Il sopralluogo: che cosa controllare

Sopralluogo

Se volete che tutto vada per il meglio ed evitare sorprese poco gradite, non lesinate tempo e impegno all’unico salvagente che avete: sapere, vedere, misurare tutto prima.

1. Prima di tutto.
Dopo aver scelto la sede del vostro evento dovrete effettuare al più presto un sopralluogo operativo per verificare la fattibilità del programma, e stabilire il che cosa, il come e il quando. E se riuscite a farlo (magari più sommario) anche prima ancora della scelta potrebbe evitarvi decisioni sbagliate.
Non sottovalutate questo passaggio, e non fatelo di corsa, perché può fare la differenza tra un successo completo e una serie di piccoli/grandi inconvenienti che quando li scoprite è troppo tardi.
Inoltre è buona cosa, soprattutto per eventi complessi, fare il sopralluogo  insieme ad alcuni fornitori-chiave, praticamente tre:

  •  servizi tecnici: noleggiatori di apparecchiature e impianti, specialmente se siete in una sede “complicata”
  • catering: verifica degli spazi e delle attrezzature a disposizione
  • allestimenti: scenografie e simili, tempi di allestimento e smontaggio.

Per un buon sopralluogo operativo sono necessari alcuni comunissimi strumenti: metro, carta e penna, registratore e apparecchio fotografico digitale. Alla sede chiedete una piantina e gli eventuali regolamenti interni. Così attrezzati potete cominciare, e qui trovate una check list delle cose a cui dedicare attenzione.

Piantina

2. Spazi di servizio.
Identificate e segnate sulla piantina tutti gli spazi che vedete e visitate, perché potreste incappare in qualche trasformazione non riportata sulle carte che vi hanno dato. Succede spesso che alcuni spazi vengano accorpati o divisi, senza aggiornare immediatamente le piantine e spesso dimenticando di informare il cliente. Fotografate i punti salienti e registrate i vostri commenti.

Seguite percorsi logici, valutando prima gli spazi esterni con relativi servizi: parcheggi, zone di carico e scarico, spazi per l’eventuale esposizione di oggetti di grandi dimensioni, pareti per scritte e immagini. Pensate anche alle merci (stampati, stand e altri materiali di un certo ingombro e peso) e al percorso che devono fare: dove possono essere scaricate e dove devono arrivare, in quali magazzini depositarle e dove sistemare gli imballi. Si può entrare con un furgone o bisogna prevedere un muletto o un carrello? Esiste un montacarichi?  Fate di persona i percorsi che dovranno seguire i partecipanti dagli ingressi alla reception, al guardaroba, ai foyer, al bar, all’area catering, alle sale, ai servizi. Fotografate e registrate i commenti in diretta. Procedendo sistematicamente avrete chiare tutte le reali e concrete esigenze dei vari fruitori dell’evento.

Studiate gli ingressi, quali e quanti potete utilizzare, misurateli e metteteli in rapporto ai flussi di pubblico che prevedete. Considerate anche la presenza di persone diversamente abili e verificate che non ci siano impedimenti e gradini. Se ci sono provvedete per tempo.

Controllate bene i servizi igienici (fondamentale!), che siano sufficienti per il pubblico che vi aspettate, all’altezza dell’immagine che volete trasmettere e attrezzati per le persone diversamente abili. Verificate che all’interno vi sia un appendiabiti o un gancetto a cui le signore possano appendere la borsa e i signori eventualmente la giacca. Assicuratevi che la sede garantisca la costante presenza di un addetto ai bagni.

3. Spazi di accoglienza.
La reception dell’evento dovrebbe stare subito all’ingresso della sede, il guardaroba non troppo distante e adeguato al numero dei partecipanti tenendo conto della stagione, e che possa accogliere anche i bagaglidi chi arriva direttamente dalla stazione o dall’aeroporto.

Assicuratevi spazi adeguati per consentire la socializzazione tra i convenuti: uno degli scopi pricipali dei convegni è il networking, prevedete momenti e aree adeguate perché le persone possano fare conoscenza.
Se volete orientare i flussi dei partecipanti, p.e. verso un’area espositiva, cercate di organizzare gli spazi affinché ciò avvenga in modo spontaneo e naturale. Se non fosse possibile dovrete ricorrere a percorsi obbligati (transenne, cordoni, ecc), tenendo presente che non sempre sono consentiti dalle norme di sicurezza che esigono uscite accessibili e vie di fuga sgombre. Verificare prima.

Hall

4. Le sale.
Siamo arrivati alle sale, solitamente il vero cuore dell’evento. Controllate e annotatevi tutto anche quello che sembra inutile: il pavimento ha pendenze, gradini? il soffitto è uniforme oppure ha diverse altezze? ci sono colonne? Disegnate nei particolari il palco, specialmente se avete un progetto di allestimento importante e imponente, controllate il reale numero di posti in sala, verificate il percorso handicap e riservate uno spazio di prima fila alle persone con problemi di mobilità. Fate un elenco dettagliato delle apparecchiature in dotazione e di quelle che dovete noleggiare. vedi “Le misure magiche per riunioni di successo”

5. E per finire.
Fatto tutto ciò (ci vuole qualche ora, prendetevi il tempo necessario) ritornate in ufficio e riportate al più presto sulla piantina ciò che avete stabilito durante la visita, scaricate le foto e trascrivete i commentiregistrati, confrontatevi con i colleghi sulle difficoltà o su quello che  non vi convince e scrivete un breve documento da condividere con i fornitori e, se è il caso, col Cliente.

Se avrete fatto un sopralluogo accurato e senza dare nulla per scontato avrete già evitato un sacco di guai. Contraddire al 100% la legge di Murphy (tutto quello che può andare male, ci va) non si può, ma ridurne al minimo gli effetti sì. Con un buon sopralluogo, tanto per cominciare.