6 promesse per rendere desiderabile un evento

6 Promesse

Le aspettative fondamentali di chi partecipa a un meeting. Come fare per soddisfarle.

È vero che il successo di un evento si misura dopo, ma è anche vero che parte da lontano, con la sua desiderabilità.  Perché una persona desidera partecipare a un meeting?
Che cosa rende desiderabile un evento? Gli esperti sono d’accordo su 6 aspettative fondamentali: la promessa delle loro soddisfazione rende l’evento desiderabile e spiana la strada al successo. È da notare che la regola vale per ogni tipo di evento: aziendale, associativo, live o ibrido, anche se con diversa intensità.

1. Aggiornarsi sulle novità
La maggior parte delle persone si aspetta di imparare qualcosa di interessante e di nuovo su un datoargomento. Il planner dovrebbe sapere quali sono gli argomenti in trend e di maggiore interesse per quel pubblico e modellare il programma intorno ad essi. Dovrebbe controllare i contenuti degli interventi (cioè conoscerli in anticipo) ed evitare che qualche relatore parli della solita aria fritta. È faticoso e scomodo (e talvolta impopolare) ma il planner deve entrare nel merito dei contenuti e non limitarsi ad assegnare un tot di tempo in cui ognuno dice quello che vuole. Quindi la prima promessa consiste nel dare rilievo, nel programma e negli inviti, agli argomenti più attuali e di maggiore interesse.

Podio

2. Incontrare e conoscere persone
Si dice “fare network”, cioè aumentare e rinsaldare la rete di conoscenze, entrare in confidenza, scambiarsi esperienze e informazioni, stabilire rapporti anche sulla base di comuni interessi. Il planner dovrà prevedere tempo e occasioni per il networking, al di là della cena dove di solito si ha voglia di parlare d’altro e il contatto è spesso limitato ai 7-8 commensali. Comunque bisognerebbe evitare che si formino tavoli solo di persone che si vedono tutti i giorni. È rassicurante, è “comfort zone”, ma non è molto proficuo. Una lista dei partecipanti, o almeno delle loro provenienze e professioni, e non solo degli oratori-star, può rendere più desiderabile la partecipazione. Esistono anche tecniche per facilitare il networking.

 

 

3. Trovare nuove idee
Le persone vogliono essere ispirate su come mettere in pratica quello che imparano. L’obiettivo è farli tornare a casa pieni di entusiasmo e di voglia di fare. Per rendere desiderabile la partecipazione al meeting il planner dovrà prevedere e comunicare già nel programma momenti creativi di discussione o di brainstorming, seminari e workshop su argomenti topici. I laboratori “dove nascono le idee” dovranno essere annunciati in anticipo. Se è previsto uno speaker motivazionale dal nome famoso è meglio parlarne in anticipo. Vale più l’attesa della sorpresa.

 

 

4. Fare business
Negli eventi aziendali questa promessa è poco sostenibile, ma in tutti gli altri no: è centrale. Dare in anticipo spazio e rilievo alle offerte dei partecipanti può essere un’ottima idea per incentivare la partecipazione di chi offre e di chi cerca. Dare la possibilità alle aziende partecipanti di allestire piccoli stand. E in una grande convention aziendale un reparto o una divisione può allestire uno stand dimostrativo della propria attività. Un modo per avere visibilità interna, che fa bene alla carriera. Il planner intelligente propone queste attività e, se approvate, ne dà ampia comunicazione preventiva ai partecipanti.

5. Vedere bei posti
Non sottovalutate la potenza di una destinazione celebre o di una location fascinosa. È difficile dire di no a un posto strepitoso. Spesso la destinazione parla da sola (ma non è detto) ma la location è quasi sempre sconosciuta. Comunicare la bellezza di entrambe in fase preparatoria è quasi sempre una mossa vincente per creare desiderabilità e adesioni entusiaste, come parlare delle opportunità offerte dai luoghi, perché la partecipazione a un meeting può essere l’occasione per allungare il soggiorno. L’invito o, ancora meglio, il sito dell’evento, sono il posto giusto in cui parlare di destinazione e location. Ed è anche possibile ricevere contributi.

 

 

6. Sentirsi parte di una comunità
Questo è il punto più delicato perché tocca la sfera dell’autopercezione e qui ognuno è fatto a modo suo. Ma è fuori di dubbio che partecipare a un meeting di una certa importanza ci fa sentire importanti. Ci fa sentire di “esserci”. Con la dovuta misura il planner può mettere in evidenza che sei invitato per i tuoi meriti, che non partecipare sarebbe una auto-esclusione immotivata e dannosa, che il meeting farà nascere relazioni e un gruppo professionale che vivrà anche dopo… eccetera. Se possibile, annunciare la partecipazione dei top manager o di personaggi famosi che prenderanno parte al meeting . È desiderabile partecipare a un evento che si potrà raccontare al ritorno, e questo fa crescere la nostra autostima.

 

 

Il desiderio di esserci è l’anticamera del successo
Il successo del planner è legato a quello dell’evento. E il successo dell’evento è legato alla curiosità che saprà suscitare e alle promesse che può realisticamente fare. Il planner farà di tutto per “vendere” l’evento al suo pubblico, anche se si tratta di un evento aziendale a cui partecipare è praticamente obbligatorio. Anzi, far dimenticare l’obbligo e accendere il desiderio è una mossa tra le più astute. Per il successo dell’evento e naturalmente per il proprio.

Vittoria