10 consigli per fronteggiare le emergenze durante un evento

Emergenze meeting

L’unico modo per non essere travolti in caso di emergenza è prepararsi al peggio.

Un evento è quasi sempre un momento piacevole, perfino divertente, ma talvolta si verificano emergenze. E qui si vede se chi lo ha organizzato è professionale o improvvisato. L’unico modo per non essere travolti in caso di emergenza è di prepararsi al peggio. Ossia prevedere gli imprevisti, per lo meno prevederne molti.
A buon senso sembra un’ovvietà, ma nella pratica non lo è. Ancora troppi organizzatori si affidano alla buona stella. Ecco 10 consigli di base (chiamiamoli “i fondamentali”) per prevenire o ridurre al minimo l’impatto di un’emergenza e mettersi al riparo da brutte figure e giudizi impietosi sulla nostra professionalità.

Meeting planner Sherlock Holmes1. Il pubblico e la location: chi e dove
La prima riflessione va fatta su questo abbinamento: chi e dove. Stiamo organizzando una riunione di lavoro nel salone di un hotel o un festival musicale all’aperto? Ogni tipo di evento è esposto più a certi rischi che a certi altri. Il pubblico è composto da manager di mezza età o da giovani commerciali esuberanti? Quali sono i punti più a rischio della location? Le scale? Ostacoli bassi nel giardino? La piscina? Se prevedete ad es. una cena a buffet nel cortile, fate un sopralluogo col buio e verificate l’illuminazione di ogni punto.

Alberghi congressuali e centri congressi hanno esperienza di ogni situazione, non sempre le dimore storiche o le location unconventional. Prendete confidenza col luogo e cercate di immaginare pericoli e/o incidenti, chiedetevi: se succede questo, che faccio? Con questo semplice lavoro di immaginazione si neutralizza una quantità enorme di trappole. Per fare andar bene le cose cominciate a pensare che vadano male.

Emergenze - Per fare andar bene le cose cominciate a pensare che vadano male.
2. Formate una squadra-emergenze
Emergenze - squadraNon saltate questo passaggio: individuate alcune persone nel vostro team e formate la “vostra” squadra per le emergenze. Assegnate i ruoli e istruiteli tutti insieme, in modo che tutti sappiano tutto e conoscano i ruoli degli altri. Se nella location esiste una organizzazione per la sicurezza mettetevi in contatto e fate una riunione di briefing tutti insieme.
Che sia chiaro chi deve fare cosa in quale tipo di emergenza. Fornite a tutti una scheda con nomi, funzioni, telefoni, posizioni (dove trovo Tizio), eventuali turni, materiali, procedure. Avere un piano è utile, ma a che serve se nessuno lo conosce? Le emergenze non sono solo gli incidenti: ad es. se va via la corrente, chi chiamo? Fate in modo che ci sia sempre una persona di collegamento tra il vostro staff e il personale della location, e se possibile che non sia il project leader.

Emergenze - Una crisi gestita bene è il milgior attestato di professionalità

3. Staff e volontari
Se dovete assumere hostess o steward che non conoscete, trovate il tempo per una riunione di brief e chiarite i comportamenti da tenere in caso di emergenza.
Lo stesso con eventuali squadre di volontari, fate una riunione sui loro compiti e responsabilità. Chiarite bene i divieti, come l’utilizzo di attrezzature a rischio o l’uso di bevande alcoliche. Istruiteli sui comportamenti richiesti in caso di evacuazione.

4. Informazioni su ogni partecipante
Al momento dell’iscrizione è possibile chiedere ad ogni partecipante un numero di emergenza, il telefono di casa, del coniuge o di un parente. È un’informazione cruciale in caso di incidente o malore, e sarebbe veramente penoso dover chiedere a colleghi o conoscenti.
Inoltre la scheda di registrazione dovrebbe contenere informazioni relative alla sua salute (attenzione alle regole sulla privacy!): patologie croniche, farmaci da assumere, intolleranze alimentari, disabilità, eccetera.
Raccogliere queste informazioni al momento dell’iscrizione non è difficile (magari rendendole facoltative), ma reperirle in fretta in caso di necessità può essere impossibile.
Emergenze - check list partecipanti   Emergenze - Gluten free Emergenze - No fish

5. Un minimo di attrezzature
Una cassetta di pronto soccorso è obbligatoria, ma non è obbligatorio che sia striminzita. Fatevi consigliare da un medico su come organizzare la vostra, prendete confidenza con i contenuti e imparate ad usare le attrezzature. Si tratta di poche nozioni di base da utilizzare in attesa di soccorsi professionali, ma possono salvare una vita e la vostra reputazione. Informatevi sulla presenza di un defibrillatore semiautomatico nella location, ma la soluzione migliore è dotarvi del vostro e imparare a usarlo facendo un corso di abilitazione di poche ore.

Emergenze - defibrillatore

Emergenze - pronto soccorso

 

 

 

 

 

 

 

Dotatevi anche di qualche farmaco di base, esente da rischi. Un planner che chiede “qualcuno ha un’aspirina?” è un bruttissimo spettacolo. Se l’evento è all’aperto potreste prevedere una tenda o un gazebo come presidio. Preparate un’abbondante riserva di bottigliette d’acqua, soprattutto a disposizione dello staff in servizio sotto il sole. Distribuire acqua e cappellini è più facile che curare un coccolone.

Emergenze - Distribuire acqua e cappellini è più facile che curare un coccolone

6. Una rete per l’SOS
Se l’evento è di una certa dimensione (qualche centinaio di partecipanti) fate una ricognizione sugli eventuali interventi dall’esterno che si rendano necessari. Informatevi su dove si trovano Carabinieri, Polizia, Vigili del Fuoco, ambulanze, ospedali, farmacia, ecc. Magari fategli una visita, se vi conoscono di persona è meglio. Procuratevi la presenza o la reperibilità di un medico. Non affidatevi unicamente all’efficienza della location: il più delle volte funziona, qualche volta no. In questi rari casi se restate imbambolati non solo aggravate la situazione ma vi giocate la faccia. Se sapete muovervi in fretta e bene fate un figurone.

Emergenze - neve  Emergenze - pioggia

7. Il clima
Tenere d’occhio il meteo è ovvio per un buon planner. Ma che succede se si deve annullare l’evento per un fenomeno climatico? Se durante l’evento si interrompono i collegamenti? Se bisogna spostare le prenotazioni aeree? Essere preparati a queste evenienze fa la differenza tra un’organizzazione professionale e una raffazzonata. Chiunque è disponibile ad adattarsi a qualche disagio se vede che l’organizzazione ha la situazione sotto controllo. Viceversa emetterà giudizi impietosi.

8. Copertura assicurativa
Trovatevi un buon assicuratore esperto del settore e fatevi consigliare. Non solo sarà in grado di stipulare una buona polizza, ma grazie alle sue esperienze vi informerà sui possibili eventi negativi che non avete valutato, e sui rischi successivi, come le richieste di danni o gli strascichi giudiziari per l’accertamento di responsabilità. Sapere di avere le spalle coperte rasserena voi e il rapporto col vostro cliente.

9. Il piano per le emergenze
Un buon planner dovrebbe presentare al committente, insieme al programma dell’evento, un piano per le emergenze, condividerlo e farselo approvare. Anche se è materialmente impossibile prevedere tutti gli eventi negativi che ti possono accadere, un piano strutturato può fronteggiarne la grandissima maggioranza e contenere le conseguenze di emergenze anche gravi. Il planner può preparare un format del piano, una specie di scaletta di massima da adattare ogni volta, e questo snellisce di molto l’impegno operativo.

Emergenze - keep calm and carry on

10. Calma e andare avanti
Mantenere la calma nelle situazioni di emergenza non è sempre facile. Ma può essere d’aiuto interiorizzare un “protocollo” personale avendo deciso in precedenza quali saranno i passi principali da compiere. Fra questi ne segnaliamo due molto importanti:
– cercare (nei limiti del possibile) di circoscrivere il problema affidandone la soluzione ad una persona o a una piccola squadra sollevandoli da ogni altro incarico;
– concentrarsi (se siete il project leader) nel far andare avanti l’evento cercando di minimizzare le conseguenze dello stato d’emergenza.
Se siete un po’ pessimisti potrete permettervi di essere molto ottimisti. Buon lavoro.

Emergenze - essere zen