Cinque idee per migliorare i programmi dei meeting

Luci

5 buoni consigli “a largo spettro” che possono essere utili al planner in molte situazioni.

I lavori di un interessante seminario a cui ho partecipato come moderatore hanno fatto emergere alcuni punti critici ricorrenti nell’organizzazione di un evento e le indicazioni offerte da un buon meeting design per migliorare i risultati.
Ho sintetizzato i risultati della discussione in 5 buoni consigli:

1 – Preparare gli speakers
Interventi noiosi e piatti sono un vero rischio. L’oratore che legge le slides è un classico della noia e dell’inefficacia: qui l’intervento del meeting designer si impone. Se la presenza di un oratore debole è obbligata bisogna giocare d’anticipo, evitando di chiedergli prestazioni oratorie che non è in grado di fornire. Una delle soluzioni può essere di filmare l’intervento in anticipo e editarlo in modo da rinforzarne l’effetto, facendolo seguire da una sessione live di domande/risposte, in cui il nostro sarà certamente più spontaneo e brillante. Conoscere i contenuti e gli oratori in anticipo è l’unico modo per trovare la forma più efficace di esposizione. La domanda da farsi è: “come posso inquadrare e organizzare questi contenuti per ottenere l’attenzione partecipata dei presenti?” Insomma, procurare alternative più avvincenti ai noiosi monologhi.

Sbadiglio

2 – Affrontare gli imprevisti in modo trasparente
Per quanto ben preparato, un evento non è mai immune dagli imprevisti. E poiché per definizione questi non si possono prevedere e risolvere in anticipo, non resta che interiorizzare un atteggiamento per fronteggiarli, tenendo sempre presente che lo scopo della reazione è di preservare l’attenzione e il comfort dei partecipanti. La gente ama la trasparenza, quindi evitare di irrigidirsi su posizioni predefinite, ma accettare l’imprevisto possibilmente con una reazione originale e proattiva, che aumenterà le chance di successo del meeting. Un imprevisto affrontato candidamente genera simpatia, al contrario dell’arroganza di volerlo negare.

Rischio di scivolare

3 – Non c’è limite al meglio
Non è raro che eventi a cadenza periodica abbiano trovato un format collaudato e molto ben accettato, ma cullarsi sugli allori può trasformare pericolosamente il successo in routine. Spesso questi meeting sono assai confortevoli nella loro prevedibilità, tutti ne escono soddisfatti ma ciò non significa che si sia ottenuto il massimo dell’efficacia. Questo è il terreno del possibile miglioramento. Rendere più esperienziale la partecipazione è di solito la strada giusta. Il ricordo viene “fissato” dalle emozioni. Un’attività affrontata con altre persone agisce sull’apparato emotivo e rinforza i circuiti cerebrali della memoria. La gente non costruisce ricordi senza emozioni. Utilizzando una metodologia di meeting design basata su prove e verifiche si possono identificare le aree migliorabili. Le domande da farsi sono: “che tipo di esperienza voglio offrire ai partecipanti? E come posso modellare i contenuti per provocare questa esperienza?” Una metodologia di meeting design ben strutturata può migliorare anche programmi già buoni.

Applausi

4 – Le esperienze piacciono a tutti
Di questi tempi non è raro vedere nella stessa sala delegati che appartengono a quattro generazioni. Come si può realizzare un programma che vada bene per tutti? Un luogo comune dice che la generazione dei “millenial” è ossessionata dalla tecnologia. Ma è un equivoco. Una ricerca condotta da un istituto tedesco, il Fraunhofer Institute, ha identificato ciò che i più giovani si aspettano dai meeting, e – sorpresa – non è la tecnologia. Certo, vogliono usare smartphone e app per comunicare tra loro, ma per condividere cosa? Una sola parola: esperienze. E ciò che le esperienze producono, cioè le emozioni. I giovani non hanno voglia di stare seduti in una sala ad ascoltare tre ore di so-tutto-io. E, a ben vedere, nemmeno le generazioni più anziane. Tutti preferiscono le esperienze autentiche. Le emozioni prodotte dalle esperienze generano il ricordo profondo.

Bambino sorpreso

5 – Creare esperienze pertinenti
Tempo fa ho partecipato all’organizzazione di un convegno del Ministero Olandese della Salute sul tema dell’assistenza sanitaria agli anziani. Lo scopo era di identificare una lista di priorità. Durante una pausa del meeting si esibì un quartetto di musicisti, tutti sopra i 75 anni. A fianco di ognuno erano poste in bella evidenza le medicine che ciascuno assumeva. Questa “trovata” creò una connessione molto autentica tra i delegati e i contenuti del meeting. Portò nella discussione un frammento di vita reale. Questo dovrebbe essere il cuore e l’anima di ogni meeting. Affrontando l’evento con un approccio globale e olistico il planner si connette con i partecipanti a un livello più profondo, ed essi a loro volta si connettono tra loro su una base di maggior spessore. Collegare emozioni, contenuti e momenti significativi dell’evento è il compito del bravo meeting designer.

Musicanti