Hotel per meeting. Stanno cambiando in meglio?

Hotel per meeting

Intervista a Aleksandra Dermit – Amministratore Alpha Studio srl, Trieste.
L’hotel per meeting è tradizionalmente la venue più utilizzata, ma molti organizzatori non ne amano alcuni aspetti. Oggi le cose stanno cambiando, grazie all’evoluzione dell’offerta.

Aleksandra Dermit è un’organizzatrice triestina molto esperta e molto conosciuta nell’ambiente, nota anche per essere assai critica verso l’offerta alberghiera.
I suoi commenti positivi hanno perciò un valore doppio.

1 – Hotel per meeting in Italia. Cosa sta succedendo?
Succede che l’industria alberghiera si è accorta finalmente che il meeting non è un riempitivo per la bassa stagione ma un vero e proprio business.
Negli ultimi anni ho notato che sempre più alberghi si stanno attrezzando professionalmente per ospitare meeting. Questo significa nuova architettura delle sale, logistica interna facilitata, attrezzature tecniche o per lo meno predisposizioni, e soprattutto formazione di addetti dedicati espressamente alla meeting industry.
Nuovi hotel per meeting stanno nascendo, soprattutto di catena, e antichi hotel leisure si stanno riconvertendo mantenendo la loro natura e diventano così hotel per meeting di grande fascino.
E’ in corso un processo molto positivo, anche se l’offerta nel suo complesso presenta ancora dei difetti vistosi.

2 – Quali sono i difetti più ricorrenti degli hotel per meeting?
Prima di tutto la mentalità imprenditoriale. Esistono ancora molti alberghi che nei confronti del meeting hanno un atteggiamento di sufficienza. Sembra che ti dicano: “se ti va è così, altrimenti non so che dirti”. E tu resti lì col tuo problema. Non vogliono capire che quel problema deve essere risolto, non mi basta la spiegazione del perché non si può.
E poi la formazione degli addetti. Spesso non c’è interazione tra i vari servizi e pare che nessuno di loro sappia bene cos’è un meeting. Ognuno “fa il suo” ma non si integrano tra loro e tanto meno col cliente. Il caso frequentissimo è quello dei turni che cambiano durante l’evento. Ti eri dannata a spiegare tutto per filo e per segno a quello del mattino che alle due smonta e ne viene un altro che non sa niente.
Una volta un direttore ha risposto così alle mie lamentele: “queste sono le procedure dell’albergo, vuole che le cambiamo per il suo meeting?” La risposta è “”.

3 – E i vantaggi di un buon hotel per meeting?
Ti permette di razionalizzare i tempi dell’evento. Succede tutto lì, non ci sono tempi morti e nel caso sono programmati dall’organizzazione e non imposti dai transfer e simili. Puoi utilizzare quei tempi per fare attività di networking o anche solo per puro relax. I convegnisti si stancano meno in un albergo, sono meno stressati.
Anche per il committente un buon hotel per meeting, attrezzato e professionale, è molto rassicurante.

4 – Quali sono i limiti strutturali più frequenti negli hotel per meeting?
Gli spazi non adeguati. Soprattutto l’altezza delle sale. Una sala alta 3 metri è un capestro: non puoi sopraelevare il palco, le proiezioni si vedono male e ti dà un senso di soffoco. Può reggere (male) al massimo per una trentina di persone.
Altezze di 4-5 metri non sono frequenti eppure sarebbero appena sufficienti per meeting di qualche centinaio di persone. Oltre i 5 metri si trovano col lanternino. Spesso vengono dichiarate capienze cervellotiche.
La regola dice che bisogna calcolare 1,5 mq a persona escludendo il palco.

Gli spazi commerciali sono spesso risicati e oggi lo sponsor è quasi obbligatorio. Lo stesso per i coffee break nei corridoi e per i workshop e sotto-gruppi nelle camere col letto.
Un altro problema strutturale è quello di non disporre di un ristorante dedicato e raramente c’è un’altra sala di capacità adeguata per poterlo allestire.

Logistica: zone per carico e scarico dei materiali e soprattutto magazzino dedicato, pochi ce l’hanno. Quanti hotel per meeting hanno un muletto per scaricare un pallet di brochure da 8 quintali?

5 – Quali sono i miglioramenti più incoraggianti dei nuovi hotel per meeting?
L’introduzione di personale formato proprio per supportare i meeting. Ho trovato ragazzi neolaureati che avevano fatto stage presso un PCO e avevano davvero una marcia in più. Un hotel per meeting deve avere una o due figure dedicate a questo ramo di business, e non solo dei sales.
L’event manager della sede che prende in carico l’evento e lo segue dall’inizio alla fine, che è sempre presente (e non solo reperibile al telefono) e fa da riferimento per l’organizzatore, è ormai un must imprescindibile. Non possiamo andare dal direttore per far abbassare l’aria condizionata.
Sempre più hotel per meeting hanno capito che il congressuale ha regole e bisogni suoi e bisogna assecondarli.

6 – E la ristorazione?
In generale è migliorata molto, ma riserva ancora delle brutte sorprese. I menù sciatti, con piatti sempre uguali, spesso neppure realizzati molto bene, non sono scomparsi.
Qui le aziende devono tutelarsi perché su una cena misera si può giocare il successo di un evento. Gli hotel per meeting impongono la loro ristorazione quindi non abbiate nessuna esitazione a cambiare sede se la cucina non vi convince al 100%.

Ma per fortuna ci sono delle eccellenze, alberghi che hanno fatto della cucina un loro vero punto di forza.

7 – Quindi il cambio di mentalità è in atto?
Finalmente sì. Sono le cifre a dirlo e i riscontri empirici.
In questi giorni stiamo cercando di organizzare un evento a Trieste per metà ottobre. Fino a una decina di anni fa a metà ottobre a Trieste trovavi solo alberghi semivuoti. Adesso forse dovremo rinunciare perché non si trovano camere. Sono tutti meeting, più o meno grandi, che portano linfa vitale a una città in difficoltà. E lo dico da triestina.
Il cambio di mentalità è nella pratica questo: offrire persone vere, preparate e responsabili, con cui parlare dei mille problemi di un meeting e che queste persone siano capaci di risolverli o di darti le informazioni che ti servono.
Non come certi alberghi che ti fanno parlare obbligatoriamente col booking centre dove trovi solo ragazzine gentilissime che l’albergo non lo hanno neppure mai visto. Saranno anche strutture molto efficienti e razionali ma per farci un meeting non vanno bene già dall’approccio.

Squadra

8 – Quale suggerimento darebbe a un’azienda che deve selezionare un hotel per meeting?
Ogni caso va valutato a sé e non si può dare una regola generale infallibile. Ma come criterio empirico direi che un hotel per meeting che ti fa colloquiare con un giovane event manager motivato ed entusiasta, parte già bene.

Entusiasta

Foto credits:
– foto di copertina e foto di sedi: dalla directory di Italia Convention
– altre foto: icponline.it