Le misure magiche per riunioni di successo

Una riunione che parte bene è già un mezzo successo. E una buona partenza è anche questione di numeri: dimensioni della sala, distanza del palco, visibilità dello schermo, spazi per la seduta e per muoversi. Chi si sente scomodo diventa insofferente e tende a essere scontento di tutto.

I grandi centri congressi hanno sale già perfettamente attrezzate e dimensionate, ma molti alberghi, dimore, location hanno sale meeting polivalenti che vengono allestite di volta in volta. In questi casi attenzione alla geometria e alle proporzioni!

Ecco alcune misure "magiche" da rispettare. Se lo farete, faciliterete il successo del meeting: gli oratori avranno un miglior rapporto col pubblico e i partecipanti si sentiranno a loro agio e ben disposti. Tenete presente che una sala troppo piena diventa asfittica e si sta male, mentre una mezza vuota è desolante e fa tristezza. 

Superficie della sala:
Calcolate 1,5 mq a persona comprendendo i corridoi e i passaggi davanti e dietro, ed escludendo il palco. Per 100 persone ci vogliono 150 mq netti (se non sono previsti ingombri particolari di elementi scenografici).

Altezza della sala:
Non meno di 3 metri per una sala di 10 metri. Solo così riuscirete ad avere uno schermo alto m 1,80 (che è il minimo) partendo da m 1,20 (l'altezza di una persona seduta) fino al soffitto. Per sale più lunghe calcolate 60 cm in più ogni 10 metri in più. Queste sono misure minime.

Proporzioni:
La sala ideale (a parte gli emicicli e altre forme studiate apposta) è un rettangolo lungo all'incirca il doppio di quanto è largo. Se la sala è larga e corta quelli ai lati avranno il torcicollo, se è lunga e stretta quelli in fondo vedranno poco e male. In questo caso prevedete monitor ripetitori a metà sala. Chi vede male ascolta peggio e va a casa deluso.

Corridoi e passaggi:
Lasciate almeno 150 cm di corridoi (tra centro e lati) per una fila di 10 sedie + 15 cm per ogni sedia in più. Se la fila ha più di 12 sedie il corridoio al centro è obbligatorio. Così si accorciano i tempi di ingresso e uscita e non ci si sente "in gabbia". In genere negli alberghi le sedie vengono già disposte con corridoi a norma. Ma datemi retta: controllate lo stesso e non scendete sotto queste misure.

Distanza tra le sedie:
Calcolate non meno di 70 cm in larghezza per ogni posto e circa 60 cm in profondità per la sedia + 30-40 cm per il passaggio. Quindi ogni fila ingombrerà circa 90-100 cm. Per semplificare: 10 file = 10 metri.

Angolo di visuale:
Perpendicolare al centro dello schermo tracciate un angolo di 90° (45 per parte). Chi è dentro vedrà bene, che è fuori no. Se la sala è molto larga si possono fare file più corte davanti e allungarle progressivamente. Questo trucchetto darà più spazi liberi e non creerà scontenti. 

Con queste misure magiche diventa tutto più facile di quanto si pensi. Ma per esperienza posso dirvi che anche sbagliare è più facile di quanto si pensi.

Buone misure e buon lavoro.
 

Specchietto riassuntivo:

Superficie sala:    1,5 mq netti a persona.
Altezza minima sala:    3 metri per 10 di lunghezza + 60 cm ogni 10 m in più.
Proporzioni ideali sala:    2 x 1
Corridoi:    150 cm ogni 10 sedie di ogni fila.
Ingombro sedie:    70 cm in larghezza, 100 cm in profondità.
Angolo di buona visuale:    Non più di 90° dal centro dello schermo.



>>> Piero Pavanini ha scritto anche l'articolo Il pre e il post aumentano l'efficacia dell'evento