La ricetta magica che mantiene alta l’attenzione dei partecipanti

La ricetta magica che mantiene alta l'attenzione dei partecipanti

È come la ricetta della torta di mele: riesce sempre e piace a tutti. Ecco un format infallibile per qualsiasi meeting a rischio sbadiglio.

1. Il nemico dell’attenzione: la noia
Un  planner alle prese con un evento che richiede un certo livello di attenzione (dal congresso scientifico alla convention aziendale) è ossessionato da come fare perché i partecipanti non si perdano dietro ai loro pensieri, ai giochini sullo smartphone, o addirittura non si assopiscano.

Gli strumenti per mantenere desta l’attenzione dei partecipanti oggi non mancano e per lo più si basano sull’idea di tenere la testa occupata per evitare che si distragga. Le nuove tecnologie aiutano e ottengono buoni risultati, come le app per l’attivazione del second screen, i sistemi di votazione del gradimento, la possibilità di fare domande all’oratore o di prendere note sulle slides, e altro.

Ma tutto questo non mette al riparo dal rischio che il partecipante si stufi sia dell’intervento che del super lavoro richiesto per seguire, e così siamo d’accapo.

Insomma, i nemici dell’attenzione in un meeting di contenuti sono sempre gli stessi: la noia, la fatica di seguire, la stanchezza. Allora, che fare?

La ricetta magica che mantiene alta l'attenzione dei partecipanti


2. La ricetta della torta di mele
C’è una ricetta magica contro lo sbadiglio, che funziona sempre e piace a tutti. Possiamo chiamarla “la ricetta della torta di mele” perché è semplice da realizzare e ti fa fare un’ottima figura.
Come la torta di mele, appunto.

Nel nostro caso la ricetta si basa su tre ingredienti, non di più:
interventi brevi
– continui cambiamenti di tono e di stile
– un po’ di divertimento e di buonumore.

Più un brillante presentatore per tenere tutto insieme e dare il ritmo.

La ricetta magica che mantiene alta l'attenzione dei partecipanti

Questa ricetta è perfino meglio della vera torta di mele (che alla fine è sempre uguale), perché dà risultati sempre diversi, originali e brillanti, e l’attenzione del pubblico è praticamente garantita. Vediamo gli ingredienti uno ad uno, per capire come funziona.

3. Interventi brevi
Se andiamo al nocciolo della questione troviamo sempre la stessa cosa: magari perché i contenuti sono difficili, o mal comunicati, o poco rilevanti, o quello che vi pare, ma la verità è che per una decina di minuti restiamo attenti, poi cominciamo a pensare ad altro. Anche le neuroscienze confermano: ci dicono che il picco dell’attenzione si ha nei primi 10-12 minuti, poi comincia a calare.

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Ora, la domanda che sembra sempliciotta, è: “perché aspettare che cali? Prendiamoci l’attenzione finché è bella vispa, no?” Ovvio, ma non sempre facile. Un intervento si può sempre accorciare, vero, ma come si fa a dirlo al presidente? O al Sindaco, che porta i suoi saluti? O al direttore finanziario che presenta un piano complicatissimo? Risposta: si prova a farlo stare nei 10-12 minuti, altrimenti si divide l’intervento in 2 o in 3 blocchi formalmente diversi: ad esempio:

  1. speech classico,
  2. video,
  3. intervista.

La ricetta magica che mantiene alta l'attenzione dei partecipanti

Funziona? Sì, e anche il presidente ne sarà contento, perché gli rendiamo il compito più facile. Perciò, per impostare la torta di mele, prima di tutto bisogna pensare la scaletta generale dell’evento divisa in tanti blocchi da 10-12 minuti cadauno.

Adesso vediamo come.

4. Continui cambiamenti di tono e stile
La regola è: ogni 10-12 minuti si cambia musica.

Esempio 1: dopo 10 minuti di speech classico (oratore + slides), NO a un altro speech classico. Se non si può fare a meno di continuare con lo stesso relatore si prosegue con un video o con un’intervista, live o registrata (vedi § precedente). Ma farlo tornare in scena più tardi è meglio, e in più gli dà la possibilità di fare un recap, che è sempre molto utile per l’attenzione.

Esempio 2. Tra uno speech classico e un altro ci vuole qualcosa nel mezzo. Qualunque cosa (beh… insomma!), purché faccia discontinuità. Ad esempio:
– uno stacco musicale (vanno benissimo le canzoni d’antan)
– un annuncio tecnico (ad esempio il programma della serata)
– l’intervento di un terzo (ad esempio lo chef che spiega il menu della cena o presenta una specialità locale)
– una scenetta prodotta da quelli dell’amministrazione
– un appello per una raccolta fondi
– una video-intervista a uno della concorrenza

… e via inventando, con gli unici limiti del buon senso e del buon gusto. Ma un po’ di trasgressione dà sapore!

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L’intento è chiaro: dopo un intervento tosto bisogna ricaricare il timer dei 10-12 minuti di autonomia dell’attenzione.

5. Un po’ di divertimento e di buonumore
È facile capire che un evento viene meglio in un clima disteso e allegro invece che nel suo opposto. E che divertirsi un po’ non vuol dire prendere le cose poco sul serio. Insomma, il buonumore è un propellente del gradimento e alla fine vuol dire successo. Quindi quella del “divertimento & buonumore” è una voce da prendere molto sul serio, che va usata con saggezza  e sensibilità, e perciò progettata.

Lo scopo è di creare un’atmosfera di allegra complicità tra i partecipanti, che come primo effetto ha quello di facilitare i rapporti tra le persone, lo scambio di idee e la caduta degli imbarazzi. Non è poco. Quindi ha una funzione strategica, e non di semplice riempitivo.

Il clima di buonumore dovrebbe essere pervasivo, e non confinato a certi momenti “adesso-si ride”.

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Addirittura il titolo dell’evento può contenere un nota di (auto) ironia. “Un anno col vento in pappa” titolava la convention annuale di un’azienda di cibi per l’infanzia.

Anche al desk di registrazione, che è un passaggio obbligato, se le hostess indossano il naso rosso da clown tutti saranno propensi a un sorriso, e se lo stesso naso si trova nel kit del partecipante, tra volantini e programmi, ben presto la sala sarà punteggiata di palline rosse. Un bel vedere che mette di buonumore e il tono del meeting è già chiaro ancora prima di cominciare.

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Anche la musica può contribuire al sorriso, con la scelta di canzoni scherzose (meglio se d’epoca) che alludono a fatti dell’azienda, oppure con testi rifatti. Non è comicità, è ironia e voglia scherzare un po’ su di sé, non di più. Su questo terreno le occasioni sono infinite.

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6. Qualche spunto pratico
Ecco un po’ di idee in ordine sparso di divertenti e leggeri “ricarica-timer“. Ma potete inventarne qualche milione! Ad esempio:
– caricature di partecipanti o, meglio, dei top manager
– finti partecipanti che intervengono sul palco a sproposito
– finte notizie grottesche
– gag di teatro d’azienda
– montaggi video della giornata precedente
– tormentoni
– drum session
– camerieri-cantanti d’opera (un classico!)
– lotteria o trivial
– apparenti intrusioni
– apparenti errori (di programma, di coordinamento, di esecuzione)

… e molto altro, per non prendersi troppo sul serio!

La ricetta magica che mantiene alta l'attenzione dei partecipanti

Con alcune avvertenze:

  1. Qui non si tratta di entertainment né di animazione da villaggio né tembuilding in pillole, ma di passaggi fulminanti (cioè brevissimi) per sciogliere la concentrazione e trovare il sorriso tutti insieme, possibilmente creando parole d’ordine o modi di dire interni, cioè gergalità condivisa nel gruppo.
  2. Gli spunti “on stage” (stacchi) possono essere ripresi e sviluppati con attività collaterali durante le pause. Es: dopo una caricatura “stacco”, una postazione con un caricaturista fa ritratti ai partecipanti.
  3. Questi interventi “smile” non sono il piatto forte del meeting, ma niente di più che una spolverata di spezie. Non perdiamo di vista che siamo qui per fare dell’altro e ci serve solo una breve scossa per ricaricare il famoso timer dei 10-12 minuti.

7. Inoltre…
Attenzione: la ricetta della torta di mele serve per mantenere l’attenzione dei partecipanti durante i lavori del meeting. Nulla impedisce (anzi!) di trattare gli altri tempi e opportunità nel modo classico: il gala dinner, lo spettacolo dopo cena, la visita alla città, il team building, eccetera eccetera. Tutte iniziative che fanno solo bene al meeting nel suo complesso e che possono scambiare risorse con la torta di mele. Esempio: la band incaricata degli stacchi musicali può fare un concerto dopo cena, il gruppo che propone una drum session come stacco può organizzare un vero team building strutturato, eccetera.


8. 
In conclusione
Per dare corpo al format “torta di mele” servono un po’ di risorse e di contributi professionali.

Ogni planner ha una sua storia e una sua cultura. C’è chi non vede l’ora di inventare cose e dare sfogo alla creatività e chi si sente più a suo agio con l’organizzazione e la logistica. Teoricamente un planner esperto e organizzato potrebbe fare tutto con il suo staff, ma non è detto.

Ecco una lista delle funzioni che servono, ma non necessariamente una persona per ogni funzione:
– un presentatore (maschio o femmina, o più d’uno) spiritoso e simpatico per legare tutto;
– una penna agile e spiritosa per creare battute, titoli, istruzioni, cartelli, eccetera;
– un addetto alla musica, cioè un dj o un performer, o una band. Insomma qualcuno che sa di musica;
– un illustratore, caricaturista, ritrattista, fotografo o video maker. Cioè uno che sa trattare le immagini;
– uno che sa di computer, web, tecnologie con annessi e connessi;
– uno che conosce mezzo mondo e sa dove trovare quello che serve (materiali o talenti).

E se siete arrivati fin qui… adesso godetevi la vostra torta di mele e il successo (garantito) del vostro meeting!!! Buon lavoro!

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