Quando termina veramente un meeting? Quando tutti salutano e se ne vanno? Ebbene no: il lavoro di un bravo planner continua, per migliorare i risultati, far crescere le sue relazioni e la sua reputazione professionale.
Planner, non potete fare a meno del “dopo”. Pensateci prima.
“Il completamento di un evento è importante almeno quanto la sua preparazione” dice Cathy Key, consulente e autrice di libri e articoli sull’organizzazione di meeting.
Il dopo-meeting è il momento di raccogliere i commenti, valutare quello che ha funzionato e no, misurare il ROI, creare l’aspettativa per l’edizione successiva dell’evento e, non ultimo, mettere le basi per farvi dare l’incarico anche per il prossimo anno.
Ma se vogliamo che questa fase del lavoro non diventi una coda infinita, dobbiamo sapere e programmare in anticipo quello che dobbiamo fare e dove vogliamo arrivare. Ecco un elenco di 7 cose che non dovete assolutamente trascurare.
1. Mandate un bel “grazie”
È bello essere apprezzati per quello che si è fatto. Un bel “grazie” a tutti quelli che hanno collaborato e partecipato sarà probabilmente inatteso e proprio per questo vi farà notare.
Non dimenticate nessuno: staff, volontari speaker, personale della sede, fornitori, sponsor, intrattenitori, animatori, ecc ecc… e naturalmente i partecipanti. Il minimo è una mail, ma va molto meglio un breve video con il vostro “grazie” e magari una gallery di foto dell’evento.
La parte più gravosa di questo compito è fare la lista e cercare i riferimenti di ciascuno: un lavoro improbo se vi viene in mente dopo, facilissimo se ci pensate prima e vi organizzate.
2. Sollecitate i commenti
Raccogliere commenti è fondamentale se puntate a ricevere di nuovo l’incarico dimostrando che avete centrato gli obiettivi. La maggior parte dei partecipanti sarà felice di darvi i suoi feedback durante il meeting, questo li farà sentire apprezzati per le loro opinioni. Predisponete diverse forme di raccolta: ovviamente il sito o la app dell’evento, ma anche bigliettini, lavagna, bacheca, e i classici form di valutazione dopo le sessioni. Preparate anche pagine di conversazione sui social media, organizzate qualche sondaggio utilizzando i facili tool che si trovano dappertutto. L’importante è che tutto questo avvenga durante o subito dopo il meeting. Se passa una settimana è già troppo.
3. Coinvolgeteli con i social.
Di solito i social si usano prima e durante l’evento, poi tutto si interrompe bruscamente. Ma se il vostro evento è stato un successo avrete un sacco di argomenti da riprendere. Avrete tonnellate di materiali come slides, tabelle excell, foto delle cene e video degli interventi, che se restano lì inattivi saranno solo un monumento all’inutilità. Procuratevi in anticipo qualcuno in grado di riassumere e riorganizzare questi contenuti e pubblicatene delle schegge a nome vostro su facebook, instagram o youtube. L’effetto-evento e il suo spirito si dilateranno, insieme alla vostra visibilità e reputazione.
4. Verificate i conti.
È tempo di numeri. Entro pochi giorni dovete assolutamente essere in grado di avere un’opinione sulla gestione del budget e sul ROI del vostro cliente. Anche questa può diventare una mission impossible se tentate di tirare le somme a cose fatte. Se preparate un modello di rapporto fin dall’inizio dell’organizzazione e lo compilate con un minimo di diligenza, vi troverete il lavoro bello e fatto, solo da mettere in bella copia. I software di gestione degli eventi (ce ne sono di ottimi) vi riducono la fatica al minimo.
5. Fate un debrief con il vostro team.
Fatelo al più presto possibile, ma calendarizzatelo prima dell’evento. Altrimenti non troverete più nessuno, tutti saranno impegnati nel lavoro successivo.
I punti da discutere sono sostanzialmente tre:
a) abbiamo raggiunto gli obiettivi?
b) cosa ha funzionato e cosa no? perché? come si può migliorare (per la prossima volta)?
c) cosa abbiamo imparato come team da questa esperienza?
Usate il debrief per riconoscere i successi e le buone idee di ciascuno. Sottolineate che gli errori non sono mai di una sola persona ma della squadra. Il debrief è un ottimo strumento di motivazione. Usatelo.
6. Aggiornate il sito internet.
Non c’è niente di più squallido che vedere il sito dell’evento abbandonato dal giorno dopo. Questo fa male alla vostra immagine. Il sito dell’evento e il vostro devono raccontare i successi del meeting e mostrare i momenti di allegria, di lavoro, di successo. E, se ci riuscite, date appuntamento alla prossima edizione, possibilmente con la data.
7. Rivedete l’aspetto tecnologico.
Oggi la tecnologia è entrata profondamente nell’industria degli eventi, sia per la parte organizzativa che per quella comunicativa, fino agli aspetti ludici. Nessun evento può fare a meno di iniezioni visibili di tecnologia e nessun planner può chiamarsi fuori.
Anche qui: chiedete al vostro staff e ai fornitori cosa ha funzionato meglio, quanto tempo di lavoro ha preso, quanti rischi avete corso, cosa è stato un disastro (se c’è stato, speriamo di no ☺).
Se dovete cercare soluzioni alternative è meglio partire subito!
In conclusione:
Per un planner sveglio ogni evento è un’opportunità di crescita professionale, di acquisizione di nuove relazioni, di visibilità sul mercato. Il sigillo al vostro successo è sì affidato a come sono andate le cose nel meeting, ma anche molto a come saprete chiudere i lavori. E questa parte si fisserà nella memoria di tutti: del vostro committente, dei partecipanti e del vostro staff. Sarà un certificato di professionalità fuori dagli standard. Ma il trucco è: cominciate a pensarci prima!
