Location eventi: la giusta scelta e i fattori di successo

Location eventi: la giusta scelta e i fattori di successo

Che il successo di un evento dipenda anche dalla scelta della Location è una verità talmente intuitiva che non vale la pena di dimostrarla. Ma come si sceglie la Location Eventi e come si arriva insieme al successo?

Abbiamo intervistato sei specialisti di serie A del settore eventi per presentare i criteri di scelta della giusta Location Eventi da parte di aziende e operatori di settore.

COME SCEGLIERE LA GIUSTA LOCATION EVENTI

Il successo di un evento non è legato solamente alla felicità dei partecipanti e all’assenza di incidenti di percorso, ma è commisurata alle aspettative, agli obiettivi e ai vincoli organizzativi richiesti dell’Azienda che decide di scegliere una determinata location eventi.

Non esiste una ricetta che porti all’organizzazione di eventi di successo, ma bisogna sicuramente attenersi a una serie di comportamenti, precauzioni, conoscenze e criteri che, a partire dalla scelta della location, facilitino la buona riuscita dell’evento.

I Manager di Azienda, sia che debbano scegliere direttamente una sede meeting, o che si affidino a un’azienda che eroghi servizi per eventi, dovranno tenere in considerazione alcuni concetti che li portino a scegliere nella maniera più idonea, nonché a relazionarsi correttamente con gli operatori, trasferendo, tramite informazioni chiare, comportamenti, richieste e perfino silenzi, i risultati che che desiderano raggiungere.

Abbiamo intervistato alcuni operatori specializzati di settore, che gestiscono location eventi di altissimo livello, e che ci hanno dato delle preziose indicazioni sui criteri di scelta di una location.

CHE TIPOLOGIA DI LOCATION EVENTI CERCARE

Il primo passo verso il successo di un evento, è capire quale tipo di location si adatti meglio alle nostre esigenze. Esistono tre tipologie di sede: Albergo, Centro congressuale, Spazio non specializzato (dalla fabbrica dismessa al castello medievale).

PREGI E DIFETTI DI UN ALBERGO, NELL’ORGANIZZARE UN EVENTO

“L’albergo riunisce tutti i servizi (ospitalità, sale, pasti) in un’unica Location, con evidenti vantaggi organizzativi. L’interlocutore sarà uno solo e l’organizzazione dell’evento sarà più fluida e con meno rischi”dice Francesco Guidugli. Piero Pavanini aggiunge: “In generale un albergo risulta la soluzione meno costosa e più facile per tutti”. “Ma sono posti freddi, anonimi e poco personalizzabili, e se l’evento dura più giorni possono annoiare” dice Riccardo Esposto, e Aleksandra Dermit è dello stesso parere: “Sono strutture che nascono per altri scopi e lo si sente ad ogni passo. Anche se hanno una o più sale meeting, magari belle, non è questo il core business dell’albergo”.

PREGI E DIFETTI DI UN CENTRO CONGRESSI, NELL’ORGANIZZARE UN EVENTO

“Un centro congressi è concepito per offrire spazi ottimali e attrezzati, massimo confort al congressista, tecnologie all’avanguardia, servizi efficienti e costanti. Il che non è poco; l’organizzatore e l’azienda possono concentrarsi sui contenuti dell’evento e su quello che offre il posto al di fuori della struttura” dice Adolfo Parodi. Anche Aleksandra Dermit, specialista in congressi di grossa taglia, sostiene che “la sede ideale per eventi congressuali è un palazzo dei congressi. Possiede sufficienti spazi per tutte le funzioni; sessioni plenarie, sottosessioni, ristorazione, allestimento di mostre, magazzini, disimpegni…

Ma bisogna considerare che “per eventi minori i costi possono risultare troppo alti e i grandi spazi provocare senso di vuoto e dispersione. E’ una delle sensazioni più brutte per un partecipante: sembra che al tuo evento non ci sia… nessuno!” fa notare Riccardo Esposto. Inoltre spesso succede che “occorra organizzare tutto il resto: pernottamenti, pasti con catering esterno, trasporti, tempo libero, ecc.”(Guidugli). Significa più stress per l’organizzazione e quindi più rischi per l’evento.

PREGI E DIFETTI DEGLI SPAZI NON SPECIALIZZATI, NELL’ORGANIZZARE UN EVENTO

“Gli spazi non specializzati sono una grande e bellissima sfida creativa per l’organizzatore. Producono l’effetto “emozione” che contribuisce in modo incisivo al successo dell’evento” (Dermit). “Con la magia e l’unicità degli spazi si trasferisce un significato di esclusività all’evento, è un messaggio chiaro ai partecipanti” (Gastaldelli).
Però bisogna affrontare uno spazio non specializzato (es. dimora storica, museo, masseria, ecc) con molta flessibilità perché “l’evento si adegui allo spazio e non viceversa” dice Riccardo Esposto. E Francesco Guidugli aggiunge: “queste sedi ricche di fascino non sono pensate e studiate per ospitare eventi, bisogna pensare a tutto, e questo costa”.

Ecco la sintesi di Piero Pavanini. “Vantaggi dell’albergo: tutti i servizi in un’unica location, value for money vantaggiosa. Svantaggi: spazi anonimi e poco personalizzabili. Vantaggi del CC: spazi grandi per grandi eventi, organizzati per la complessità, personalizzabili. Svantaggi: costi alti e rischio di vuoto per i piccoli eventi. Vantaggi della location non specializzata: unicità e fascino. Svantaggi: problemi tecnici e condizionamenti architettonici, spazi spesso angusti, colonne, acustica, locali tecnici insufficienti, ecc…” 

Non si può pensare che una Location vada bene per tutto, individuare la tipologia adatta per i propri eventi, senza farsi condizionare da osservazioni estemporanee, è il primo passo verso il successo.

ORGANIZZAZIONE DI EVENTI: CAPIRE IL CLIENTE E FARSI CAPIRE

Capire il cliente è il compito più importante e più delicato dell’organizzatore professionale. Vuol dire non solo ascoltare ciò che chiede, ma indagare al di là delle parole e dei brief, vuol dire cogliere lo “spirito” dell’evento, le aspettative anche immateriali del cliente, non solo quelle trasmesse dalla persona di contatto. Ed è ciò che il bravo organizzatore cerca sempre. Ma anche il cliente dovrebbe fare di tutto per farsi capire. Dare brief affrettati o scarni, o ambigui, è pericoloso. Se il cliente non ha idee chiarissime, un confronto approfondito con l’organizzatore di solito dirada i dubbi e fa emergere le giuste vere esigenze.

LE TIPOLOGIE DI CLIENTE CHE DESIDERANO ORGANIZZARE UN EVENTO

“Esistono due grandi categorie: i clienti low-budget, per cui contano efficienza e bassi costi di gestione anche a scapito dell’elemento estetico, qualitativo ed emozionale. E i clienti fashion, per cui conta il risultato d’immagine, il prestigio, l’esclusività e le emozioni trasmesse da un evento perfetto e irripetibile”(Gastaldelli). Capire chi si ha davanti è indispensabile, e non si può tentare di trascinare un cliente da una categoria all’altra. Il giusto rapporto qualità-prezzo è sempre determinante, ma non è per tutti uguale. Gli organizzatori di eventi devono essere  i primi a volere il successo di un evento.

“Se la location eventi è adeguata e si “sposa” con l’evento, posso affrontare i maggiori sforzi organizzativi, tecnici e logistici” (Esposto). “Possono nascere problemi se si è maldestri e si danno per scontati dettagli che invece vanno sempre considerati. Anche il personale della sede va informato dettagliatamente su ogni particolare che riguardi la manifestazione e considerato come un alleato” (Guidugli).

Per raggiungere il successo dell’evento, è importante instaurare un clima di fiducia col cliente che dovrà arrivare a farsi guidare. “A volte i clienti non sono lungimiranti e si fanno condizionare da un input che viene dall’alto, che non sempre è corretto” (Dermit). “Spesso è solo una questione di disponibilità all’ascolto, anche se sono il signor cliente dovrei capire che per la buona riuscita dell’evento non posso solo imporre la mia idea, ma devo sforzarmi di comprendere il contesto in cui mi trovo” (Parodi).

(per saperne di più continua a leggere la seconda parte dell’articolo Location Eventi)