Promuovere un evento online con i social media

Promuovere un evento online con i social media

Da giochino per adolescenti smanettoni, i social media sono diventati serissimi strumenti di lavoro e di promozione anche per le aziende.

Ecco alcune idee per amplificare la comunicazione del proprio evento.

1. Mai più senza social media
L’organizzazione di un congresso o di un evento può essere molto agevolata da un uso intelligente della rete e dei diversi strumenti che vi si possono trovare, in particolare i social media sono un’opportunità che oggi non può essere trascurata.
E, d’altra parte, i mezzi non mancano: Twitter, Facebook, Aggregatori di News… sono solo alcuni degli strumenti a disposizione che possono contribuire al successo del nostro evento, provocare un effetto publicity positivo e produrre una risonanza sui media sia off che on line.

Per un uso efficace delle comunicazioni da lanciare in rete, bisogna notare subito la differenza tra un evento aperto al pubblico (es. concerto) e uno rivolto a un gruppo ristretto (es. convention aziendale). Mentre nel primo caso i Social possono fare il grosso del lavoro di richiamo (specie verso un pubblico giovane), nel secondo caso il loro ruolo sarà più destinato a operazioni tattiche di valorizzazione delle varie fasi. In questo articolo ci riferiremo principalmente ad eventi a numero chiuso.

Promuovere un evento online con i social media

2. Affiancamento
A sostegno della comunicazione “standard” sui canali tradizionali (media, mailing list, riviste specifiche, sito corporate, ecc), i Social Media possono essere usati come megafono per ogni sessione, anzi per ogni momento dell’evento, a partire dalla fase che lo precede, con la diffusione di contenuti e informazioni di carattere tecnico e logistico, come per esempio la presentazione dei temi, l’introduzione dei relatori o degli sponsor, le modalità di iscrizione, fino alla descrizione dell’iniziativa e al menu della cena.

Ma non solo: è importante continuare anche dopo l’evento, per raccogliere i feed back del pubblico e per dare un senso di continuità, pubblicando sul proprio blog o sito riflessioni, curiosità, aneddoti, in modo da stimolare gli utenti a scrivere a loro volta impressioni, suggerimenti e racconti. Incoraggiare i racconti individuali vuol dire dilatare l’interesse.

3. Twitter
Twitter, nello specifico, offre diverse soluzioni per segnalare un’iniziativa in rete e diffonderla: una delle più efficaci è creare hashtag che permettono di trovare, ricordare e ricercare l’evento più facilmente – hashtagè una convenzione introdotta dagli utenti per “classificare” meglio un tweet, da utilizzare prima di una parola chiave (esempio, #nome evento). È sufficiente usare l’hashtag in tutti i tweet correlati all’evento e incoraggiare gli altri utenti a fare lo stesso, in modo da essere seguiti dal maggior numero possibile di persone. Altrimenti, si può suggerire ai propri follower semplicemente di RT – retweet in modo da raggiungere i loro network di contatti, ampliando così il numero di persone raggiunte.

4. Facebook
Facebook è il social media che meglio si presta al lancio di un evento, data la sua popolarità e soprattutto per la pagina Facebook Events, uno degli strumenti più potenti della piattaforma. Grazie al suo potere attrattivo, richiama facilmente utenti che prima, durante e dopo l’evento continuano a conversare sui temi trattati, creando in questo modo una comunità di persone fidelizzate. Generalmente è preferibile creare prima dell’evento una pagina online e poi crearne una specifica su Facebook. Questa si rivela particolarmente utile ed efficace se si tratta di un’iniziativa che si ripete nel tempo (es la convention annuale o il viaggio incentive), perché permette di costituire un gruppo di amici che restano uniti da un evento all’altro.

Promuovere un evento online con i social media

Un altro strumento offerto da Facebook è il box ‘mi piace’, da inserire nel proprio sito in relazione all’evento, quindi invitare amici e aziende a leggere e partecipare, e anche raggiungere persone al di fuori dal proprio gruppo, allargando in questo modo la possibilità di contatto con altre aziende o professionisti e – chissà mai – stimolare business futuri.

I social media permettono alle aziende di comunicare i propri eventi anche verso persone non direttamente coinvolte (es fornitori, clienti, giornalisti, aziende del settore, ecc) e così facendo possono estendere e potenziare l’effetto mediatico dell’evento.

5. Altri strumenti
Ma la rete non è fatta solo di social network: sono numerosi i siti che ospitano calendari per segnalare lo svolgimento di congressi ed eventi. È sufficiente effettuare un po’ di ricerca nel web e individuare i siti che trattano argomenti affini a quello del nostro evento e iscriversi. È fondamentale mantenere alto l’interesse durante lo svolgimento attraverso un uso intrigante dei social media per invogliare le persone ad intervenire. Pubblicare l’iniziativa su Foursquare o Gowalla è un modo diverso per stimolare gli utenti e condividere esperienze.

Promuovere un evento online con i social media

6. Multimedia
Potrebbe essere interessante anche creare un collegamento live, in modo da permettere a chi non è fisicamente presente di partecipare, oppure in tempo reale creare news da pubblicare su tutti gli strumenti in rete, offrendo la possibilità agli utenti di interagire. Molto efficace è anche l’uso delle immagini: pubblicare fotografie a volte risulta più diretto dell’utilizzo di tante parole. Anche i video sono molto indicati: si possono realizzare interviste veloci con i protagonisti della giornata, con i relatori, gli sponsor e anche con il pubblico sia prima che durante l’evento.

Non bisogna dimenticare di caricare le foto anche su Flickr e altri siti di condivisione di immagini, facendo però attenzione a dare ad ogni singola foto un nome preciso, una descrizione accurata e inserendo appropriati tag per condividerle con il maggior numero possibile di persone.