Dove va il mestiere del meeting planner?

Dove va il mestiere del meeting planner?

Molte evidenze dicono cosa sta cambiando nell’organizzazione di meeting e eventi. Ecco una selezione di 9 cambiamenti in atto, tra i  più importanti.

L’organizzazione degli eventi sta cambiando, molto per l’irruzione delle innovazioni tecnologiche ma anche per l’evoluzione della mentalità generale e per i nuovi valori che le imprese committenti vogliono trasmettere alle loro audience.
In generale le aziende chiedono ai planner, con sempre maggiore insistenza, di essere più creativi e di coinvolgere di più i partecipanti.
Ma le nuove istanze riguardano anche fattori più specifici, che concorrono a creare eventi più efficaci e più coinvolgenti. Non sono profezie, ma cambiamenti già in atto, con diversi gradi di maturità. È in questi territori che il planner di oggi dovrebbe rinforzarsi per essere al passo con i tempi.

Concerto - Proiezioni Sonore

1. Eventi come comunità
Gli eventi sono sempre meno un raduno di due o tre giorni che inizia e finisce lì. Oggi si chiede al planner di creare una comunità che nasca prima dell’inizio dell’evento e continui a vivere a tempo indeterminato dopo. I planner devono pensare a un ciclo di vita dei loro eventi molto più lungo rispetto al passato. Molti stanno imparando a usare la tecnologia per estendere questo ciclo di vita, ma è la gestione dei contenuti il vero punto critico. Purtroppo il maggiore ostacolo alla nascita e crescita di queste comunità è la mancanza di tempo dei planner, che devono passare in fretta all’evento successivo. Ma il trend è chiarissimo e in pieno sviluppo, e per i planner è una grande opportunità riuscire a padroneggiarlo, trovando soprattutto nella tecnologia strategie e metodi per gestire queste comunità.

2. Cibo locale e food design
Il cibo resta un momento centrale dell’evento, e l’offerta di cibo particolare e locale (km 0, bio, di stagione, tipico, ecc) è ormai diventata un cavallo di battaglia (irrinunciabile) di molte sedi e catering. Inoltre prende sempre più piede anche la presentazione sorprendente e creativa del cibo, a sostegno dell’immagine “cool” dell’azienda. Spesso cibo e bevande entrano a far parte dell’allestimento dell’evento, ad esempio con l’utilizzo dei “food trucks”, cavalcando la grande popolarità che sta avendo lo street food e i suoi parenti prossimi. Si vedono sempre più “food trucks” agli eventi di tendenza, e le loro miniaturizzazioni “Apecar” sono deliziose e ammiratissime.

Cibo

3. App dell’evento per mobile
Le app per dispositivi mobili dedicate all’evento stanno diventando sempre più popolari. Moltissimi fornitori offrono applicazioni di ogni tipo, con una base standard adattabile a più eventi o con un progetto dedicato. Un evento che si rispetti oggi dovrebbe avere la sua app. Ma la sfida per i planner è di far sì che i partecipanti la scarichino, e in genere succede che circa il 60% dei partecipanti scarica le applicazioni, e solo il 10% le utilizza. C’è ancora molta strada da fare per ottenere l’adozione universale di app in occasione di eventi e meeting. I planner devono preoccuparsi che l’app dell’evento incontri davvero le esigenze pratichedei partecipanti, migliori la loro esperienza dell’evento, sia molto facile da usare e fornisca un ROI misurabile. Saranno giudicati anche sulla qualità della app.

4. Strumenti di gestione end-to-end
Stiamo assistendo alla crescita di strumenti di pianificazione “end-to-end” che consentono al planner di gestire tutti gli aspetti dell’evento da una sola piattaforma invece che da un insieme frammentato. Questi strumenti prendono in carico tutto il processo di pianificazione, dalla registrazione alla gestione della comunità-evento, aumentando l’efficienza e riducendo la spesa complessiva dedicata alla tecnologia. Il planner aggiornato e competitivo dovrebbe scegliere uno di questi strumenti e imparare ad usarlo a occhi chiusi.

5. Sedi che esprimono o che stupiscono
Forse la sede alberghiera anonima, scelta solo per la capienza della sala, non tramonterà mai. Forse. Ma intanto stanno crescendo le richieste per sedi che esprimano, con le loro qualità e caratteristiche, i concetti del meeting e i valori dell’azienda. Oppure che siano talmente insolite, sorprendenti e caratterizzate da generare il cosiddetto “wow effect”. Stupore e meraviglia. Da una parte capannoni vuoti, magazzini, spazi industriali in disuso che spesso hanno meno limitazioni di una sede tradizionale, dall’altra il capitale inesauribile di sedi storiche dal fascino irresistibile, dimore country, interi borghi, stazioni ferroviarie, tutte sedi unconventional che aspettano solo di essere utilizzate per decretare il successo del planner. Successo che si gioca proprio sulla capacità di trovare la sede meno ovvia e più significativa.

Meraviglia

6. Eventi più piccoli e frequenti

Nel mondo aziendale aumenta il numero di eventi locali e regionali, vs. eventi nazionali e internazionali. Con l’aumento delle spese di viaggio e delle preoccupazioni per la sicurezza, è molto probabile che sempre più planner debbano guardare più vicino a casa e che le aziende rinuncino a eventi kolossal e li frammentino, o li rendano più frequenti e locali. Il planner aggiornato deve essere pronto a rispondere creando eventi riproducibili e seriali.

7. Wi-fi ovunque
Con la diffusione delle app dell’evento è diventato obbligatorio che la sede offra una connessione robusta. Ma anche se non è prevista la app, è ormai normale che i partecipanti usino continuamente i loro mobile. Dunque wi-fi efficiente per tutto l’evento e in tutte le sale riunioni. Di più: in tutti i locali e spazi accessibili dai partecipanti, compresa la toilette. È un must assoluto: non è più accettabile una venue senza un wi-fi in grado di gestire la larghezza di banda necessaria. Alberghi, centri congressi e sedi di livello stanno recuperando, ma ancora troppo lentamente. Il planner professionale deve essere inflessibile su questo punto: ne va della sua reputazione e dell’immagine dell’evento e del committente.

8. Nuove tecnologie: BLE e iBeacons
BLE sta per Blutooth Low Energy, e iBeacon ne è la versione di Apple. Sono sistemi di posizionamento indoor che consentono ai possessori di smartphone di interagire con ciò che sta intorno e agli organizzatori di tracciarne gli spostamenti, capire i flussi dei partecipanti, a quali sessioni prendono parte eccetera. Questi piccoli dispositivi, che lavorano sulla prossimità, possono anche fornire contenuti quando l’utente entra in un’area. Gli usi sono infiniti e la tecnologia è già abbastanza abbordabile. Il planner che ne proponga l’uso farebbe un figurone (o verrebbe preso per matto, a seconda).

Wifi - Geolocalizzazione

9. Big data e anlytics
Gli eventi raccolgono una quantità enorme di dati, dalla registrazione alla partecipazione ai workshop alle indagini e televoti. In passato, i dati erano raccolti dopo l’evento e analizzati settimane più tardi. Oggi, con le applicazioni mobili e SaaS (Software as a Service, applicazioni che lo sviluppatore mette a disposizione dei clienti via web, i quali ne pagano l’utilizzo senza averne il possesso) i planner sono in grado di elaborare i dati sul posto e agire immediatamente. I planner che padroneggeranno queste tecnologie potranno valutare in tempo reale i comportamenti e i feedback dei partecipanti e offrire al committente un servizio enormemente più utile e competitivo.

App e collegamenti