6 aree in cui la tecnologia può aiutare moltissimo la pianificazione degli eventi

6 Aree Tecnologia utile

Questo articolo sulla tecnologia negli eventi è stato pubblicato come Guest Post sul blog di Corbin Ball.

Organizzazioni diverse fanno eventi diversi, ma tutti possono trarre vantaggio dall’uso intelligente degli strumenti di pianificazione.

Con l’evolversi della tecnologia, possiamo (e dovremmo) evolverci con essa. Ciò significa fare pratica dei nuovi software e capire come utilizzarli al meglio per i nostri scopi. Cioè acquisire familiarità con le funzionalità più nuove e più affidabili e usarle nell’organizzazione dei nostri eventi.

6 aree per tecnologia negli eventi Corbin Ball

Le funzionalità tecnologiche che puoi trovare oggi per la pianificazione dei tuoi eventi dovrebbero coprire queste aree:

  1. Moduli di registrazione
  2. Gestione e reporting dei dati del partecipante
  3. eTicket e app per eventi
  4. Sicurezza
  5. Capacità di marketing
  6. Supporto

Vediamole in dettaglio.

1. Moduli di registrazione
La prima impressione che i partecipanti riceveranno sulla tecnologia del tuo evento verrà dal modulo di registrazione. Per questo motivo dovrai preoccuparti che sia professionale, semplice da usare e rispecchi la personalità del brand. Però ci sono alcuni punti da considerare, perché la creazione di un modulo semplice non è necessariamente un processo semplice.

  • Richiedi le informazioni giuste. Cerca di ottenere dalla registrazione tutte le informazioni necessarie, ma non fare un form con così tanti campi che il processo diventi insopportabile. Chiedi solo ciò di cui hai bisogno!
  • Personalizza. Se è possibile personalizzare il modulo dovresti renderlo coerente con il marchio dell’organizzazione, e nel decidere i campi utilizzare caratteri e logiche coerenti. Il branding del modulo è importante per creare da subito nell’utente un’idea professionale e affidabile.
  • Ricorda: mobile friendly. Non rischiare di perdere la mia registrazione perché non posso farla sul mio smartphone. Assicurati che il tuo generatore di form possa essere ottimizzato per tutti i dispositivi mobili.

In sintesi: ll tuo software di registrazione dovrebbe poter:
–  creare un form di registrazione personalizzabile con i marchi e la grafica,
– poter lavorare con i dispositivi mobili e ottimizzare il processo in generale.

6 aree per tecnologia negli eventi Corbin Ball

Tutto questo ti farà fare un’ottima prima impressione con i tuoi partecipanti, e avrai fatto il primo passo per un evento di successo.

2. Gestione e reporting dei dati del partecipante
La gestione dei dati dei partecipanti è veramente importante perché sono molte le informazioni che devono essere condivise e organizzate. Ad esempio, se il tuo evento subisce un cambio di programmi, devi poter inviare facilmente un aggiornamento ai tuoi partecipanti.

Con la gestione dei dati dei partecipanti e le funzionalità di reporting incorporate nel tuo software, dovresti poter:

  • Elaborare rimborsi e ricevute. Automatizza questo processo per evitare errori e far filare tutto liscio con i tuoi partecipanti.
  • Mantenere i tuoi dati organizzati. Gestisci in modo efficiente le informazioni che ricevi dai form di registrazione. Ad esempio: diciamo che stai vendendo le magliette per il tuo evento. Utilizza la funzione di gestione dei dati per tenere traccia del numero di ordini e delle taglie dei partecipanti.
  • Accedere ai report e condividerli con gli altri planner. Visualizza e edita le informazioni di registrazione, memorizza le registrazioni che sono state eliminate e crea rapporti personalizzati.
  • Integrare tutto con il tuo sistema CRM. Trova un software di gestione degli eventi che ti permetta di estrarre i dati di registrazione e importarli nel tuo CRM. Inserendo i dati nel tuo CRM, puoi monitorare in modo più efficiente le singole persone che partecipano al tuo evento e mantenere organizzate le relative informazioni per il futuro.

Tenere traccia dei dati e dei report dei partecipanti può semplificare il processo di pianificazione dei tuoi eventi futuri, e queste sono funzionalità a cui non puoi rinunciare. Mantenendo organizzate le informazioni, è possibile raggiungere facilmente i partecipanti con aggiornamenti, condividere le informazioni di reporting con gli altri colleghi planner e ridurre il rischio di errori umani.

 

3. eTicket e app per eventi
Con l’avvento della tecnologia mobile, è più importante che mai sfruttare:
– gli eTicket
– le app per eventi.

Aggiungendo queste funzionalità extra al tuo software, non solo offri praticità ai tuoi partecipanti, ma rendi il processo più semplice per te.

Con le funzionalità di eTicket, puoi:

– Generare e inviare automaticamente ai partecipanti i ticket via e-mail
– Consentire ai partecipanti di visualizzare i biglietti sui loro dispositivi mobili per una maggiore comodità
– Includere un codice a barre in modo che i biglietti possano essere scannerizzati facilmente

Creando un’app dell’evento, puoi:

– Coinvolgere direttamente i tuoi partecipanti
– Personalizzare l’app con il tuo marchio
– Fornire dettagli e aggiornamenti sugli eventi
– Mettere i partecipanti in contatto tra loro
– Consentire ai partecipanti di creare il loro itinerario

6 aree per tecnologia negli eventi Corbin Ball

Utilizzando questa tecnologia, il processo di pianificazione degli eventi diventa ancora più snello e facile da supervisionare. Il software di gestione degli eventi è dotato di molte funzionalità, ma l’utilizzo di questa tecnologia mobile è un’ulteriore comodità per entrambe le parti.

4. Sicurezza
Naturalmente, se catturi le informazioni dei tuoi partecipanti, vorrai che i loro dati siano al sicuro. Se non si utilizzano misure di sicurezza per raccogliere informazioni personali e pagamenti, si potrebbero creare problemi di fiducia tra i registranti e ridurre il numero di presenze. E ciò potrebbe addirittura danneggiare la tua reputazione nel tuo settore.

Quando analizzi le caratteristiche della tua tecnologia per eventi, dovresti assicurarti che sia compreso:

  • Processo di pagamento sicuro. Cioè che venga utilizzato un software di gestione degli eventi conforme al protocollo PCI, il che significa che sia conforme agli standard di sicurezza per le organizzazioni che gestiscono le carte di credito. Assicurati che le ricevute siano automaticamente inviate ai registranti e che i registri siano aggiornati ogni volta che avviene un pagamento.
  • Crittografia SSL. Pretendi che il tuo software per eventi utilizzi una crittografia sicura anche nella raccolta di tutti i dati di registrazione, oltre alle informazioni della carta di credito. Ad esempio, se stai includendo nel tuo evento una campagna di raccolta fondi e i partecipanti hanno la possibilità di donare online, ti consigliamo di assicurarti che il software per eventi che utilizzi sia crittografato anche per la raccolta fondi.

6 aree per tecnologia negli eventi Corbin Ball

Se puoi garantire che le informazioni di ciascuno sono ottenute in modo sicuro, ridurrai il rischio di violazione dei dati e manterrai un elevato livello di fiducia con i registranti. Questo è il modo migliore per avere un buon rapporto con i partecipanti e incoraggiarli a registrarsi per i tuoi eventi anche in futuro.

5. Capacità di marketing
Poiché la tecnologia cambia continuamente, è utile ricordare come questi cambiamenti possono aiutare a semplificare ulteriormente il processo. La tecnologia degli eventi potrebbe anche aiutarti a salvare il tuo lavoro quando altre risorse sono limitate, come il marketing.

Ad esempio, quando disponi di risorse limitate per il marketing, una tecnologia degli eventi di qualità dovrebbe progredire nel tempo e consentirti di:

– Configurare un modello di email, caricare i contatti e inviare e-mail invitando le persone a registrarsi al tuo evento
– Tracciare le percentuali di aperture e di click-through (CTR) delle e-mail inviate
– Creare badge nominali, certificati di completamento e presenza e altri documenti
– Inviare sondaggi di follow-up

Sfruttando la tecnologia già disponibile, puoi integrare il tuo processo in un unico sistema che traccia, organizza e aggiorna i tuoi dati quando ne hai bisogno. Seguire questa strada non solo può essere più economico, ma aiuta anche a evitare qualche mal di testa.

Se vuoi promuovere il tuo evento al di fuori del tuo software di gestione eventi, ricorda che esistono anche molti modi per utilizzare il tuo blog o sito web per promuoverli.

6. Supporto
Con la tecnologia può accadere che sia necessario ricevere formazione e supporto. È importante valutare le funzionalità di supporto disponibili quando si investe in una tecnologia di gestione degli eventi. Cerca un fornitore che offra supporto individuale e addirittura esperti in grado di darti consigli personalizzati sul tuo evento specifico.

I vantaggi di avere un supporto aggiuntivo includono:

– Avere una fonte di informazioni facilmente accessibile per risolvere eventuali problemi con il software
– Ricevere consigli utili specifici per il tuo settore
– Garantire che chiunque del tuo staff debba utilizzare il software sia ben addestrato e preparato a utilizzarlo in modo efficiente

Anche se la tecnologia dovesse cambiare, ci saranno alcune cose che rimarranno le stesse. Siate consapevoli di dove la tecnologia è indispensabile nel vostro processo di pianificazione e dove è possibile aggiungere anche un elemento umano. Dopotutto, la tecnologia e gli esseri umani funzionano bene insieme, quindi è importante determinare in che modo ciascuno può integrare l’altro!

6 aree per tecnologia negli eventi Corbin Ball

Poiché la tecnologia è in costante evoluzione, quando si pianifica un evento sono molte le possibilità di sfruttare allo stesso modo sia le funzionalità nuove che quelle consolidate. Tuttavia, è anche importante identificare le funzionalità più importanti che possono aiutare a semplificare il processo di pianificazione e rendere l’intero evento più facile sia per i planner che per i partecipanti.

Individua queste funzionalità quando decidi di acquistare la tecnologia di pianificazione degli eventi, per ottenere che il tuo evento sia il migliore possibile con il minimo dello sforzo.


Tradotto e pubblicato in accordo con l’editore.

Titolo originale dell’articolo: Event Planning Technology: 6 Essential Features to Use, © 2019 – Guest Post di Callie Walker pubblicato sul sito di Corbin Ball.

Callie Walker è una commentatrice esperta nel campo dei software di gestione delle affiliazioni e dei software di registrazione agli eventi. Ha frequentato l’Università della Georgia, è laureata in Relazioni Pubbliche e ha proseguito la sua carriera nelle PR e nel marketing digitale. Ama scrivere, organizzare eventi e interagire con altri sui social media


Corbin BallCMP, CSP, è un conferenziere e un consulente indipendente specializzato nella tecnologia per meeting. Dopo 20 anni di esperienza nella gestione di meeting internazionali sulla tecnologia, ora aiuta clienti in tutto il mondo a sfruttarla per risparmiare tempo e migliorare la produttività. Può essere contattato sul suo sito e seguito su Twitter.
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