo di poter collegare luci e audio per un carico di 50 kw (che dovrebbe essere normale) ma nella sede non c’è questo carico. Non c’è spazio per portare un generatore autonomo e i costi per l’upgrade dell’Enel sono ricaricati del 200 %. Risultato: sforamenti di budget garantito.

Qualcuno dirà che non è così dappertutto. È vero. Ci sono esempi virtuosi. Però noi planner vorremmo che fossero la norma, perché la più basilare delle regole del marketing dice che il prodotto o servizio deve rispondere alle esigenze del cliente, e non a quelle del fornitore.
E il cliente siamo noi.

Grazie ai gestori di sedi per meeting che ci scriveranno segnalando che nella loro sede la tecnologia è come la vorremmo noi planner.