Come organizzare un sondaggio post-evento

sondaggio post-evento cover

A fare una ricerca post-evento c’è solo da guadagnare: è lo strumento con il rapporto più favorevole tra energia impiegata e risultati. Un bravo planner verifica sempre il “dopo”.


1. Il sondaggio post-evento insegna a guardare con gli occhi degli altri
Il sondaggio post-evento è il mezzo più semplice ed efficace per raccogliere informazioni di prima mano su come è stato giudicato il nostro evento da chi vi ha partecipato, e come ha soddisfatto le sue aspettative.

Prendiamo un evento-tipo aperto al pubblico: una mostra o fiera, ad esempio dei vini locali o del giardinaggio, oppure la sagra dell’asparago o la fiera del libro. In tutti i casi ci troveremo davanti a tre gruppi principali di utenti:

i partecipanti, che visitano gli stand e/o assistono agli interventi ludici o formativi;

gli espositori, che allestiscono lo stand per vendere i loro prodotti o creare contatti utili;

gli sponsor, che utilizzano l’evento come medium per comunicare il loro brand o i prodotti.

Ogni tipo di utenza avrà avuto le sue aspettative (prima) e ricavato le sue opinioni (dopo). Il compito del planner è di generare consensi da persone che hanno scopi e punti di vista diversi. L’indagine post-evento serve per verificare se tutti hanno ricevuto quello che si aspettavano e ne sono soddisfatti, tenendo presente che, a seconda del tipo di evento, il peso dei diversi pareri può essere diverso.

Come organizzare un'indagine post-evento


2. Il buon sondaggio post-evento deve cogliere l’attimo fuggente per ottenere il meglio
Il momento più propizio per fare le domande è pochi giorni dopo la fine dell’evento perché è quando l’impressione globale è formata e la memoria è ancora fresca. Quindi il planner deve farsi trovare pronto per agire in questa “finestra” temporale che è abbastanza stretta. Diciamo una settimana/10 gg. al massimo.

L’esito dell’indagine sarà cruciale per preparare la prossima edizione dell’evento.


3. Conferenze e eventi formativi. Domande ai partecipanti
In questo tipo di eventi il parere più importante è quello dei partecipanti che, per di più, dovrebbe essere raccolto anche dopo ogni sessione (o addirittura durante) per capirne, a caldo, il gradimento specifico. E poi a distanza di qualche giorno, intervistare sull’evento nel suo complesso.

Qui le domande dovrebbero riguardare:

– gli obiettivi del partecipante (es. fare networking, informarsi sulle novità, farsi un’idea del mercato e dei trend attuali, ecc) e il giudizio su come e se sono stati raggiunti;

– il giudizio sugli oratori e specialmente su quelli principali (c.d. keynote speakers), sulle presentazioni e i relativi materiali;

– il giudizio sulle sessioni preferite e/o sugli argomenti di cui si è sentita la mancanza;

– il giudizio sui tempi di pausa tra le sessioni (erano sufficienti? o troppo lunghi?) e sulla logistica;

– il giudizio sulla sede e la sua adeguatezza

– il giudizio sui collaterali (es. il catering, la sistemazione alberghiera, l’intrattenimento, ecc)

– il giudizio sul rapporto costi/benefici.

Non c’è un limite minimo di dimensioni del meeting e di numero di partecipanti perché valga la pena di fare un sondaggio. Se la presenza del planner è stata percepita (cioè era chiaro che non si trattava di una riunione privata) il sondaggio è sempre giustificato. Ed è sempre utile, per il committente e per il planner.

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4. Meeting aziendali interni
Indagare le reazioni dei dipendenti e collaboratori a un AGM (Annual General Meeting) o a un meetup su un particolare argomento, magari organizzato in streaming tra le varie units intorno al mondo, può essere veramente illuminante. Si suppone che gli scopi dell’evento fossero già chiari per tutti, ma nel sondaggio sarà opportuno richiamarli e verificare la loro comprensione, per indagare le reazioni sul loro raggiungimento (percepito) ed evitare inutili divagazioni. Sarà utile anche indagare se gli scopi del meeting sono stati giudicati in linea con gli scopi generali dell’organizzazione.

A maggior ragione i feedback sulle attività di team building valgono oro, e se non ci si limita allo sbrigativo “mi è piaciuto/non mi è piaciuto”, possono far emergere dinamiche e aspetti insospettati. Però maneggiare con cura: bisogna sapere che più si va in profondità più si rischia di toccare tasti dolenti. Occhio.


5. Domande post-evento per gli espositori
Se il tuo evento prevedeva la presenza di espositori che hanno pagato per lo spazio dello stand, non puoi esimerti dall’indagare il loro grado di soddisfazione e i loro feedback. Probabilmente scoprirai che il loro punto di vista è molto differente dal tuo (che sarai più preoccupato delle reazioni dei partecipanti) ma ti saranno molto utili per capire le loro aspettative e quali parti dell’evento sono state a loro più utili e dove invece hanno sofferto.

Chiedi se a loro giudizio l’affluenza all’evento è stata soddisfacente e il numero delle visite al loro stand adeguato.

Se nel corso dell’evento hai percepito qualche criticità affrontala di petto nel sondaggio. Per ogni argomento cerca di formulare domande dirette e proponi risposte chiuse (con tecniche diverse, ad esempio:

– punteggio da 1 a 10 sul gradimento;

– opzione si/no su una scelta;

– scelta tra d’accordo/non d’accordo su una certa affermazione;

– inoltre predisponi uno spazio “altro” per indagare eventuali argomenti “scottanti”.

Come organizzare un'indagine post-evento

Non dovresti temere di fare la domanda più spinosa: “è valso la pena partecipare? Pensi che parteciperai l’anno prossimo?” Per quanto sgradevole possa essere la risposta, quello resta il cuore del problema. Da valutare bene, però, se la persona a cui stai chiedendo è il reale decisore della partecipazione. Nel dubbio astenersi, piuttosto che suscitare vespai.


6. Domande post-evento per gli sponsor
A parte motivi di prestigio aziendale o di reputazione, la motivazione principale per gli sponsor è quasi sempre la possibilità di interagire con i partecipanti.

Durante il sondaggio post-evento, è importante capire, anche qui, se hanno ritenuto che il loro impegno e gli investimenti valessero la pena, e più precisamente per cosa sì e cosa no.

E anche capire quali forme di sponsorizzazione hanno ricevuto maggiore gradimento o sono state giudicate più efficaci.
A te sarà molto utile individuare quale tipo di sponsor ha ricevuto i maggiori benefici, per orientare i tuoi sforzi alla prossima edizione.

Se gli sponsor (e anche gli espositori) hanno realizzato qualche attività all’interno dell’evento (dall’aperitivo alla dimostrazione di prodotto, dal volantinaggio al flash mob) cerca di capire quale impatto hanno avuto sui partecipanti, e quale gradimento. E come lo sponsor ha percepito questi feedback. Il planner deve far capire di essere coinvolto nelle azioni e nei risultati dello sponsor, e non di essere uno che “prende i soldi e scappa”.

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7. Perché il sondaggio post-evento è così importante
Il sondaggio post-evento è importante quanto le comunicazioni di follow-up, anzi è esso stesso una comunicazione. Oltre a svolgere un compito vitale per il miglioramento dei tuoi eventi e il tuo sviluppo professionale, parla a tutti di te, della tua capacità, del tuo impegno. Insomma, del fatto che utilizzare i tuoi servizi sia un buon affare.

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Inoltre un post-evento via email è un ottimo modo per rimanere in contatto con i partecipanti e per allargare il tuo database, con evidenti vantaggi anche per eventi futuri.

I sondaggi post-evento ti aiutano a tener viva la conversazione con tutti i tuoi stakeholder, a tutti i livelli. Sono una miniera di informazioni da ricevere e da dare. E l’aspetto più interessante è che il sondaggio offre ai tutti la possibilità di parlare delle loro esperienze, e questo piace. Prestando attenzione a ciò che dicono i partecipanti, gli sponsor e gli espositori, il planner continuerà a crescere come professionista e a creare eventi migliori anno dopo anno.

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