Le misure magiche per riunioni di successo

Le misure magiche per riunioni di successo

La sala può essere la rampa di lancio per il successo della convention o la sua tomba. Molto dipende dalla sua architettura e da poche altre caratteristiche fondamentali.

Ecco alcune facili regole per non sbagliare, e scegliere la sala giusta.
Una riunione che parte bene è già un mezzo successo. E una buona partenza è anche questione di numeri: dimensioni della sala, distanza del palco, visibilità dello schermo, spazi per la seduta e per muoversi. Chi si sente scomodo diventa insofferente e tende a essere scontento di tutto.

Le misure magiche per riunioni di successo

I grandi centri congressi hanno sale già perfettamente attrezzate e dimensionate, ma molti alberghi, dimore, location hanno sale meeting polivalenti che vengono allestite di volta in volta. In questi casi attenzione alla geometria e alle proporzioni!

Ecco alcune misure “magiche” da rispettare. Se lo farete, faciliterete il successo del meeting: gli oratori avranno un miglior rapporto col pubblico e i partecipanti si sentiranno a loro agio e ben disposti. Tenete presente che una sala troppo piena diventa asfittica e si sta male, mentre una mezza vuota è desolante e fa tristezza.

Superficie della sala
Calcolate 1,5 mq a persona comprendendo i corridoi e i passaggi davanti e dietro, ed escludendo il palco. Per 100 persone ci vogliono 150 mq netti (se non sono previsti ingombri particolari di elementi scenografici).

Altezza della sala
Non meno di 3 metri per una sala di 10 metri. Solo così riuscirete ad avere uno schermo alto m 1,80 (che è il minimo) partendo da m 1,20 (l’altezza di una persona seduta) fino al soffitto. Per sale più lunghe calcolate 60 cm in più ogni 10 metri in più. Queste sono misure minime.

Proporzioni
La sala ideale (a parte gli emicicli e altre forme studiate apposta) è un rettangolo lungo all’incirca il doppio di quanto è largo. Se la sala è larga e corta quelli ai lati avranno il torcicollo, se è lunga e stretta quelli in fondo vedranno poco e male. In questo caso prevedete monitor ripetitori a metà sala. Chi vede male ascolta peggio e va a casa deluso.

Corridoi e passaggi
Lasciate almeno 150 cm di corridoi (tra centro e lati) per una fila di 10 sedie + 15 cm per ogni sedia in più. Se la fila ha più di 12 sedie il corridoio al centro è obbligatorio. Così si accorciano i tempi di ingresso e uscita e non ci si sente “in gabbia”. In genere negli alberghi le sedie vengono già disposte con corridoi a norma. Ma datemi retta: controllate lo stesso e non scendete sotto queste misure.

Distanza tra le sedie
Calcolate non meno di 70 cm in larghezza per ogni posto e circa 60 cm in profondità per la sedia + 30-40 cm per il passaggio. Quindi ogni fila ingombrerà circa 90-100 cm. Per semplificare: 10 file = 10 metri.

Angolo di visuale
Perpendicolare al centro dello schermo tracciate un angolo di 90° (45 per parte). Chi è dentro vedrà bene, che è fuori no. Se la sala è molto larga si possono fare file più corte davanti e allungarle progressivamente. Questo trucchetto darà più spazi liberi e non creerà scontenti.

Con queste misure magiche diventa tutto più facile di quanto si pensi. Ma per esperienza posso dirvi che anche sbagliare è più facile di quanto si pensi.

Buone misure e buon lavoro.

Specchietto riassuntivo

  • Superficie sala:    1,5 mq netti a persona.
  • Altezza minima sala:    3 metri per 10 di lunghezza + 60 cm ogni 10 m in più.
  • Proporzioni ideali sala:    2 x 1
  • Corridoi:    150 cm ogni 10 sedie di ogni fila.
  • Ingombro sedie:    70 cm in larghezza, 100 cm in profondità.
  • Angolo di buona visuale:    Non più di 90° dal centro dello schermo.