Location eventi: il comportamento degli operatori di successo

Ecco la seconda parte di una lunga intervista a sei personaggi di serie A nel mondo degli eventi. Come si sceglie la Location Eventi? Come gioca la scelta della Location nel successo dell’evento?

Rispondono Dermit, Esposto, Gastaldelli, Guidugli, Parodi, Pavanini.

COMUNICARE COI CLIENTI I PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA DELLA LOCATION EVENTI PROPOSTA
Raramente la scelta di una location eventi è un’opzione obbligata o univoca, il più delle volte si può scegliere tra diverse possibilità, ma spesso i clienti non hanno una visione d’insieme di tutte le opportunità e di tutti i problemi di una sede. A volte si fanno abbacinare da aspetti isolati e prendono decisioni senza discuterle, “quando lo fanno, nove volte su dieci nascono problemi” (Pavanini). Una Azienda che si spiega poco incoraggia tutti ad assumere comportamenti prudenziali e di routine e, ad esempio, il personale della sede “non riesce a porre al cliente tutte quelle domande che sarebbero utili per capire quali sono le sue reali necessità. Questo porterà di sicuro a incomprensioni ma può creare situazioni difficilmente gestibili durante l’evento, poiché poi emergono, quasi sempre, nei momenti meno opportuni” (Dermit).

COME EVITARE I PROBLEMI: FORNIRE INFORMAZIONI PRECISE SULLA LOCATION E SUI SERVIZI
I problemi si possono evitare “dando informazioni precise e puntuali, ad esempio sui flussi delle persone e sui numeri, sugli orari, avanzando pretese ragionevoli e per tempo, specialmente sulle attrezzature che vanno controllate” (Guidugli). E Pavanini raccomanda ai clienti: “Mettete tutto per iscritto, non date nulla per scontato, incontratevi, fate sopralluoghi insieme, siate precisi nelle richieste, non scaricate tutta le resposabilità sull’organizzatore e sulla sede“. Nessuno è obbligato a fare miracoli, e se si chiede il miracolo bisogna mettere in bilancio che non riesca! Gastaldelli racconta un caso: “Il cliente ha voluto la cena di gala a buffet, anche se vivamente sconsigliato da noi perché è una soluzione non idonea a cene importanti. All’ultimo, il vertice aziendale non ha gradito e la cena è stata trasformata al volo in cena servita (grazie alla flessibilità della ristorazione) ma con disagi e sovraprezzo. Si poteva evitare, bastava comunicare meglio e farsi guidare”.

LOCATION EVENTI E CURA DEI DETTAGLI
Un evento complesso si può inceppare per un dettaglio. Anzi, il successo di un evento è fatto di dettagli ben riusciti. Spesso le migliori location eventi hanno un event planner interno che conosce perfettamente la struttura, ha una casistica e può dare consigli utilissimi e fare proposte migliorative. Non utilizzare questa risorsa è sciocco. Ma è ancora più sciocco voler intervenire con idee rivoluzionarie all’ultimo momento: impatteranno certamente con qualche dettaglio e lo manderanno in tilt. “Per funzionare bene, tutto deve essere minuziosamente pianificato, e per farlo serve conoscere e prevedere i problemi e le soluzioni possibili. Non si può improvvisare: si prendono rischi enormi” dice Gastaldelli, che gestisce una sede fascinosa e complessa. E Parodi aggiunge: “La programmazione frettolosa è un comportamento frequente e comprensibile, ma sbagliato. Un confronto più attento fra committente, sede e fornitori di servizi, sull’impostazione generale dell’evento e soprattutto sui dettagli, riduce i margini di errore e garantisce il successo”. Il responsabile dell’evento lato cliente dovrebbe chiedere continuamente come vengono risolti i dettagli in relazione ai servizi della sede: è un messaggio per tutti di estrema attenzione, e renderà tutti più attenti.

LOCATION EVENTI E PERSONALE QUALIFICATO
Questo è un tasto delicato, a volte dolente, e non risparmia nessuno. La meeting industry è ancora un sistema abbastanza giovane e offre professionalità a macchia di leopardo, “dal disastro alla perla”, come dice Pavanini. “Di solito è nei centri congressuali che trovi il personale più professionale” (Esposto). Ma, dice Dermit , “negli ultimi anni sono stati costruiti alberghi prettamente congressuali, spesso di catena, che invece hanno personale molto preparato”.

Secondo Esposto, però, c’è ancora molto da fare: “A volte hai l’impressione che ti facciano una cortesia ad accogliere l’evento! Per loro tu sei uno dei tanti che quel giorno occupano la sede, mentre per l’azienda quello è il proprio il suo momento di “gloria”, su cui ha impegnato risorse, aspettative, e si gioca la faccia”. Non solo le persone ma anche le strutture a volte sono poco professionali. Dice Gastaldelli: “Ogni struttura che intenda accreditarsi per fornire servizi congressuali, deve raggiungere livelli di efficienza e di servizi ad alto livello, per soddisfare clienti sempre più evoluti ed esigenti. Anche una sede storica non può pensare di competere nel mercato congressuale senza fornire servizi minimi come il wi-fi, o dotazioni già comprese nell’offerta delle sale come schermo, videoproiettore e impianto audio, o lasciare al cliente di trovare hotel di appoggio per gli ospiti”. E’ professionale una sede che ti cambia il personale a metà del meeting perché cambiano i turni? O che ti fa un prezzo basso e poi ti fa pagare anche l’aria che respiri?

Anche i clienti non sono esenti da scarsa professionalità. Ma un cliente inesperto che chiede aiuto educatamente lo riceverà sempre, con anche un po’ di formazione annessa. Invece richieste paranoiche o arroganti o fuori tempo massimo o fuori budget non sono la prova che sei un tipo tosto, ma solo che non sai fare questo mestiere.