Comunicare un evento green – 2. Quando, che cosa, a chi e come

How to communicate a green event 2

Una carrellata sui contenuti e i destinatari della comunicazione di un evento green.

Un focus sul valore aggiunto delle alleanze. Il repertorio enorme di opportunità.
Secondo articolo dello stesso autore sull’argomento.

1. L’annuncio
Rendere green il proprio evento è una decisione importante nella vita dell’Azienda ed entrare nel campo del green è una decisione strategica che deve rendersi credibile al massimo grado.
Il primo passo della comunicazione di un evento green è quindi il suo annuncio, che deve essere dato dal top management, il presidente o l’AD, oppure dal manager organizzatore dell’evento (es. dir. marketing) ma con l’endorsement esplicito del top management.
L’annuncio dell’evento green dovrebbe raggiungere tutti gli stakeholder.

2. La comunicazione prima, durante e dopo
Subito dopo l’annuncio e prima dell’evento dovrebbero essere realizzate diverse comunicazioni destinate a creare interesse e curiosità. L’ideale sarebbe creare un sito internet dedicato all’evento con una sezione riservata alla parte green. Un blog dovrebbe stimolare e raccogliere commenti e suggerimenti da parte dei partecipanti. Una campagna sui social network dovrebbe diffondere la notizia anche fuori della cerchia degli stakeholder, con evidente beneficio per l’immagine dell’Azienda.

Icone

Durante il meeting la comunicazione deve creare coinvolgimento e concentrarsi su due aspetti: le istruzioni per assumere i comportamenti giusti e la spiegazione delle singole iniziative e dei singoli aspetti del green meeting.
Si può creare una app e utilizzare tecniche di realtà aumentata, ma anche (con moderazione) poster e addirittura un depliant illustrativo (carta ecologica, mi raccomando!) o cartelli segnaletici.
E’ indispensabile che il manager organizzatore presenti dal palco l’aspetto green dell’evento. Può anche chiedere commenti alla sala.

Salvare il pianeta

Dopo l’evento  sarà il momento di consolidare i risultati e farli confluire nella brand equity dell’Azienda, ringraziare i partecipanti e rendicontare i risultati.
Si possono utilizzare email o, meglio, il sito internet. O tutti e due. E naturalmente i social network. Il blog dovrebbe chiedere commenti e mettere le basi per l’evento successivo.
Se durante l’evento si sono realizzati brevi video e/o foto con storie divertenti e commenti dei partecipanti sull’aspetto green, questo è il momento di mostrarli. Lo storytelling è sempre un successo.

Presente, passato, futuro

3. Cosa comunicare dell’evento green
Comunicare tutto. La sostenibilità è trasparenza. Ma è facile farlo perché i contenuti sono praticamente infiniti e non c’è che l’imbarazzo della scelta. Ecco alcune idee di contenuti da sviluppare nelle diverse fasi:
Da cosa e come nasce la decisione di entrare nel green:
– in quale programma aziendale si inserisce
– chi ne è/è stato l’artefice e responsabile
– lo staff che lo ha creato come ha lavorato e quali obiettivi si è dato
I fornitori:
– la sede e le sue caratteristiche green
– il catering e le soluzioni green
– il service e le attrezzature green
– i trasporti sostenibili
– gli allestimenti (materiali, procedure, attrezzature, ecc)
Le iniziative durante l’evento:
– raccolta differenziata e smaltimento rifiuti
– riciclo di materiali
– azioni di solidarietà
– team building a sfondo ecologico
– collegamenti via web con speaker lontani
I risultati:
– le emissioni risparmiate
– la gestione dei rifiuti
– il riciclo degli allestimenti
– il consumo di energia
– il rapporto col territorio
– l’accoglimento dei partecipanti
– giudizi e commenti
– le certificazioni

Risultati

4. Alleanze nella comunicazione dell’evento green
Un evento green può creare molti alleati e questo è un aspetto veramente interessante dal punto di vista del marketing, che di solito è poco esplorato.
In questo articolo ci limitiamo ad accennare quali ricadute può avere sulla comunicazione e quali opportunità può offrire.
Gli alleatinaturali” saranno tutti quelli coinvolti nell’organizzazione:
– sede
– servizi (catering, allestimenti, logistica, ecc)
– fornitori (gadget, stampatori, ecc)
Tutti questi soggetti saranno lietissimi di “cavalcare” l’evento e di fornirvi testimonianze e commenti. Voi potreste fare da testimonial nelle comunicazioni ai loro stakeholder (prendete accordi precisi). In questo modo la comunicazione dell’evento si allargherà a macchia d’olio.
Ma l’ideale sarà conquistare alleati al di fuori della cerchia naturale e anche questo non sarà difficile perché oggi tutti sono disponibili a salire sul “treno” del green. Ecco alcuni attori che possono partecipare alla vostra comunicazione, sostenerla e amplificarla:
– autorità locali
– istituzioni (Camera di Commercio, associazioni di categoria, ecc)
– associazioni del green
– media di settore e del green
– mondo dell’arte e della cultura
– …e molti altri

Business network

5. Trappole e qualche consiglio pratico
Anche se il green è materia trendy che trova (quasi) tutti d’accordo, tuttavia ha un aspetto molto tecnico che rischia di diventare pedante e stucchevole. Resistete alla tentazione di entrare in particolari tecnici, di usare un linguaggio da iniziati, cercate di alleggerire la comunicazione con aneddoti e curiosità e soprattutto con la massima sintesi. Il green ha bisogno di leggerezza per acquisire consensi. Arricchite la comunicazione con immagini (foto, grafici, ma anche vignette) e video, anche decisamente amatoriali. Introducete note umoristiche. Rendete il green divertente, fate che nessuno possa dire “sarà meritorio, ma che noia…”.
Un’altra trappola mortale è quella del greenwashing. Attenti alla coerenza con la storia aziendale. Non cercate di dire cose insostenibili. Tenete presente che su questo terreno c’è gente preparatissima e molto attenta.
E infine il nemico giurato della credibilità: il troppo. Non dimenticate che l’evento ha altre finalità e che l’essere green è una modalità per raggiungerle.

Successo

6. Conclusioni
Nei due articoli abbiamo visto come l’evento green sia una splendida occasione per comunicare l’Azienda, i suoi valori, i suoi brand, valorizzare la sua gente, rinforzare l’equity e la reputazione, candidarsi (o confermare) a una posizione di leadership morale sul mercato, darsi un connotato di modernità.
Inoltre abbiamo visto come la comunicazione di un evento green possa contribuire a trovare nuove alleanze e a “sfruttarle” con comune vantaggio.
Comunicare un evento green è un mestiere tutto da inventare. Se ne sa poco, ma una cosa si intuisce: che è un lavoro bestiale. E’ la fine della routine, dell’ufficio stampa che fa il comunicato-riassunto e finisce lì. E’ la fine di molte sicurezze. Spiacenti.
Ma è il bello del nuovo. Chi lo capisce e lo impara per primo vince. Non è poi così male.
Un evento green non è solo uno strumento di marketing per l’Azienda che lo decide, ma anche per il PCO che lo propone, per la sede che lo ospita, per i servizi che lo allestiscono e per il comunicatore che lo comunica.
Se siete un consulente o un’agenzia di comunicazione dovreste leccarvi i baffi di fronte a un incarico del genere e dovreste fare di tutto per conquistarlo. E presentando un piano ricco e articolato non dovrebbe essere difficile.
Se questi articoli vi daranno spunti per fare proposte vincenti e acquisire interessanti incarichi, ne sarò molto lieta. Buon lavoro!