Le cause più frequenti di insuccesso per un evento aziendale sono quattro, non di più. Sono gli implacabili quattro Cavalieri del Flop. Riconoscerli è già una bella partenza per uscirne bene. Ma poi, come fare per combatterli?
Qualunque riunione aziendale, grande o piccola, straordinaria o di routine, (convention, meeting, congresso, ecc), accende nei partecipanti aspettative di ordine emotivo che vanno affrontate sul piano emotivo.
Dall'ottimistico/disponibile " sarà certo interessante", al tetro/ringhioso "ecco la solita perdita di tempo", comunque il terreno è l'emotività e la partita successo/insuccesso si gioca lì. Il risultato è un "sentimento globale", un'emozione, positiva o negativa, che diventa un giudizio senza appello. Quindi non commettete l'errore di valutare ogni cosa solo sul piano razionale e dell'efficienza.
Favoletta: dovete sapere che il sentimento positivo alla base del successo, quello che fa dire a tutti: "è andata proprio bene!", ha quattro nemici giurati, i perfidi Quattro Cavalieri del Flop. Si chiamano: Posto-infelice, Mangiar-male, Noia-soporifera, Aria-fritta. Dobbiamo imparare a combatterli!
I primi due riguardano l'organizzazione esterna (logistica), i secondi toccano il "come" e il "che cosa" dell'evento.
State in campana con i Cavalieri del Flop: se mettono un piede dentro siete fritti, vincono loro. Anche uno, da solo, può fare un disastro. Se si accordano in due o tre non c'è rimedio.
Il Primo Cavaliere del Flop è POSTO-INFELICE. Non c'è nessuna ragione né economica (costa poco) né di pigrizia (è vicino, lo conosciamo già, il gestore è 
disponibile, ecc) che giustifichi la scelta di un posto inadatto. Inadatto vuol dire non adatto. Se non c'è parcheggio e tutti vengono in macchina il disastro comincia da lì. Ma anche se è brutto e squallido è inadatto, perché l'Italia è piena (piena!) di posti bellissimi, fascinosi e "adatti", con sale di tutte le taglie e di tutti i prezzi. Un gestore accomodante non vale il commento "che postaccio, ma come lo avete trovato?" Cercate invece di far dire "il posto è strepitoso, perfetto per noi!" Se vi invitassero nel posto che state per scegliere, voi che direste? Il primo cavaliere è facile da battere, eppure spesso fa sfracelli. Incredibile!
Secondo Cavaliere del Flop: MANGIAR-MALE. Per stringato che sia il vostro budget qualcosa da 
mangiare dovrete pur prevederlo. I biscottini del coffee break, gli stuzzichini dell'aperitivo, il buffet, la cena…impegnatevi, puntate sulla qualità, non accontentatevi della proposta standard, evitate le sciatterie, le solite cose. Lasciate perdere le stranezze ma cercate anche qualcosa di insolito, che si faccia notare. Chiedete di provare in anticipo soprattutto queste specialità. Se il budget non vi basta offrite qualcosa di meno, ma ottimo. Siamo italiani e il buon cibo viene notato e lodato, quello gramo è un marchio d'infamia.
Terzo Cavaliere: NOIA-SOPORIFERA. Questo è vigliacco. Entra senza farsi sentire e rovina tutto, 
perché una persona annoiata sarà impermeabile e ostile a qualsiasi comunicazione! Antidoti? Almeno tre: concisione, varietà e lievità. Interventi brevi, non più di 10-15 minuti, e se sono più lunghi chiedete ai relatori di spezzarli. Si può fare e funziona. Alternate cose diverse, più leggere e brevi, tra un intervento-pizza e l'altro (video, interviste, un ospite, una premiazione, l'annuncio di una novità, il coffee break, un breve dibattito, una barzelletta del direttore marketing, le foto del viaggio incentive…cambiate spesso registro). Se ce la fate cercate di eliminare le sovrapposizioni e le ripetizioni tra i vari interventi. Non c'è di peggio che sentire la stessa cosa due o tre volte: micidiale. E non prendetevi troppo sul serio per tutto il tempo. Un po' di sorriso è una dimostrazione di forza, e concentra le attenzioni sui passaggi veramente "seri".
Quarto Cavaliere: ARIA-FRITTA. E' il peggio di tutti. Alleato del terzo ma più tosto da battere perché si 
annida in casa vostra, spesso sotto mentite spoglie. Si traveste da Completezza o da Motivazione, sventola slogan come Grande-opportunità, Siamo-leader, e altri ruggiti. Sussurra candido "Questo-non-si-può-non-dire", e vi frega. Risultato: moltissimi tendono a blablaizzare, state all'erta.
Se individuate il quarto Cavaliere ma non avete abbastanza forza per tirare le orecchie al relatore che lo incarna, fatevi almeno consegnare in anticipo le parole-chiave del suo intervento (con la scusa delle slides) e chiedetegli periodicamente come le svolge. Questo forse lo indurrà a stare in tema (forse), a non esagerare con i toni (forse), a non sbrodolare troppo (forse). Ma non illudetevi.
Gli unici antidoti (incerti) sono: scaletta feroce e tempi stringati. Sappiate che nella sfida col quarto cavaliere siete come il portiere che deve parare un rigore: parte battuto, ma se ce la fa è un eroe. Dunque state in campana al cubo! Auguri.
L'insuccesso di un evento è alla fine un'emozione negativa, un malessere, una delusione, ma non viene per caso: quasi sempre è già scritto nel progetto e quando arriva c'è lo zampino dei quattro. Attrezzarsi contro i loro agguati è già una bella partenza, che tra l'altro vi aiuterà a valutare i vostri consulenti. Se riuscite a tenere fuori i Cavalieri del Flop e in più vi alleate con gli Gnomi del Successo… Gnomi? Ne parleremo in un prossimo articolo.
