Lo Speech di apertura per cominciare bene

Lo Speech di apertura

Il tono di un evento viene stabilito nei primi minuti. E’ lì che si “fiuta” che tipo di evento sarà: interessante? noioso? fumo o arrosto?

Come utilizzare bene quei minuti preziosi e spianare la strada al seguito.
Spesso un evento viene aperto dallo speech di una personalità interna all’azienda.
Questi messaggi iniziali sono critici: un discorso ambiguo o noioso può guastare il clima. Se invece definisce scopo, stile e plus dell’evento porta un contributo essenziale e insostituibile.

Le aree sensibili di un buon discorso di apertura sono:
1. gestire l’attenzione
2.  trasmettere un messaggio chiaro e memorizzabile
3.  dare indicazioni di stile
 
Gestire l’attenzione
La dinamica dell’attenzione ha una sua sequenza: l’attenzione deve essere catturata subito, mantenutacon un crescendo e fissata con la conclusione.
Catturarla subito.
Sembra banale, ma un tipico errore è cominciare troppo presto. Se inizio a parlare mentre i partecipanti stanno ancora chiacchierando, le mie prime preziosissime frasi andranno perse. Chi non ha colto le premesse non riuscirà a capire il seguito, e si distrarrà. Quando la persona che deve aprire l’evento non ha grande esperienza conviene che qualcun altro la introduca, e aspetti il silenzio prima di presentarla.
Le prime frasi dello speech hanno lo scopo di ottenere un’attenta partecipazione e un certo coinvolgimento. Se (e solo SE) è nelle vostra natura potete anche cominciare con una battuta di spirito, come suggeriscono molti manuali (americani). Altrimenti potreste partire con una citazione un po’ spiazzante. Ad esempio, volendo parlare di sostenibilità in un’azienda molto formale e rigida, potreste iniziare così: ” Oggi vorrei parlarvi di mia figlia (pausa, sguardo alla sala), mia figlia è molto giovane (breve pausa) e come molti giovani è sensibile a temi e che in passato nelle aziende del nostro settore non venivano neppure presi in considerazione…”. Oppure si può animare la sala “fisicamente”: “Chi viene da Spagna e Portogallo? Su, in piedi…  grazie per aver fatto questo lungo viaggio” (applauso). Poi, gruppo per gruppo, si fanno alzare e sedere tutti i partecipanti…
Lo Speech di apertura
Mantenerla con il crescendo
Tutto il discorso (il contenuto, il tono di voce, l’impatto degli ausili tecnici, ecc) sarà costruito in crescendo: gli argomenti dal meno importante al più importante, da quelli prevedibili a quelli che spingono ad un cambiamento, fino al risultato atteso. Ad esempio: per annunciare un cambiamento organizzativo si espongono prima i problemi e poi si può lanciare una serie di domande (“Quindi ci siamo chiesti: come è possibile che …?”). Solo quando la curiosità e l’attenzione sono al massimo presentiamo la soluzione.
Fissarla con le conclusioni
L’importanza delle conclusioni è spesso sottovalutata. Chi apre con un argomento forte (la necessità di una svolta, dell’innovazione, ecc.) spesso pensa che basti dimostrarne utilità e correttezza. Ma la nostra credibilità si rinforza se teniamo conto del punto di vista di chi ascolta. Ad esempio, una volta dimostrata la validità del nuovo sistema di gestione, potremmo concludere così: ” Mi rendo conto che per molti di voi sarà difficile rinunciare all’efficienza raggiunta con l’attuale sistema,… e  ai mille trucchi che conoscete (pausa e sorriso complice)… ed è per questo che vi chiediamo di segnalarci ogni idea che possa abbreviare il periodo di transizione”.
Trasmettere un messaggio chiaro e memorizzabile
Per approfittare dell’occasione  a volte si vuole dire tutto e di più. Ma quello che potrà essere compreso, ricordato, e poi raccontato, dovrà fare i conti con i limiti umani.
Scegliete un solo argomento, parlatene per sommi capi (non più di mezz’ora) e ripetete più volte una frase, studiata e provata prima, che riassuma anche provocatoriamente il punto.
Ecco una  frase efficace di Marchionne ai manager FIAT: “Essere leader in Fiat è una scelta di vita. Non è il Buena Vista Social Club”. Non solo è chiara e concisa, ma crea una suggestione illuminante. E se ripetuta durante lo speech verrà sicuramente discussa, citata e memorizzata.

Dare indicazioni di stile
Nei corsi di management si insegna che “i collaboratori non ascoltano quello che dici ma osservano quello che fai”. Nelle organizzazioni le norme di comportamento più efficaci stanno nelle azioni e reazioni del management. Quindi, se l’evento/meeting deve comunicare informalità e divertimento più che impegno e riflessione, converrà che abbigliamento e atteggiamenti di chi fa lo speech di apertura siano coerenti.

Un bel gessato non si accorda con il messaggio: “Consideratelo un momento informale di conoscenza reciproca”!