Le mappe mentali realizzate dal vivo rendono più professionale l’evento convegnistico, piccolo o grande che sia visualizzano i lavori in tempo reale, facilitano l’attenzione dei partecipanti e producono output immediati.
1. Live mapping
E’ un dire comune che nelle riunioni, dai gruppi ristretti ai grandi convegni, si parla si parla e poi non si combina nulla di concreto.
Uno strumento di gestione a vista per tenere sotto controllo una riunione e visualizzarne lo sviluppo è il live mapping, che ho elaborato insieme con Franco Amicucci per convegni della Confindustria, e utilizzato in seguito in varie occasioni, fino a farne un normale metodo di gestione della riunione.
Nel mapping dal vivo il gestore della riunione, o un segretario, costruisce una mappa mentale come struttura di appunti della riunione. La mappa può essere proiettata in sala con grande effetto sui partecipanti, che vedono costruirsi man mano tutto ciò che stanno dicendo o ascoltando. Subito dopo la mappa può essere rivista, perfezionata qua e là, ed esportata come testo, in modo da ottenere un documento di base da condividere con i partecipanti e con chi, non avendo potuto partecipare dal vivo, può scaricare la sintesi dalla rete.
Nel caso della Confindustria abbiamo mappato workshop specifici che si tenevano con gruppi ristretti in sedute pomeridiane contemporanee, a fine seduta abbiamo risistemato le mappe e le abbiamo inviate come file grafici pdf ad un service che la mattina dopo ci ha consegnato poster stampati ad alta definizione,che abbiamo esposto nella sessione plenaria tenuta ogni mattina. I partecipanti hanno molto apprezzato la mostra dei poster, che ha fatto vedere loro in concreto il lavoro svolto, e ha permesso ai componenti dei rispettivi workshop di vedere le mappe degli altri workshop.
2. Chi fa la mappa
Chi è incaricato di fare la mappa? Tutti i partecipanti possono fare ognuno la propria mappa privata come sistema rapido e sintetico di prendere appunti. Possono fare una mappa a mano con carta e penna, o con una tavoletta usando applicazioni per mappe. La mappa pubblica e comune a tutta la riunione può essere fatta dal conduttore, da un segretario o da un volontario che sappia usare un programma per mappe. Per riunioni o convegni importanti si può ricorrere ad un esperto di mapping, con cui concordare tutte le modalità del servizio. Se si vuole una mappa “artistica” ci si può rivolgere ad un illustratore, che disegni una bella mappa con il suo stile personale, da usare come poster o come gadget per i partecipanti o per la stampa.
3. Che cosa si mappa
L’errore più comune di chi fa mappe mentali è scrivere frasi discorsive, con più concetti in ogni nodo. Dobbiamo invece estrarre al volo le parole chiave e, se ci sono più concetti, scriverli sempre come parole chiave in appositi sottorami.
La mappatura di questo stesso periodo può spiegare meglio la tecnica.
Per organizzare i concetti in rami e sottorami, bisogna distinguere i genitori dai fratelli, o se si vuole i contenitori dai contenuti. I contenitori sono sempre ad un livello superiore di quello dei contenuti.
In tempo reale, o in un secondo tempo, la mappa può essere arricchita da icone, immagini, link con documenti allegati alla mappa o pagine e siti web, relazioni visive fra un nodo e l’altro.
4. Perché fare una mappa
Una buona mappa mentale può essere utile per documentare lo svolgersi della riunione, per tenere sotto controllo l’attenzione, per dare la sensazione che si sta producendo qualcosa di concreto, e infine per ottenere output tempestivi, in quanto i migliori applicativi possono trasformare con un clic la mappa in un documento di testo, un foglio di calcolo, una presentazione in slide, una pianificazione con diagramma di Gantt.
5. Come fare mappe dal vivo
Se una mappa fatta a tavolino può esser fatta con calma, una mappa dal vivo va fatta man mano che si svolgono i lavori. Per essere tempestivi non bisogna essere perfezionisti, ma annotare subito i concetti su rami e sottorami, anche se imprecisi, che potranno essere corretti e rimessi in ordine in un secondo tempo o in un momento morto. Anche gli arricchimenti visivi possono essere fatti in seguito. In queste immagini si vede il servizio di live mapping fatto con Amicucci Formazione per Confindustria.
6. Gli output
Una mappa mentale costituisce un buon punto di partenza per la documentazione della riunione, sia nella sua versione immediata, sia nella versione perfezionata e arricchita. Può essere condivisa come mappa, ma per aprirla occorre il programma con cui è stata fatta, o esportata in documenti di office automation comunemente leggibili, come gli Office e Open Office, i txt, le bitmap, i pdf, pagine html. I migliori programmi offrono queste possibilità, e i più professionali producono documenti di alta qualità.
In conclusione, le mappe sono utili prima dell’evento, come ordine del giorno, scaletta dei lavori, struttura base degli argomenti da sviluppare; durante l’evento come live mapping; dopo l’evento come documentazione di base, da sviluppare fino ad arrivare agli atti del convegno o a siti dinamici corredati da riprese audio e video.
