Organizzare eventi. O meglio, comunicare

Piergiorgio Cozzi - Comunicare

Lettera immaginaria di un esperto a un giovane direttore marketing, con qualche “sconsiglio” per evitare errori banali eppure ancora molto frequenti.


1. L’attualità degli eventi aziendali

Gentile Direttore Marketing,
la sua telefonata con la richiesta di saperle indicare se organizzare eventi aggregativi sia uno strumento efficace e ancora attuale per la comunicazione aziendale mi porta a sottoporle alcune riflessioni sull’argomento; deciderà lei se tenerne conto e in che misura.
La prima e fondamentale considerazione è: porre attenzione al suo target, perché “La parola appartiene per metà a chi parla e per metà a chi ascolta”. Elaborato oltre cinque secoli fa, l’aforisma di Michel E. de Montaigne (1533-1592), incredibilmente, vale anche per quelle attività odierne che noi specialisti includiamo sotto la sigla MICE (Meeting Incentive Conference Events o Exhibitions). E suggerisce di progettare e organizzare eventi sulle aspettative dell’audience e non solo sui nostri obiettivi.
A lungo ritenuti strumento di comunicazione efficace per finalità commerciali e non soltanto di immagine, al punto di sostituirsi spesso, soprattutto in questi anni di profonda crisi, agli altri mezzi di promozione e di pubblicità, l’attività di organizzare eventi ha attraversato fasi creative e operative diverse, ultima quella della “spettacolarizzazione”. Oggi, come lei sa, comunicare con efficacia rappresenta per le aziende una sfida sempre più difficile. E perciò la sua domanda: l’evento è ancora uno strumento “credibile” di comunicazione? è più che mai attuale.
La risposta è: . A certe condizioni.

Organizzare eventi. O meglio, comunicare

2. Le condizioni per una comunicazione efficace con l’evento
La prima: che si abbia contezza che sul mercato non competono prodotti ma, prima di tutto, messaggi. E questo vale anche per gli eventi aziendali.
La seconda: che un evento sia concepito “come modello unitario di comunicazione globale, nel quale tutte le componenti, gli aspetti, i momenti, le strutture, i servizi siano coerenti con tale modello”, come ricorda Maresu (2002). E cioè: l’Azienda nella sua interezza si “mette in scena” nell’evento, che viene percepito come un messaggio unico.
La terza: tenere in giusta evidenza alcune modalità “altre” della comunicazione mediante gli eventi, che spesso capita di trascurare e di cui le do qualche cenno. Evitare alcuni errori, banali ma frequenti, può fare la differenza.

3. Errori da evitare
Siccome le strade, soprattutto quelle professionali, sono lastricate di buoni consigli, ho scelto di proporle come elemento di riflessione per la buona riuscita dei suoi eventi aggregativi qualche “sconsiglio”.Comincerei con la scelta della location.
La location “comunica” più di quanto comunemente si creda. Esaminando una candidatura si ponga attenzione a evitare che il fascino della destinazione non schermi eventuali deficienze logistiche o strutturali della sede; l’effetto “wow” ricercato con una destinazione ambita, ne verrebbe compromesso. Ma d’altra parte è sconsigliabile scegliere una location solo in base a valutazioni tecniche senza considerarne il fascino, ingrediente emozionale necessario per la riuscita di un evento. Infine è sconsigliato, non tener conto del total travelling time necessario per raggiungere la location.
Desk dell’accoglienza: è sconsigliabile affidarsi a servizi reclutati in outsourcing senza supervisionarli personalmente. La prima impressione non ha una seconda occasione.
Gadget e gift: “green” è meglio, ma è sconsigliabile lesinare sul prezzo; meglio qualche pezzo in meno ma di qualità. Evitare le paccottiglie.

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Parlare in pubblico: sono sconsigliati la prolissità, i tecnicismi, l’autoreferenzialità, le vanterie e la fuga dalle domande dalla platea. E dimenticarsi di ringraziare sempre chi ci ha sottoposto un quesito.

4. Ancora qualche “sconsiglio”
Tecnologia: è sconsigliabile leggere le scritte proiettate sullo schermo dando le spalle al pubblico invece di commentare le immagini o, meglio, usarle a sostegno del discorso. E sconsiglio vivamente slides illeggibili perché troppo fitte.
Sconsiglio anche di utilizzare tecnologie mirabolanti se non si padroneggiano, così come strumenti “giurassici” come la lavagna luminosa. In entrambi i casi si farebbe la figura di residuati fuori tempo massimo.
Dress code: è sconsigliato indossare abiti e accessori appariscenti, fuori moda, fuori luogo e… troppo nuovi. Attirano l’attenzione su di voi sottraendola alla vostra comunicazione.

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R.S.V.P.: negli inviti è sconsigliabile ricercare l’effetto stupefacente e il suo opposto, il grigio linguaggio convenzionale o, peggio, burocratico. E affidare comunicazioni importanti a supporti modesti: il mezzo è il messaggio. Inviti via e-mail oggi sono più attuali, purché realizzati con grafica non sciatta.
Seguirà aperitivo: sconsiglio di proporre food design con bevande e cibi che impongono l’uso di entrambe le mani. Per essere padroneggiati, bicchiere, piatto, posate e press kit richiedono doti di giocoleria che distraggono dai messaggi dell’evento.

È la stampa, bellezza: se all’evento sono presenti i media, è severamente sconsigliato dimenticare che i giornalisti non sono onniscienti (purtroppo, quindi non dare nulla per scontato), hanno tempi stretti (sempre, quindi massima sintesi), sono scettici (sempre, quindi argomentare tutto) e maliziosi (spesso, quindi mai eludere domande).

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Follow – up dell’evento: è sconsigliabile dimenticarlo. Lettere di ringraziamento a chi ha partecipato dedicandoci il suo tempo, spesso comunicano più dell’evento medesimo.

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5. Si parva licet
Come vede, gentile dottore, sin qui abbiamo parlato de minimis della comunicazione mediante gli eventi. Voglio rassicurarla: ponendo attenzione a questi dettagli troverà ancora molto attuale ed efficace l’organizzare eventi come strumento di comunicazione aziendale.
Se invece desiderasse avere qualche indicazione teorico/pratica in più, di quelle che comunemente vanno sotto la voce how to, le suggerisco di scegliere tra la vasta pubblicistica di eccellente qualità che riguarda la meeting & events industry, tra cui i quasi cento articoli di Italia Convention, che può trovare qui alla distanza di un semplice click.

Qualora poi volesse disporre per sé o per i suoi collaboratori di una guida pratica, agile, documentata e scritta con linguaggio comprensibile, mi permetto questa volta di “consigliarle” il mio Comunicare con gli eventi (F. Angeli, 2014). Cordialmente.

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Foto credits:Foto di copertina: Freedigital.net
Altre foto: icponline.it