Numeri e misure del buon appetito. E qualche prezzo

Numeri e misure del buon appetito.

Una buona convention contiene sempre un buon pasto. Sarà anche una regola ovvia ma è ferrea, e la sua trasgressione ha fatto molti danni.

Perché il catering possa dare il meglio deve essere messo in condizione di lavorare al meglio. Ecco come si fa:

Prima di decidere che cosa mettere nel piatto sarà bene verificare infrastrutture e spazi dedicati al catering, se vogliamo evitare inconvenienti e inutili brutte figure.

Ipotizziamo un meeting di una giornata con circa 200 ospiti. Abbiamo normalmente tre momenti legati al food : l’accoglienza della mattina e  il commiato del tardo pomeriggio, la pausa del pranzo, i coffee break. Eventualmente la cena.

Numeri e misure del buon appetito.

Per l’accoglienza, i coffee break e il commiato normalmente si utilizza il foyer o sala nelle immediate vicinanze di dove avviene il meeting, le cui misure ottimali sarebbero di circa 120 mq più un locale office di circa 40 mq. L’office dovrebbe avere un accesso riservato e una toilette per il personale e, cosa molto importante, una bella potenza elettrica a disposizione, nell’ordine dei 30 kw . Per fare un paragone, un normale appartamento ha in genere solo 3 kw. La potenza elettrica serve per produrre calore (piastre a induzione, forni, mantenitori, scaldavivande) perché i vecchi fuochi a gas portatili sono ormai fuori legge,  e veramente pericolosi.

Per un meeting, sempre di 200 ospiti, che preveda invece un pranzo placé (seduti a tavola) occore una sala o un foyer di circa 250 mq, con un locale tecnico di circa 70 mq e una potenza elettrica di circa 50 kw in pentapolare.  Questi numeri sono da sommare a quelli precedenti nel caso il meeting preveda di utilizzare spazi diversi per movimentare la giornata. Esempio: welcome coffee della mattina nell’ingresso, coffee break nel foyer adiacente la sala del meeting, lunch a buffet sulla terrazza, aperitivo in giardino e cena servita nella sala ristorante.

In questo caso e per questo tipo di servizio sarà necessario uno spazio dedicato al catering molto superiore, addirittura più dello spazio della sala meeting. A meno di rocamboleschi incastri, che poi rischiano di danneggiare la qualità

In sintesi, prevedere di massima: 0,8 mq per ospite per un servizio al buffet, 1,2 mq per ospite per un servizio placè, circa 1,5 mq per ospite per un pranzo o cena placè con servizio a  buffet.

Per fornire i servizi con la dovuta cortesia e professionalità anche il personale dedicato deve essere dimensionato in maniera opportuna. Per la caffetteria è necessario 1 cameriere ogni 20 ospiti, per il lunch a buffet 1 cameriere ogni 14/16 ospiti, per la cena servita 1 cameriere ogni 12/14 ospiti almeno. A questi vanno poi aggiunti il maitre o più di uno se il servizio vien gestito in sale diverse. Personale di cucina: cuochi, uno ogni 30/35 ospiti circa; generici (movimentazioni e sistemazioni di stoviglieria), 1 ogni 50/60 ospiti.

Numeri e misure del buon appetito.

E’ interessante notare che un pranzo o cena a buffet richiede grosso modo lo stesso numero di addetti di un servizio al tavolo, contrariamente all’opinione diffusa che con un servizio a buffet si possa risparmiare parecchio sul personale.  Nella pratica a volte succede che un servizio a buffet costi addirittura di più perché il cibo viene comunque servito, le postazioni da presidiare possono essere diverse  e gli sprechi sono inevitabilmente molto maggiori. L’unico risparmio, veramente esiguo, solo in caso di pranzo in piedi, è di non portare sul posto tavoli e sedie: pochi euro a persona. Per capirci: 3€ per ospite per una sedia Thonet, 7 € per una sedia kartell Marie (giusto per citare qualche esempio), fino ad arrivare ai 12€ per una sedia Phantom.

E visto che abbiamo toccato l’argomento prezzi, voglio spingermi a dare una quotazione di massima oggi, maggio 2009, per i servizi di banqueting di un meeting di 200 ospiti, a Milano, che è la piazza più cara d’Italia.

Per persona: welcome coffee intorno ai 7,00 €, coffee break intorno ai 6,00 € , snack lunch a buffet intorno ai 35/40,00, lunch al tavolo intorno ai 45,00, cena a buffet intorno ai 55,00 €, cena servita intorno ai 65,00/70,00 € più eventuale aperitivo. Questi sono i costi-base a cui bisogna aggiungere quelli eventuali: tensostrutture necessarie per ricavare i locali office, costi per permessi e autorizzazioni, costi per trasporto, montaggio e smontaggio delle cucine se non presenti in loco.

I prezzi del mio esempio si basano su un numero di 200 ospiti, perché nel banqueting ci sono dei costi vivi iniziali per mettere in modo tutta la macchina che prescindono dal numero di ospiti; quindi per un meeting per 100 persone si avrà un costo unitario più alto, che poi scenderà fino ai 200/300 ospiti, per stabilizzarsi – più o meno – oltre questo numero.