Incontrare i Giapponesi

Incontrare i giapponesi

Dopo un secolo e mezzo di scambi commerciali tra Oriente e Occidente, la comunità degli affari giapponese è molto meno “misteriosa” di un tempo e i rapporti tra manager non sono più culturalmente problematici, tuttavia…

1. Occidentalizzati, ma fino a un certo punto
I giapponesi, per molti aspetti, si sentono oggi molto vicini all’Occidente, ma vivono anche una grande e antica diversità, di cui con ragione sono orgogliosi. Il senso dell’onore e il rispetto che contraddistinguono la cultura nipponica, soprattutto in campo lavorativo, aiutano a creare situazioni d’incontro serene ed efficienti, e raramente nascono problemi relazionali. Tuttavia, in un meeting tra occidentali ed orientali, è naturale che qualche volta vi siano piccoli equivoci o indelicatezze involontarie, ma niente di irrimediabile! Mostrare che si è compiuto uno sforzo nel capire e accettare le differenze culturali dispone bene e non solo può risolvere situazioni imbarazzanti ma anche agevolare la buona riuscita dell’evento, così da creare e mantenere rapporti duraturi e positivi.

Maschera giapponese

2. Organizzati e precisi
Il Giappone è un paese iper-organizzato, dove l’attenzione al dettaglio e la cura del particolare vengono spesso portati all’esasperazione. Questa è la caratteristica più spiccata e la ritroverete in ogni gesto o situazione d’incontro.
Quindi, se volete una buona relazione con il Sol Levante, la prima cosa è la puntualità: arrivare in ritardo ad un appuntamento è quasi uno sgarbo, una mancanza di rispetto.
Ma organizzazione non vuol dire solo puntualità, significa anche preparazione: i giapponesi si informano dettagliatamente sull’azienda che vanno a incontrare e vi suggerisco di fare altrettanto per non dare un’impressione di superficialità. Peraltro questo vostro interesse verso le attività dell’azienda ospite sarà riconosciuto e apprezzato.
Un appunto: i giapponesi sono noti per non staccare (quasi) mai dal lavoro, ed è vero, ma ci sono delle eccezioni come per esempio la Golden Week (29 aprile – 5 maggio)…meglio non toccarla! E’ il periodo dedicato alle vacanze, con la stessa sacralità del Ferragosto italiano!

3. L’incontro
Dimenticate lo stereotipo della delegazione di manager giapponesi schierati e pronti a una raffica di inchini e biglietti da visita! Gli uomini d’affari sanno benissimo che nei paesi occidentali ci si presenta dandosi la mano, e l’uso dei biglietti da visita non è poi così rigido. Però, dopo la stretta di mani, potrete far sentire a loro agio gli ospiti offrendo sia il vostro biglietto da visita (con tutte e due le mani e ben leggibile per il ricevente), ma anche un caffè o un tè, senza fretta.
Al tavolo di lavoro saranno piacevolmente sorpresi scoprendo che ogni posto è stato etichettato con il nome e che è stato rispettato l’ordine gerarchico: tavolo rettangolare con i due leader al centro, uno di fronte all’altro, e le rispettive delegazioni ai lati, alternando a destra e sinistra i posti per importanza. Nessuno a capo-tavola.

Samurai

4. Toni bassi e mani a posto
La differenza linguistica è certamente un ostacolo, e per di più il “giappinglese”, vocaboli inglesi adattati alla lingua giapponese di uso corrente, è spesso poco comprensibile per gli occidentali.
Però per i giapponesi il linguaggio verbale non è l’unica forma di comunicazione, ma soprattutto non è la più importante. In particolare durante le trattative di lavoro si dà molta importanza alle forme non verbali, in giapponese haragei, che significa ‘comunicazione istintiva’. Si parla dunque con gli con gli occhi, leggeri e assertivi schiarimenti di voce frequenti e rapidi cenni del capo per mostrare il grado di partecipazione, attenzione e comprensione.

Assolutamente da evitare sono i gesti esagerati e lo humor. Il gesticolare è sempre mal visto, e la dialettica disinvolta è giudicata sfacciata: sono modi di comunicare tanto cari agli italiani, ma non piacciono agli orientali. Così come puntare l’indice o alzarsi in piedi e camminare durante un audit aziendale, sono azioni che potrebbero alterare l’umore degli ospiti giapponesi. Le battute ironiche, sia pure per ‘rompere il ghiaccio’, potrebbero essere fraintese o non capite: i giapponesi apprezzano molto trasparenza e concretezza nelle conversazioni, soprattutto in ambito lavorativo.
Le pause nella conversazione sono importantissime. La regola vuole che ci sia un attimo di silenzio dopo che uno ha finito di parlare, la pausa esprime di aver recepito e compreso il messaggio. Il ritmo di parole e silenzi diventa quasi liturgico. Ed è vietato interrompere o parlare in sovrapposizione!

5. Pasta e vino
Cucina e sapori tipici italiani sono una passione per i giapponesi. Attenzione però a dosi e quantità energetiche. Una normale pizza è considerata enorme, come sono ritenute pesanti e iper-caloriche le paste fresche. E i formaggi non sono molto graditi. Nei buffet e nelle cene è bene non esagerare con pane e prodotti affini, e mai una cena con primi piatti dopo un aperitivo ricco di stuzzichini.
Vini e bevande: attenti alle quantità energetiche e ai gradi alcolici. Tutto va ridotto un po’, dosi mignon e un assaggio di tutto, e vedrete che non verrà lasciato nulla nei piatti, secondo la filosofia anti-spreco del mottainai: non si butta via niente!
Il vino italiano sarà molto gradito, ma solo a cena. A pranzo non proponete di bere alcol.

Pizza - Pacman

6. Hotel e O-furo
L’alloggio più gradito sarà confortevole ma non troppo lussuoso. In Giappone lo sfarzo è considerato di cattivo gusto e l’eleganza non deve essere mai troppa. Saranno apprezzati semplici dettagli, come un buon materasso, oggetti di design e una bella vasca da bagno. Immergersi in acqua molto calda è un rituale importante che in Giappone si pratica quotidianamente, cercare di ricreare la possibilità di eseguire il rito di ‘fare l’o-furo’ farà molto piacere ai vostri ospiti.

Rubinetto

7. Shopping, che passione!
Un viaggio in Italia deve prevedere l’incontro con i famosi brand del Made in Italy e con il sapore dell’atmosfera italiana! Sarà impossibile evitare una passeggiata tra i negozi del centro e qualche visita a monumenti importanti. Stupirete certamente i vostri ospiti con visite in luoghi ricercati o solitamente difficili da raggiungere. Il Cenacolo di Leonardo Da Vinci  a Milano o i Musei Vaticani a Roma sono i due esempi più eclatanti, ma ogni città italiana ha le sue perle nascoste. Vi saranno davvero molto riconoscenti, vedrete, per questa attenzione al dettaglio e per il senso di ‘esclusiva’ a loro riservato.

8. I doni
Il dono è una forma di comunicazione in tutte le culture, ma in quella giapponese il dare e ricevere piccoli doni, soprattutto se in situazioni formali, è essenziale. È importante prevedere piccoli pensierini, ma di gusto raffinato, da distribuire a tutti i componenti della delegazione, meglio che pochi costosi regali solo per le persone ai vertici. Ma differenziare i regali sarà cortese, la gerarchia va rispettata!
Anche la confezione del regalo ha il suo valore. Curate materiali, colori e dimensioni dei vostri pacchettini. Per i giapponesi le carte regalo non vanno buttate o strappate, ma sono una parte integrante del dono che va conservata ‘come una cosa preziosa’. Non è educato aprire i regali di fronte agli ospiti, tanto meno rovinando o gettando la carta!

Dono

9. Punto d’incontro
Sì, le differenze tra italiani e giapponesi ci sono. Ma esistono anche i tratti in comune, il più importante dei quali è l’amore per le cose belle. Possiamo far leva su questa inclinazione per agevolare i rapporti e renderli più intensi.