A parte il budget (che aiuta), è possibile pianificare un ottimo ritiro aziendale e trovare una combinazione perfetta di divertimento, team building e lavoro.
Contrariamente a quanto si crede spesso, i ritiri aziendali (corporate retreat) non sono fatti solo per il team building e il miglioramento dei rapporti di lavoro, ma anche per migliorare il morale dei partecipanti, ritrovare le linee strategiche aziendali e creare un ambiente di lavoro che dia energia al team. Detto questo, è vero che uno degli aspetti più interessanti dell’operazione sono il divertimento e i giochi che spesso fanno scoprire nuove prospettive di lavoro e fanno crescere la gente insieme. L’importante è trovare l’equilibrio tra questi elementi. I suggerimenti che seguono aiutano a pianificare un corporate retreat fantastico, in cui tutti lavorano sodo, ma nessuno se ne accorge!
Però attenzione: nessuna di queste idee è, da sola, una formula magica che risolve tutti problemi. Solo applicandone con intelligenza e in sinergia un certo numero otterrai gli apprezzabili risultati che desideri.
1. Chiarisciti bene l’obiettivo
Prima di iniziare la pianificazione del corporate retreat è necessario comprendere bene le motivazioni che ci stanno dietro. Forse la squadra ha bisogno di una spinta sul morale o dovrebbe essere più coesa, le idee sono vecchiotte, o è il brand ad aver bisogno di un’iniezione di modernità e di nuove competenze. Conoscere l’obiettivo del retreat e averlo bene in mente è il fondamento della buona pianificazione e può aiutarti a organizzare un meeting perfetto.
2. Dedica attenzione agli introversi
Ognuno è unico e diverso, e nella tua squadra troverai certamente persone introverse ed estroverse, e mentre un corporate retreat è per qualcuno già eccitante in partenza, un altro può averne orrore. Per un introverso i corporate retreat sono tempo perso, ma puoi fare alcune cose per far sì che anche lui si senta a suo agio, ad esempio proponendo giochi silenziosi o chiedendo commenti per iscritto invece che invitare a parlare davanti a tutti. In questo modo tutti potranno sentirsi meglio nella prospettiva di andare avanti col meeting.
3. Controlla la tecnologia
Anche i ritiri aziendali più rilassati richiedono un po’ di organizzazione, cioè avrai bisogno di una connessione internet affidabile, di attrezzature per le proiezioni, di sistemi di teleconferenza o di altre particolarità tecniche. Quindi prima di prenotare non mancare di controllare sia la sede che la destinazione sotto il profilo tecnico! Controlla anche la potenza del segnale telefonico nella zona. A meno che tu non voglia tagliare fuori tutti dalla civiltà…
4. Prevedi momenti di dolce far niente
Il lavoro è importante ma lo è anche il tempo libero non strutturato. Consenti ai partecipanti di vedere i luoghi, fare shopping o godersi un po’ di vita notturna locale e questo ti ripagherà in sala riunioni. Soprattutto se si sta tutti insieme a lungo, i tempi vuoti consentono alle persone di appartarsi e riposarsi come quando escono dall’ufficio, e potresti scoprire che la vita di squadra a volte pesa un po’ troppo oppure che, inaspettatamente, si formano nuove amicizie.
5. Invita i giocatori più popolari
Componendo l’elenco dei partecipanti assicurati che oltre ai membri di alto livello dell’ufficio, siano presenti anche i personaggi più popolari e simpatici, che alla fine sono i più influenti. Invitare questi partecipanti chiave contribuirà a incoraggiare una maggiore partecipazione e ad aumentare le possibilità di un coinvolgimento più generalizzato.
6. Crea un’agenda
Avere un ordine del giorno dettagliato è essenziale, e comunicarlo ai partecipanti prima del viaggio è la chiave del successo, perché non solo consente a tutti di fare le valigie di conseguenza, ma anche di prepararsi mentalmente. Per un corporate retreat è preferibile un’agenda di eventi po’più sciolta, invece che avere tutto pianificato al minuto. I ritiri aziendali sono spesso meno strutturati e il programma può cambiare al momento, l’importante è sfruttare bene il tempo e concentrarsi di più sulle aree che ne hanno bisogno.
7. Preparati bene prima di partire
Tieniti pronto con giochi che puoi sparare in un attimo per riprendere il ritmo, prepara delle belle attività rompighiaccio e cerca di fare tutte le tue ricerche in anticipo. Trova le migliori attrazioni locali da visitare, le idee di viaggio, le escursioni più divertenti e gli eventi in corso nel periodo. Esplora tutto prima di andare, in modo che per i partecipanti ci siano molte opzioni disponibili.
8. Scopri la storia dei ritiri aziendali
Quali sono stati gli esiti delle precedenti riunioni aziendali? Ogni quanto si svolgono? Quali aspettative hanno le persone? Cosa è successo di recente all’interno dell’azienda? Chi parteciperà a questo meeting? Tutte cose da sapere in anticipo per muoversi bene.
9. Assegna i compiti a casa
Chiedi ai partecipanti di prepararsi prima del ritiro, di riflettere su un problema, portare domande, idee o cose che vorrebbero vedere cambiate. Un po ‘di pre-pianificazione può essere utile per ottenere il meglio dal ritiro e saltare preliminari meno utili.
10. Ingaggia un facilitatore esperto
Per la conduzione pratica del meeting può essere una buona idea assumere uno o più facilitatori con conoscenza ed esperienza delle dinamiche dei gruppi. Assicurati che vengano bene informati e lavorino con te in anticipo, perché comprendano lo sfondo, i problemi e gli obiettivi del corporate retreat. Avere il giusto facilitatore è probabilmente la mossa più furba per ottenere il massimo dal ritiro.
11. Evita le volgarità
Giochi e attività di gusto discutibile faranno forse ridacchiare i partecipanti, che magari si sentiranno obbligati a partecipare, ma per l’imbarazzo non saranno coinvolti completamente. Cerca invece di proporre qualcosa di diverso dal solito, nuove attività che non hanno mai visto prima. I classici vanno sempre bene, ma lascia perdere quelli un po’ troppo scadenti.
12. Organizza un follow-up
Dopo il ritiro, fai seguire una riunione di follow-up o invia un’email evidenziando i risultati ottenuti, i problemi sollevati e quale direzione si è deciso di prendere, in modo da essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda. È anche un’ottima idea fare un video o un power point sul meeting, da usare al prossimo ritiro per aggiornare e confrontare ciò che si è fatto e decidere come andare avanti.
13. Non parlare di prestazioni
Non mettere in relazione il ritiro aziendale con obiettivi e risultati, rendi ben chiaro che non si tratta di un viaggio incentive ma è uno strumento per migliorare le relazioni all’interno dell’organizzazione. Detto questo, le gare durante il ritiro possono essere incoraggiate per creare un senso di competizione divertente e mettere più entusiasmo nel fare le cose.
14. Coinvolgi quelli che non ci saranno
Un ritiro aziendale è per tutta la squadra, ma a volte ci sono alcuni che, per motivi diversi, non possono partecipare. Cerca di non escluderli automaticamente solo perché non sono presenti. Puoi parlare con loro in teleconferenza o fornire l’accesso alle slides su cui stai lavorando, in modo che possano contribuire ed essere coinvolti in qualche modo.
15. Lascia i titoli fuori dalla porta
Può essere imbarazzante per un impiegato andare via con il suo capo, o condividere per tutto il tempo l’alloggio con altri colleghi più anziani. Quindi assicurati che quando si tratta di gite e divertimento tutti i partecipanti lascino il loro titolo di lavoro e l’anzianità fuori dalla porta, in modo che tutta la squadra possa godersi il meeting in totale relax.
L’ideale sarebbe che tutti si dessero del tu, ma in certe aziende ciò non è possibile. In questi casi non bisogna forzare, ma insistere comunque per creare un clima rilassato e informale.
16. Anche il luogo aiuta
Se riesci a riservare una intera venue in esclusiva per il tuo gruppo, beh questo è veramente l’ideale!
Altrimenti, in generale gli hotel che dispongono di sale riunioni attrezzate sono preferibili perché, anche se non ci trascorrerai tutto il tempo, avrai bisogno di un posto di lavoro classico per differenziare il divertimento dal lavoro vero e proprio. Lavorare all’aperto può essere simpatico, ma a volte per concentrarsi è necessario sedersi a un tavolo con belle sedie ergonomiche. Scegli sale spaziose con luce naturale e, se possibile, con una certa personalità. È meglio evitare spazi angusti, senza finestre e poco interessanti, dalle inespressive pareti bianche che non aiutano l’ispirazione.
17. Disconnettersi
È una questione controversa, ma è consigliabile chiedere ai partecipanti di disconnettere telefoni e tablet durante le brevi sessioni di lavoro in modo da essere completamente presenti e senza distrazioni. Ciò può creare un ambiente di lavoro migliore e far ottenere risultati molto più efficaci.
COME SPREMERE IL MASSIMO DAL TUO BUDGET
18. Pacchetti
Cerca in anticipo una venue che offra pacchetti meeting con inclusi trasferimenti, escursioni, catering e quant’altro, in modo da non dover negoziare singolarmente con fornitori separati. Quasi sempre si ottengono migliori condizioni, in particolare con gruppi abbastanza grandi. Alcuni pacchetti forniscono anche accompagnatori o addirittura un facilitatore per il meeting.
19. Negoziazione
Non avere timore di chiedere sconti per il gruppo o di negoziare con le destinazioni sui prezzi di viaggi, alloggi o cibo, perché con i gruppi più grandi girano molti soldi. Una piccola negoziazione può fare molto e aiutarti a risparmiare dove non ti aspettavi.
20. Prenota in anticipo
Come per la maggior parte dei piani di viaggio, prenotare voli e hotel in anticipo ti farà ottenere le migliori offerte, quindi pianificare in anticipo può aiutarti a risparmiare molto, soprattutto se stai viaggiando in gruppi più grandi o se vai in un posto molto frequentato.
21. Parti in piccolo
Tutti vorrebbero un’isola tropicale per il loro corporate retreat, ma non è necessario pensare così in grande per avere successo, soprattutto se è la prima volta. Cerca una località poco nota o appena fuori dalla tua città, avrai costi minimi ma lo stesso effetto.
22. Cambia la frequenza
Se l’azienda è abituata a fare un retreat ogni 6 mesi ma il budget non è all’altezza, questa abitudine rappresenta un enorme spreco di risorse. Se ti è possibile decidi di attendere un anno o addirittura di saltarne uno per fare il ritiro, e di utilizzare parte del budget per fare qualcosa di speciale anche se più raramente. Valuta se fare un ritiro un po’ più corposo ma meno frequente non sia meglio della solita due-giorni ogni anno. Variare la frequenza tiene vivo l’interesse e sconfigge la routine. Puoi sempre fare una giornata a sorpresa tra un retreat e l’altro.
23. Evita le grandi città
Generalmente, più si va vicino a una città, più le cose sono costose, quindi se sei stretto di budget dovresti starne alla larga! Scegliendo luoghi che prevedono un piccolo viaggio dall’aeroporto puoi stare nel budget e trovare gemme nascoste nella campagna o alla periferia delle città. La soluzione migliore è trovare informazioni locali e sperimentare cose “fuori dai soliti percorsi” che arricchiscono l’esperienza di team building. Lasciati ispirare da un portale come Italia Convention e scegli tra le molte destinazioni non convenzionali.
24. Vai fuori stagione
Alcune destinazioni hanno un picco delle stagioni turistiche e i prezzi salgono alle stelle. Se non puoi permetterti le punte dell’estate o le località turistiche più famose, prenotare in bassa stagione può farti risparmiare un sacco di soldi e spesso ottieni pieno utilizzo delle strutture senza doverti sciroppare promiscuità o dover fare code. In più puoi ottenere pacchetti meeting anche migliori.
25. Facciamolo virtuale
A volte un corporate retreat sarebbe veramente necessario ma non c’è un vero e proprio budget disponibile. Anche se non è l’ideale, potresti creare un ritiro virtuale per i tuoi partecipanti. Pianifica bei momenti di tempo libero, permetti di lavorare da casa o da nuovi luoghi, crea divertimento con le attività rompighiaccio, fai escursioni negli uffici e esercizi di team building. Tutto senza spostarti o andare da nessuna parte.
26. Scegli un posto che fa scena e costa poco
Impegnati a trovare una destinazione emergente. È facile che offra un sacco di attività gratuite come escursioni, passeggiate, gite in barca o bellezze naturali da visitare, che sono perfette perché non solo promuovono la creatività e il benessere, ma le escursioni e le attività simili costano veramente poco, a volte niente!
27. Imbuchiamoci in un evento già programmato
L’azienda sta pianificando di partecipare a una fiera o a una conferenza? Aggregatevi con il vostro ritiro a un viaggio già programmato e prendetevi un giorno o due nel vostro hotel, pianificate il vostro itinerario e usate l’evento principale come parte delle attività di ritiro!
28. Affitta una casa o uno chalet
Invece di pagare per le camere d’albergo, può essere più conveniente affittare una casa, uno chalet o una villa per alcuni giorni, in particolare per i gruppi un po’ grandi. È un team building in più perché tutti vivono in ambienti vicini, devono cucinare per il gruppo e l’esperienza può essere più aggregante. E inoltre fa risparmiare molto sulla ristorazione per 3 pasti al giorno.
Vuoi altre idee? Scopri come pianificare eventi aziendali perfetti in ogni occasione con Guida alla pianificazione avanzata degli eventi aziendali, con 100 idee, check list e suggerimenti per organizzare eventi di successo
In conclusione
Un corporate retreat non deve prosciugare il budget ma deve essere motivante e produttivo per i partecipanti, quindi non si può trascurare l’aspetto del lavoro. Questi 28 suggerimenti possono aiutarti a pianificare un ritiro aziendale killer che i partecipanti apprezzeranno talmente da non accorgersi nemmeno che stanno lavorando sodo!
Tradotto e pubblicato in accordo con l’editore.
Titolo originale dell’articolo: 28 Tips For Planning A Corporate Retreat, pubblicato su EventMB.
