Non stupitevi: il valore del vostro meeting può dipendere anche da qualcosa che pare poco in tema, invece…
“Valeva la pena venire a questo meeting?”
Sempre più spesso al termine di un meeting viene lanciato un sondaggio sul gradimento e/o sull’utilità percepita dai partecipanti. In pratica, sul suo valore.
I risultati del sondaggio diventeranno uno degli indicatori del ROI (Return On Investment) per giudicare il successo del meeting. Ovvio che il planner cerchi di introdurre nel programma degli elementi per aumentare il valore, il gradimento e l’utilità del meeting nella percezione dei partecipanti. In altre parole, per far rispondere un “sì” convinto alla domanda: “valeva la pena venire a questo meeting?”
Cos’è un meeting di valore?
Molti articoli di magazine e blog internazionali toccano questo argomento e tutti sono sostanzialmente d’accordo su un punto: i meeting, sia associativi che aziendali, aumentano il loro valore percepito se si introducono attività marginali non collegate strettamente al tema del meeting, ma che aiutino i partecipanti ad allargare la visuale su di sé, sulla propria carriera, sul significato della loro partecipazione.
Queste attività devono lasciare a chi partecipa qualcosa di utile e di immediatamente fruibile, sia in termini di conoscenza che, più concretamente, di “cose”.
Ecco quattro buone idee già sperimentate con successo.
1. Chiamare a un meeting uno speaker fuori dal settore
Può essere un economista o un sociologo che fanno una presentazione di scenario, ma queste sono idee già abbastanza sfruttate. Meglio pensare a un intervento un po’ sorprendente, che può fornire un punto di vista diverso su un problema classico. Ad esempio un filosofo, o un corrispondente di guerra, o un operatore umanitario. Oppure il top manager di un’azienda che opera in un altro mercato. L’importante è che, pur essendo fuori dallo stretto settore, l’intervento non sia peregrino ma in qualche modo ricollegabile al tema dell’evento. Insomma, evitare che la gente si chieda “ma questo che ci azzecca?” 🙂
2. Organizzare seminari sullo sviluppo della carriera.
Queste sono attività sempre gradite. Esempi: seminario tenuto da un head hunter su come si scrive un curriculum; seminario o presentazione su come si seleziona un candidato; simulazione di un colloquio di lavoro da parte di attori specializzati in teatro d’impresa; quali sono le skill indispensabili per certe posizioni e quelle che danno più valore aggiunto, e come fare per acquisirle. Eccetera.
Attenzione però: la materia è delicata e l’iniziativa potrebbe essere letta male. Massima cura perciò nel come proporla, che non risulti un’inspiegabile meteora con secondi fini sospetti.
3. Allestire uno studio fotografico per fare ritratti.
Qui siamo in un territorio più leggero. Una postazione fotografica è un’idea già molto utilizzata soprattutto all’estero. Di solito si utilizza una cabina tipo foto tessera (o poco più) a disposizione gratis, e questa è una cosa molto divertente perché invita a fare foto buffe, in più persone, con un cartello, ecc. C’è divertimento ma, in un mondo di selfie, poco valore aggiunto per il meeting. Invece uno studio fotografico con un fotografo professionista specializzato in ritratti è un’iniziativa insolita che lascia qualcosa di valore ai partecipanti. Chi l’ha sperimentata assicura che ha un impatto molto positivo e viene sempre menzionata nei feed back. Lunghe code davanti allo studio.
4. Creare un link di qualità col territorio.
Se avete scelto per il vostro meeting una località particolare, di fascino o di interesse o insolita (in Italia è quasi impossibile non farlo) potete organizzare una presentazione o uno speech su alcuni aspetti interessanti e meno noti di quel territorio. Attenzione però a non cadere nelle banalità tipo le degustazioni di prodotti locali o la proiezione del video dell’Ente Turismo. Cose simpatiche e allegre ma che aggiungono ben poco valore. Provate invece a invitare un poeta o un giornalista famoso a parlare del legame con la sua terra, delle usanze che si stanno perdendo o di quelle ancora vive. Oppure un pastore che spiega come fa il formaggio, o una cuoca che racconta i segreti del piatto tradizionale più famoso o di quello meno conosciuto. O il musicista che esegue brani di musica popolare e ne spiega le origini e le particolarità.
“Sì, valeva la pena venire”
Ovviamente questi sono solo spunti e la fantasia di un planner può produrre idee migliori o semplicemente più adatte al suo evento. Ma i punti da cogliere sono in ogni caso due, per progettare elementi che aiutino il partecipante a percepire il meeting come qualcosa di valore per lui:
1) uscire dall’ambito ristretto del settore e/o del tema e allargare la visuale;
2) offrire elementi inaspettati con risultati fruibili da subito, che si tratti di conoscenza o di oggetti concreti.
Si tratta di attività marginali rispetto all’evento ma che aiutano a far dire “sì, valeva la pena venire”.
Buon lavoro.
