Due strategie serie e qualche trucchetto.
L’attenzione è una tappa obbligata per “lasciare il segno”
Ogni bravo planner lavora ore, giorni e mesi per organizzare un meeting che “lasci il segno”, cioè che raggiunga gli obiettivi del committente, incida sulle opinioni e sui comportamenti dei partecipanti, e che sia long lasting, cioè con effetti che durino nel tempo.
Per ottenere questi risultati è inevitabile fare un percorso in 4 tappe:
– suscitare l’interesse (per gli argomenti, per i relatori, per l’evento in sé, ecc);
– catturare e mantenere l’attenzione su ciò che avviene nel meeting (informazioni, attività, indicazioni, formazione, ecc);
– produrre una reazione positiva e partecipata (accordo, gradimento, condivisione, ecc);
– ancorare il ricordo in modo che duri nel tempo.
In questo articolo ci occuperemo della tappa relativa all’attenzione dei partecipanti: come catturarla, mantenerla e consolidarla.
Due strategie
Molti planner e molti blog autorevoli sono d’accordo su due strategie di fondo per creare un clima favorevole all’attenzione. Si possono sintetizzare così:
– farli arrivare al meeting già informati sui contenuti;
– mantenere caldi i temi dopo il meeting.
Non sono difficili da attuare. Ecco come.
1. Arrivare al meeting già informati
Sembra strano dover rinunciare all’effetto sorpresa, ma è dimostrato che se uno sa già qualcosa di un certo argomento seguirà con più attenzione. Perché si sentirà coinvolto, perché vorrà sentire se viene confermata l’idea che si è fatto, perché è più gratificante sentirsi un po’ esperti e in grado di giudicare, invece che fare la parte del tontolone che non ne sa niente. Insomma, ricevere un contenuto quando si ha già in testa una griglia in cui collocarlo aiuta l’attenzione. “Saperne già qualcosa” riguarda tutto: l’argomento stretto, l’oratore, lo scenario.
Come fare? Ad esempio:
– chiedi agli oratori di rilasciarti un’intervista sul loro speech con qualche anticipazione, fatti dare la scaletta, qualche slide tra le più significative. Può essere una video intervista da pubblicare sul sito dell’evento, da promuovere sui social, da inserire nella app. Oppure un post, che pubblicherai negli stessi luoghi, o ne farai un sunto da inserire nell’invito;
– chiedi agli oratori di farti avere una loro breve biografia e diffondila. Evita che l’oratore si presenti come uno sconosciuto, è meglio sapere in anticipo chi si avrà davanti, che cosa ha fatto, quanto è autorevole;
– se l’argomento è abbastanza largo, realizza una rassegna (articolo o video) delle varie opinioni che si trovano in giro, delle implicazioni, delle obiezioni più frequenti (il cd. scenario);
– pubblica sui social la scaletta dell’intervento, un abstract, suggerimenti per domande, la nota “cosa si impara” (lesson to learn), molto pragmatica e stuzzicante;
– se l’argomento è veramente centrale per il meeting, puoi realizzare il video di una tavola rotonda con alcuni manager dell’azienda.
2. Mantenere caldi i temi
Si può ottenere un’attenzione “a posteriori”? Entro certi limiti sì, anche se questa, nella pratica, è una strategia piuttosto difficile da attuare per la semplice ragione che, terminato il meeting, i planner vengono assorbiti da quello seguente e, di solito, non hanno più materialmente il tempo di occuparsene.
Comunque si può:
– pubblicare la video-registrazione dell’intervento sul sito dell’evento o (meglio) rendere disponibile lo streaming on demand;
– far partire una discussione sull’intervento su FB o Linkedin;
– pubblicare i video-commenti di alcuni partecipanti e invitare gli altri a ribattere;
– fare una sessione di domande/risposte su FB coinvolgendo l’oratore;
– addirittura fare un trivia game sui contenuti, con relativi premi. Questa idea, che sembra un po’ dissacrante, è comunque sempre di successo, se il tema lo permette. Ricordarsi di annunciarla al meeting per incentivare l’attenzione.
Qualche mossa tattica
Tutti sanno che il nemico da battere è la sindrome compulsiva di chi si gingilla con lo smartphone ogni minuto. La vittoria completa sarà difficile ma qualcosa si può ottenere:
a) con la tecnologia:
– prepara dei contenuti di realtà aumentata (AR) sull’argomento;
– crea un canale per fare domande all’oratore, che lui vedrà in tempo reale;
– crea la possibilità di fare commenti in tempo reale;
– fai votare il gradimento, o tramite l’app del meeting o con i dispositivi di televoto;
b) con mezzi più “cartacei”:
– distribuisci l’abstract dell’intervento all’entrata in sala:
– crea un foglio per appunti con la scaletta spacchettata per argomenti e con abbondante spazio per ciascun punto; questo può essere fatto anche con l’app;
c) con il meeting design:
– organizza l’arredamento della sala con sedute miste: una parte a platea classica, una parte con tavoli, qualche poltrona o divano e parecchi tavoli alti, per quelli che preferiscono seguire stando in piedi;
– interrompi gli interventi dopo 10-15 minuti per favorire gli scambi di opinione (bastano 3-5 minuti) perché è noto che l’attenzione cala;
– cambia registro: fai un’interruzione programmata con un finto disturbatore, una gag, un’interferenza nell’audio, una slide che non c’entra proprio, ecc.
– se il programma lo consente, crea due versioni per le sessioni più impegnative: ad es. una “full” di 30 minuti e una “short” di 15, perché non tutti hanno gli stessi interessi.
Qualche furbata
È chiaro che l’ideale per calamitare l’attenzione del pubblico sarebbe un oratore brillante, fascinoso, spiritoso, eccetera. Purtroppo a volte è tutto il contrario. Ma non arrenderti senza lottare. Puoi seguire diverse strade per metterci una pezza.
– Ad esempio trasformare l’intervento del tuo oratore traballante in un’intervista (live o video) ma… occhio all’intervistatore, che non deve rubargli la scena.
– Oppure suggerisci all’oratore (con tatto) di fare un po’ di training. Ogni buon planner dovrebbe avere tra le sue risorse uno dei moltissimi formatori che fanno public speaking. Scegline uno bravo e vedrai che farai felice anche l’oratore: si sentirà rassicurato.
– Altra idea è prendere un oratore professionista o uno speaker motivazionale e affidargli il tema centrale dell’evento, ma attenzione che la cosa non si trasformi in puro intrattenimento, che di per sé non è male, ma non contribuisce ad aumentare l’attenzione.
– E infine non rinunciare a metterla un po’ sul ridere, ad esempio utilizzando una hit del momento per produrre un video come questo. Forse non aumenterà l’attenzione del tuo pubblico (ormai… evento terminato!) ma darà ad ognuno la sensazione di aver partecipato a qualcosa di interessante e che ne valeva la pena.
In conclusione
L’attenzione del tuo pubblico si può costruire, trattenere e rafforzare. Non è una missione impossibile ma neanche una bazzeccola. È un passaggio obbligatorio se vuoi costruire un “evento che lascia il segno”.
Insomma, la faccenda dell’attenzione merita tutta la tua attenzione. Buon lavoro!
