Evento ibrido. Nuovo orizzonte per i meeting

Evento Ibrido - Stefania Conti Vecchi

L’evento ibrido è oggi l’argomento più caldo quando si parla di innovazione nel mondo dei meeting.

Stefania Conti-Vecchi è considerata la maggiore esperta italiana nella progettazione e realizzazione di eventi ibridi. E’ molto conosciuta anche internazionalmentE. In questa intervista spiega le caratteristiche fondamentali di un evento ibrido.

1 – Cominciamo dall’inizio: cos’è un evento ibrido?
Evento ibrido è una definizione generale: è una combinazione tra un evento classico, in cui ci si incontra di persona, e un evento virtuale, cioè tra persone che si incontrano tramite spazi virtuali (attraverso internet e la tecnologia web).
Elemento caratterizzante degli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti.
Obiettivo e misura del successo: il livello di coinvolgimento e di capacità di fare networking di tutti i partecipanti senza distinzione, quelli in sala e quelli in remoto.

Videoconferenza

2 – Quali sono le componenti dell’evento ibrido?
Sono tre:
evento fisico, qui e ora
partecipanti individuali collegati in remoto, da casa con il computer, con il telefonino o in viaggio con i dispositivi mobili
pods, gruppi che partecipano all’evento da altre sedi attraverso il collegamento via web

3 – Quali benefici?
Allargamento dell’audience, spettacolarità, efficienza delle risorse. E un vantaggio immateriale: l’immagine di modernità che si proietta sull’azienda organizzatrice.

4 – Qualche esempio?
Si può avere un evento fisico con relatori in remoto oppure un evento con 5 o 6 sedi collegate via internet, ognuna con diversi relatori e un tema comune. In questo caso è importante la funzione del coordinatore, nessun evento è il principale e tutti possono interagire. Questo esperimento è stato fatto di recente in Italia in campo medico.

Collegamento in remoto

5 – Quando nascono gli eventi ibridi di ultima generazione?
Circa 5 anni fa, con soluzioni imposte dalla crisi economica: cali nelle partecipazioni e boom dei social network anche a fini di marketing e vendita. 
Oggi si continua a sperimentare nuove soluzioni per renderli efficaci e interessanti. 

6 – Esempi di sperimentazioni?
Ho partecipato a diversi Event Camps negli Usa, in Canada e a Londra. Erano eventi che il settore della meeting industry dedicava alla sperimentazione di metodologie e di tecnologie, cioè come interagire, come collegarsi. Nell’evento di Londra è stato allestito anche un pod per fare le simulazioni al piano di sotto dell’albergo e altri pod negli Usa.
La FRESH Conference a Copenhagen è un evento dedicato all’education e alla sperimentazione nel meeting design. Lì abbiamo sperimentato diverse soluzioni innovative. Abbiamo scoperto che le 2 figure chiave dell’evento ibrido sono:
– il presentatore virtuale che dialoga con i presenti ed è l’interfaccia dei partecipanti in remoto 
– il social media moderator che è di supporto al presentatore e si occupa della comunicazione con i partecipanti virtuali sui social media (pubblici e privati), cosicché le domande del pubblico diventano parte integrante dell’evento 
Sempre alla FRESH Conference abbiamo provato a creare delle virtual breakout rooms (stanze virtuali con un certo numero di partecipanti che possono vedersi e interagire tra di loro), utilizzando diverse piattaforme con più collegamenti audio/video e diversi moderatori, online e onsite.

Fresh Conference

Altro esempio: alla conferenza annuale del capitolo belga di MPI abbiamo sperimentato un chocolate tasting. Tutti i partecipanti hanno ricevuto (quelli collegati in remoto a domicilio) diverse bustine di cioccolato. Seguendo lo speaker della sessione ognuno ha fatto la sua degustazione e se ne è discusso online.
Insomma, si sta sperimentando in molte direzioni.

7 – Pregiudizi?  Cosa ne pensano gli operatori?
Ci sono veri scontri ideologici. Ho iniziato a parlare di eventi ibridi in Italia 3 anni fa ma non ho ottenuto grandi reazioni, soprattutto a livello corporate. L’evento ibrido era visto come troppo complicato e costoso.
2 anni fa ho presentato una sessione sugli eventi ibridi alla Masterclass organizzata dal Sicilia Convention Bureau e ho osservato la paura degli operatori, delle agenzie e delle sedi: “perdiamo clienti, non vengono più, si collegano online!”.
Invece partecipare a un evento ibrido fa venire voglia di essere lì, la prossima volta forse parteciperanno di persona. L’evento ibrido non è in alternativa alla partecipazione live, ma piuttosto alla non partecipazione totale.

8 – Una difficoltà pratica nell’organizzare un evento ibrido?
Il coaching degli speakers. Non conoscono ancora il mezzo, sono abituati alle telecamere ma non all’interazione con le persone in remoto. E’ difficile anche tener presente che in remoto possono ricevere con qualche secondo di ritardo. O lo speaker ha un bravissimo facilitatore della sessione che lo aiuta a riempire i secondi di ritardo oppure deve essere ben preparato preventivamente.
Detto questo, anche la regia è molto importante.

Massa Social media

9 – Le tecnologia crea problemi?
Soprattutto di conoscenza aggiornata delle diverse possibilità di hardware e software, delle alternativedisponibili, dei trend, vantaggi e svantaggi.
Oggi è possibile organizzare eventi ibridi con costi molto ridotti grazie ai dispositivi mobili. Sono tante le soluzioni che ci permettono oggi di organizzare una pagina sul web dedicata ai partecipanti online, con software gratuiti come WordPress si possono incorporare i video del live streaming, posizionare la chat a fianco, il numero e la provenienza degli utenti collegati. Per le breakout room virtuali abbiamo sperimentato diversi sistemi: Skype, Go To Meeting e Google Hangout (gratis, funziona benissimo, è molto usato in Usa). Tutte queste tecnologie sono molto semplici e a costo bassissimo. Ma devi conoscerne le potenzialità e i limiti.
Le scelte tecnologiche sono importantissime e possono condizionare e potenziare alcuni aspetti del meeting, ma essere anche fonte di tanti guai: se va male questa parte va male tutto l’evento. Ci vuole sempre un piano B.

Fresh conference

10 – Quali funzioni strategiche devi coprire quando decidi di organizzare un evento ibrido?
Tre nuove funzioni:
– un consulente che aiuti l’event planner a capire tutti gli aspetti dell’ibrido che impattano sul design e sulla realizzazione dell’evento (il programma, le pause, i rientri,..)
– il presentatore dedicato all’audience virtuale, che interagisce con le persone online portando la loro voce durante l’evento
– il social media moderator che gestisce la comunicazione e la condivisione sui social media 
E tre funzioniclassiche”:
– l’autore (che può anche essere il consulente o lo stesso event planner)
– bravi tecnici audio-video che devono sapere come seguire le domande e le dinamiche della sessione di interventi
– il regista, importantissimo sia nella preparazione che durante l’evento per coordinare le riprese

11 – Accorgimenti per una buona comunicazione?
Anche per l’evento ibrido oggi è importantissimo comunicare pre, durante e post. Pre-evento: far sapere alle persone i canali di comunicazione che userai per loro.
Consiglio: se userai i social media, trova un canale privato dedicato ai suggerimenti o alla comunicazione backstage/di servizio. Ci vuole una pagina di istruzioni su come interagire, che comunichi alle persone dove devono farsi trovare, quando, se devono scaricare qualche applicazione. Istruzioni semplici e comprensibili.
Possibilmente dare delle facce ai referenti, dire “questo è Mario, che ti può consigliare sulla app, Cristina organizzerà il workshop, eccetera”.
Parola chiave: engagement. La gente vuole anche divertirsi perciò è importante avere un po’ di animazione e giochi: in questo modo l’interazione viene da sé, le persone la creano da sole (usando i social media in loco, es: con i selfie).
Altro aspetto importante: l’ “audience generated content”, un prezioso strumento per raccogliere il feedback o i contributi dei partecipanti. Aumenta il senso di partecipazione all’evento e agli organizzatori fornisce riscontri utili per migliorare.

Network

12 – Cosa ti dà l’evento ibrido che l’evento live non ti dà?
L’evento live è insostituibile: il networking, le emozioni e il contatto fisico non sono surrogabili dalle moderne tecnologie.
Ma l’evento ibrido ti fa raggiungere persone che altrimenti non avrebbero partecipato dando loro il massimo dell’esperienza possibile attraverso le soluzioni offerte dalle nuove tecnologie e da un buon meeting design. Se organizzo un evento locale e intravedo la possibilità di avere una platea più ampia posso dedicare all’ibrido magari solo una parte di esso per dare un assaggio di cosa si potrebbe scoprire collegandosi in un secondo momento o partecipando, magari questa volta di persona, alla prossima edizione dell’evento, conferenza o meeting che sia.

Collegamenti network

Fonti delle foto:
– foto di copertina: icponline.it
– foto Eventex, collegamento in remoto e FRESH Conference: Stefania Conti-Vecchi
– altre foto: freedigitalphotos.net


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