L’organizzazione di un evento è già un evento

Organizzazione di un evento

Organizzare un evento aziendale è prima di tutto una grande opportunità per chiarire e condividere obiettivi, strategie e programmi. Un bonus gratuito da non perdere.

1. Un errore di sottovalutazione
Tempo fa sono stato coinvolto con il mio staff nell’organizzazione, presso un’importante università milanese, di un evento sulla sicurezza. Si chiamava Exit ed era rivolto a operatori della filiera della sicurezza. Prevedeva seminari, workshop, safety games etc. Un’organizzazione complessa.

Non valutando a pieno il problema, decidemmo di organizzare l’evento utilizzando solo le nostre risorse, senza l’ausilio di agenzie specializzate. Per circa due mesi io e alcuni miei collaboratori ci trovammo a gestire (a volte anche di corsa nei ritagli di tempo) agende, sale, workshops, catering, gadget etc.

Brainstorming

Un lavoro enorme a cui pensavamo di essere preparati. L’evento nel complesso funzionò, ma non tutto andò come doveva e alla fine si impose una riflessione sulle lessons learned (lezioni apprese). Attraverso una serie di incontri interni (utilizzando anche specifiche tecniche di gestione del team) emersero quattro principali lezioni.

2. Dall’esperienza quattro lezioni
La prima lezione fu che l’organizzazione di un evento non è un gioco ma richiede risorse, competenze e conoscenze che non si improvvisano. Ci rendemmo conto di come una sottovalutazione dell’impegno e delle risorse umane disponibili aveva generato carichi e sovraccarichi di lavoro che ben presto portarono anche a tensioni ed errori.

Stress

La seconda lezione appresa fu che affidarsi a un operatore specializzato non avrebbe implicato per forza il rischio di snaturare i nostri obiettivi e la nostra immagine. Certo, occorre un sensibile impegno di raccordo e coordinamento nella definizione di finalità, obiettivi e stili di comunicazione. Ma la scelta dell’organizzazione in house, pur essendo dettata da buone intenzioni, ci aveva illuso di riuscire a governare meglio la progettazione, la comunicazione e la promozione dell’evento.

La terza lezione va dritta al cuore del problema: probabilmente non avevamo una strategia di comunicazione chiara, consapevole e trasparente che ci rendesse capaci di trasferire ad altri i valori e i principi guida senza la paura che fossero snaturati. E così decidemmo di fare da soli. Fu una presa di posizione rispetto ad una debolezza che invece di generare propositi di rafforzamento generò chiusura e senso di accerchiamento.

La quarta lezione fu da un lato positiva, ma dall’altro faticosa da accettare. I problemi nati durante l’evento furono abilmente gestiti dai responsabili che non ebbero mai timore di metterci la faccia per difendere l’operato dei loro collaboratori. E questa è la parte positiva. Però poi, nel “privato” di una riunione interna di debrief, l’analisi degli insuccessi fu dominata dalla domanda “di chi è la colpa?” e non “come possiamo evitare che quanto accaduto si ripeta?”.

3. Cosa abbiamo imparato? La quinta lezione
Queste lezioni si delinearono chiaramente solo nel corso di diverse riunioni. Ma la rilettura del processo di organizzazione e gestione dell’evento, attraverso le sue luci e ombre, si rivelò un importante e preziosomomento di auto-apprendimento organizzativo, che generò una profonda revisione delle strategie di comunicazione, delle competenze presenti nella nostra struttura, dell’allocazione dei carichi di lavoro e delle modalità interne di approcciare e risolvere i problemi.

Team di architetti

Quindi la lezione più importante fu la quinta: che la preparazione di un evento può essere una vera e propria palestra di apprendimento organizzativo e di crescita per le persone dell’azienda che vi sono coinvolte. Un evento, prima di essere un “evento” per gli altri (clienti, fornitori, ecc) è prima di tutto un evento interno da cui l’organizzazione può uscire più matura e consapevole. Cioè più forte.

4. Delegare si può, ma consapevolmente
Spesso per un’azienda l’organizzazione di un evento si risolve in una serie di rapidi briefing con un’agenzia specializzata a cui si chiede la realizzazione “chiavi in mano”. Probabilmente nella vita reale ciò è inevitabile e le ragioni sono comprensibili (mancanza di tempo, di risorse, ecc), ma il più delle volte è un’opportunità sprecata.

Il brief stringato o una serie di brevi contatti con un’agenzia specializzata hanno un senso organizzativo solo se alle spalle si è maturato un solido processo di analisi, storyboarding e condivisione che consenta all’azienda di utilizzare la creazione di un evento come occasione di crescita, di condivisione interna e di chiarificazione degli obiettivi. Altrimenti è pura “accademia” e, spesso, spreco di risorse.

5. Cogliere la grande opportunità

Se fossimo più cinici capiremmo quanto questa cosa può essere non solo vera, ma anche economica.Utilizzando la preparazione di un evento come momento per allineare, riallineare o formare le persone sulla storia, i valori, la cultura, la mission, la vision, la strategia, i vincoli imposti dal budget o da altri fattori etc. non solo si formerebbero le persone, ma si otterrebbe un secondo e non trascurabile risultato di acquisire “gratuitamente” decine di idee innovative per eventi futuri, per l’organizzazione e per il business stesso.

Jeff Bezos, il fondatore di Amazon, un giorno confessò: “l’idea di scrivere un business plan era nata principalmente per cercare potenziali investitori, invece incredibilmente realizzai quanto fosse importante per me e per la mia idea di business, e quante cose scoprivo mettendole per iscritto”.

Possiamo parafrasare le parole di Bezos applicandole all’organizzazione di un evento, che nasce principalmente per comunicare l’azienda agli altri, ma può realmente e “incredibilmente” trasformarsi in unmomento importante per l’azienda in termini di recupero di consapevolezza e di scoperte su di sé.

E possiamo adattare all’organizzazione di un evento anche ciò che Konosuke Matsushita – il fondatore di Panasonic – diceva dell’arte del management. Notava che la maggior parte dei manager occidentali sono preoccupati di verificare che le persone eseguano quanto viene loro detto. Invece per Matsushita l’arte del management consiste nell’attivare il potenziale intellettivo delle persone e unificarlo per raggiungere obiettivi comuni.

Organizzazione

6. Una domanda e un augurio
In conclusione possiamo farci questa domanda: quanto ci è chiara la potenzialità e la criticità di un evento per mettere a nudo l’organizzazione e incrementare la consapevolezza e il senso di appartenenza del management e dei collaboratori?
L’augurio che faccio a imprenditori e manager è di scoprirlo con la riflessione, senza passare per gli errori che abbiamo fatto noi.

Unione