A che serve il Meeting Design?

Meetingdesign

Il Meeting Design è pura tecnica di progettazione del meeting, qualunque meeting, per ottenere al meglio risultati controllati e per centrare gli obiettivi.

1. Progettare per ottenere
Supponiamo: l’azienda KappaPi organizza un convegno interno sui modi in cui si possono usare i social media per rafforzare i rapporti tra i dipendenti.
Il tema è “Linking People”, in altre parole: collegare le persone e concepire l’azienda come una comunità. Domanda: che cosa fa più comunità? Ascoltare un relatore esperto di social media, oppure fornire a tutti i partecipanti i materiali per adornare insieme il luogo del convegno (palloncini, festoni, ecc.)? E magari costituire, prima del convegno, una comunità su facebook per mettersi d’accordo su chi porta che cosa? In base a quali criteri sceglierà la KappaPi, ammesso che qualcuno le proponga anche la seconda soluzione, il che è improbabile?

I meetings sono una forma unica e potentissima di comunicazione. Il compito del Meeting Designer è di affiancare l’organizzatore nella realizzazione del miglior programma per raggiungere gli obiettividesiderati. Esistono designer per molte altre forme di comunicazione, come il grafico o il web designer. Nel nostro settore, il Meeting Designer come categoria professionale esiste da una decina d’anni e opera per Organizzazioni di tutti i tipi: aziende, enti pubblici, not-for-profit, ecc. Il Meeting Designer impiega modelli di analisi, tecniche e applicazioni per gestire al meglio le dinamiche comunicative tra i “fornitori di contenuti” (come i relatori o gli autori) e i partecipanti.

Meeting

2. Ottenere cosa?
Realizzare il miglior programma per raggiungere gli obiettivi desiderati è una missione lodevole e meritevole, ma rimanda immediatamente a una serie di questioni fondamentali. La prima è: quali sono gli obiettivi del meeting e come sapremo di averli raggiunti? La pratica insegna che pochi organizzatori (li possiamo chiamare Meeting Owner – i proprietari del meeting) chiariscono le loro idee fino in fondo prima di occuparsi della parte pratico-organizzativa. E sono pochi quelli che vanno oltre ad una generica descrizione di successo o insuccesso del tipo: “Possiamo essere soddisfatti” o “Credo che sia piaciuto”. Queste sono le formulazioni più ricorrenti. Il Meeting Designer esplora gli obiettivi dichiarati del Meeting Owner e soprattutto quelli nascosti, quindi i due stabiliscono insieme cosa deve “produrre” il meeting. Un tot numero di nuovi contatti? Una nuova prospettiva sui contenuti? O solo la lettura di contributi già scritti? Costosa, come forma di distribuzione! Come si fa a dimostrare che non sono soldi sprecati?…

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3. I contenuti visti dalla platea
Il Meeting Designer analizza il triangolo partecipanti – obiettivi – contenuti. La sua prospettiva è quella di chi si trova seduto nella sala del meeting. Che cosa deve accadere? Come si deve sviluppare il contenuto? In questo senso, il compito del Meeting Designer è diverso da quello del tradizionale Meeting Planner, il quale si occupa principalmente del lato logistico-organizzativo del meeting e meno dei contenuti. Il Meeting Owner, naturalmente, conosce bene i contenuti, ma non necessariamente è un esperto di dinamiche della comunicazione, necessarie per mettere quel contenuto in movimento e farlo sviluppare. Ad esempio nella gestione di gruppi di partecipanti che devono scambiarsi le idee, nei processi decisionali, nel “networking”.

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4. L’esperienza che rimane
Un’altra questione essenziale è: quale esperienza bisogna offrire ai partecipanti? Il meeting genera inevitabilmente un’esperienza, fisica e didattica, per i partecipanti. Ogni Meeting Owner sogna un’esperienza indimenticabile, ma la realtà è che spesso i meeting offrono poca ispirazione. Nella maggior parte dei casi, le grandi opportunità offerte dalla contemporanea presenza fisica dei partecipanti in un unico luogo vengono sfruttate poco e male. Spesso si parla troppo; spesso sono pochi a parlare; spesso gli sforzi di generare emozioni sono poco funzionali agli obiettivi e hanno scarso collegamento con i contenuti. Diventano un obiettivo a sé. La spettacolarizzazione dei meeting che esula dagli obiettivi e dai contenuti non è un buon esempio di meeting design.

In breve, fare un buon design del programma di un meeting significa sapere con precisione (e far accadere) ciò che deve fare il partecipante x, al momento y, con il contenuto z, ai fini di raggiungere gli obiettivi dell’organizzatore e di soddisfare (o superare!) le aspettative dei partecipanti.