La sede e il successo dell'evento - 1

(la seconda parte dell'articolo puoi leggerla cliccando qui: La sede e il successo dell'evento - 2)

1. Verso il successo
Non è sufficiente che tutto fili liscio e i partecipanti se ne vadano contenti (anche se è necessario) per decretare il successo di un evento. Infatti questo è giustamente legato anche alle aspettative dell'azienda committente, ai suoi obiettivi, ai paletti che ha messo, alle idee che vuole portare avanti. Dunque non esiste un unico tipo di successo con relativa ricetta, ma esistono comportamenti, precauzioni, criteri, conoscenze che facilitano il conseguimento di "quel" successo, a partire dalla scelta della sede.
Questa cover story di due articoli è dedicata ai manager che devono scegliere una sede o dare il brief a un organizzatore per trovarla, e poi relazionarsi con la sede e i suoi operatori. Perché si rendano conto che i loro comportamenti, le loro richieste, e perfino i loro silenzi orientano le ricerche e le azioni e possono portare a esiti positivi o negativi per l'evento.
Le loro opinioni girano intorno a questi concetti:
1) che tipo di sede?
2) capire il cliente
di questi parleremo in questo articolo.
Mentre quelli qui sotto li tratteremo nel prossimo.
3) comunicare, comunicare, comunicare
4) dettagli, dettagli, dettagli
5) professionalità

 
Gestori di sedi: Francesco Guidugli, Direttore NH Hotel Milano e vice presidente nazionale ADA Associazione Direttori d'Albergo; Adolfo Parodi, direttore Porto Antico di Genova Centro Congressi; Omar Gastaldelli, general manager Dogana Veneta - Verona 

2. Che tipo di sede?
Il primo passo verso il successo è capire quale tipo di sede si adatta meglio alle nostre esigenze, al di là della capienza (ovvio). Esistono tre tipi di sede: albergo, centro congressuale, spazio non specializzato (dalla fabbrica dismessa al castello medievale). Quali sono i pregi e i difetti di ciascuno ai fini della riuscita dell'evento?
"L'albergo riunisce tutti i servizi (ospitalità, sale, pasti) in un'unica sede con evidenti vantaggi organizzativi: l’interlocutore sarà uno solo e l’organizzazione dell’evento sarà più fluida e con meno rischi" dice Francesco Guidugli, e Piero Pavanini aggiunge: "In generale un albergo risulta la soluzione meno costosa e più facile per tutti" . "Ma sono posti freddi, anonimi e poco personalizzabili, e se l'evento dura più giorni possono annoiare" dice Riccardo Esposto, e Aleksandra Dermit è dello stesso parere: "Sono strutture che nascono per altri scopi e lo si sente ad ogni passo. Anche se hanno una o più sale meeting, magari belle, non è questo il core business dell’albergo".
"Un centro congressi è concepito per offrire spazi ottimali e attrezzati, massimo confort al congressista, tecnologie all’avanguardia, servizi efficienti e costanti. Il che non è poco; l’organizzatore e l'azienda possono concentrarsi sui contenuti dell'evento e su quello che offre il posto al di fuori della struttura" dice Adolfo Parodi. Anche Aleksandra Dermit, specialista in congressi di grossa taglia, sostiene che "la sede ideale per eventi congressuali è un palazzo dei congressi. Possiede sufficienti spazi per tutte le funzioni; sessioni plenarie, sottosessioni, ristorazione, allestimento di mostre, magazzini, disimpegni…" Ma bisogna considerare che "per eventi minori i costi possono risultare troppo alti e i grandi spazi provocare senso di vuoto e dispersione. E' una delle sensazioni più brutte per un partecipante: sembra che al tuo evento non ci sia… nessuno!" fa notare Riccardo Esposto. Inoltre spesso succede che "occorra organizzare tutto il resto: pernottamenti, pasti con catering esterno, trasporti, tempo libero, ecc." (Guidugli). Significa più stress per l'organizzazione e quindi più rischi per l'evento.
"Gli spazi non specializzati sono una grande e bellissima sfida creativa per l’organizzatore. Producono l’effetto “emozione” che contribuisce in modo incisivo al successo dell’evento" (Dermit). "Con la magia e l'unicità degli spazi si trasferisce un significato di esclusività all'evento, è un messaggio chiaro ai partecipanti" (Gastaldelli).
Però bisogna affrontare uno spazio non specializzato (es. dimora storica, museo, masseria, ecc) con molta flessibilità perché "l'evento si adegui allo spazio e non viceversa" dice Riccardo Esposto. E Francesco Guidugli aggiunge: "queste sedi ricche di fascino non sono pensate e studiate per ospitare eventi, bisogna pensare a tutto, e questo costa".
Ecco la sintesi di Piero Pavanini. "Vantaggi dell'albergo: tutti i servizi in un'unica location, value for money vantaggiosa. Svantaggi: spazi anonimi e poco personalizzabili. Vantaggi del CC: spazi grandi per grandi eventi, organizzati per la complessità, personalizzabili. Svantaggi: costi alti e rischio di vuoto per i piccoli eventi. Vantaggi della location non specializzata: unicità e fascino. Svantaggi: problemi tecnici e condizionamenti architettonici, spazi spesso angusti, colonne, acustica, locali tecnici insufficienti, ecc"
Non si può pensare che una sede vada bene per tutto, individuare la tipologia adatta per il proprio evento senza farsi condizionare da osservazioni estemporanee è il primo passo verso il successo.

 

Organizzatori: Aleksandra Dermit, amministratore Alpha Studio srl - Trieste; Riccardo Esposto, presidente Cluster srl - Genova Torino; Piero Pavanini, amministratore delegato Newtonlab 24 - Milano

3. Capire il cliente (e farsi capire)
Capire il cliente è il compito più importante e più delicato dell'organizzatore professionale. Vuol dire non solo ascoltare ciò che chiede, ma indagare al di là delle parole e dei brief, vuol dire cogliere lo "spirito" dell'evento, le aspettative anche immateriali del cliente, non solo quelle trasmesse dalla persona di contatto. Ed è ciò che il bravo organizzatore cerca sempre. Ma anche il cliente dovrebbe fare di tutto per farsi capire. Dare brief affrettati o scarni, o ambigui, è pericoloso. Se non avete le idee chiarissime, un confronto approfondito con l'organizzatore di solito dirada i dubbi e fa emergere le vostre vere esigenze.
"Esistono due grandi categorie: i clienti low-budget, per cui contano efficienza e bassi costi di gestione anche a scapito dell’elemento estetico, qualitativo ed emozionale. E i clienti fashion, per cui conta il risultato d’immagine, il prestigio, l’esclusività e le emozioni trasmesse da un evento perfetto e irripetibile" (Gastaldelli). Capire chi si ha davanti è indispensabile, e non si può tentare di trascinare un cliente da una categoria all'altra. Il giusto rapporto qualità-prezzo è sempre determinante, ma non è per tutti uguale.
Gli organizzatori sono i primi a volere il successo del vostro evento: fatevi capire.
"Se la sede è adeguata e si "sposa" con l'evento posso affrontare i maggiori sforzi organizzativi, tecnici e logistici" (Esposto). "Possono nascere problemi se si è maldestri e si danno per scontati dettagli che invece vanno sempre considerati. Anche il personale della sede va informato dettagliatamente su ogni particolare che riguardi la manifestazione e considerato come un alleato” (Guidugli).
Non solo farsi capire, ma anche farsi guidare, avvicina al successo. "A volte i clienti non sono lungimiranti e si fanno condizionare da un input che viene dall'alto, che non sempre è corretto" (Dermit). "Spesso è solo una questione di disponibilità all’ascolto, anche se sono il signor cliente dovrei capire che per la buona riuscita dell’evento non posso solo imporre la mia idea, ma devo sforzarmi di comprendere il contesto in cui mi trovo" (Parodi).

(per saperne di più continua a leggere La sede e il successo dell'evento - 2)